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Lohnbüro: So rechnen Sie Kurzarbeit korrekt ab

Lesezeit: 3 Minuten Ford und andere Autobauer haben es in den letzten Woche gezeigt: Kurzarbeit ist oft der letzte Ausweg, um betriebsbedingte Kündigungen zu verhindern. Auch immer mehr mittelständische Betriebe haben in den letzten Wochen auf Kurzarbeit umgestellt, um das derzeitige Loch in den Auftragsbüchern zu überbrücken. Lesen Sie, wie Sie im Lohnbüro der Herausforderung Kurzarbeit am besten begegnen.

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Lohnbüro: So rechnen Sie Kurzarbeit korrekt ab

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Kurzarbeit ist derzeit oft der einzige Weg

Manchmal geht es eben einfach nicht mehr anders: Ihr Unternehmen ordnet Kurzarbeit an, damit alle Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz behalten können. Durch das so genannte Kurzarbeitergeld der Bundesagentur für Arbeit (BA) wird der finanzielle Verlust der Beschäftigten teilweise aufgefangen. Seit Januar 2009 haben Mitarbeiter darüber hinaus die Möglichkeit, Kurzarbeitergeld bis zu insgesamt 18 Monate (statt 12 Monate) zu beziehen. Für Sie in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung bedeutet das eine ganze Menge Extra-Arbeit.

Kurzarbeit bedeutet: Sie setzen das Entgelt eines Mitarbeiters im gleichen Verhältnis zur Arbeitszeit herab. Das gezahlte geringere Entgelt heißt Kurzlohn. Dadurch können Sie während anhaltender Auftragsflauten einiges an Personalkosten sparen und vermeiden unter Umständen Entlassungen.

Beispiel  

Die wöchentliche Arbeitszeit in Ihrem Unternehmen wird für den Produktionsbereich um 20 % gekürzt. Sie verringern das wöchentliche Entgelt der in dieser Abteilung beschäftigten Mitarbeiter um den gleichen Prozentsatz. Bei Abrechnung nach geleisteten Arbeitsstunden multiplizieren Sie den Stundenlohn mit den um 20 % reduzierten Arbeitsstunden.

Das Kurzarbeitergeld müssen Sie ermitteln

Unter Umständen erhalten die Mitarbeiter außerdem Kurzarbeitergeld der Arbeitsagentur.

Achtung  

Mitarbeiter, die in Ihrem Unternehmen versicherungsfrei arbeiten, also z.B. 400-€-Mini-Jobber, haben von vornherein keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld.

Das Kurzarbeitergeld müssen Sie im Lohnbüro errechnen und an den jeweiligen Arbeitnehmer auszahlen. Für den Anspruchszeitraum (in der Regel der Kalendermonat) können Sie das Kurzarbeitergeld rückwirkend unter Vorlage einer Abrechnungsliste bei der Agentur für Arbeit beantragen. Diese zahlt das Kurzarbeitergeld frühestens ab dem Kalendermonat des Eingangs Ihrer Anzeige. Sie müssen der Anzeige eine Stellungnahme des Betriebsrats Ihres Unternehmens beifügen. Dieser muss bei der Einführung von Kurzarbeit beteiligt werden.

Achtung

Stellt sich bei einer Betriebsprüfung durch die zuständige Arbeitsagentur heraus, dass Ihr Unternehmen grob fahrlässig oder vorsätzlich unzutreffende Angaben gemacht hat, besteht Schadensersatzpflicht. Außerdem handelt es sich dabei um eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 € geahndet werden kann.

Kurzarbeit: So gehen Sie bei der Berechnung vor

Die Höhe des Kurzarbeitergeldes ermitteln Sie aus dem pauschalierten Nettoentgeltausfall. Das bedeutet:

  • Arbeitnehmer mit einem Kind erhalten 67 % (= erhöhter Leistungssatz 1),
  • alle anderen Beschäftigten erhalten 60 % (= allgemeiner Leistungssatz 2)

der so genannten Nettoentgeltdifferenz.

Die Nettoentgeltdifferenz

Die Nettoentgeltdifferenz berechnen Sie, indem Sie die Differenz anhand des pauschalierten Nettoentgelts aus dem Sollentgelt (= das Bruttoarbeitsentgelt, das der Arbeitnehmer im Anspruchszeitraum ohne Arbeitsausfall verdient hätte, ohne Entgelte für Mehrarbeit und ohne Einmalzahlungen) und des pauschalierten Nettoentgelts aus dem Istentgelt (= das im Anspruchszeitraum tatsächlich erzielte verringerte Bruttoentgelt, wiederum ohne Einmalzahlungen) bilden. Das pauschalierte Nettoentgelt ist dabei das um die gesetzlichen Abzüge für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge verringerte Bruttoentgelt. Vermindern Sie hierfür sowohl das Soll- als auch das Istentgelt um folgende Abzüge:

  • eine Sozialversicherungspauschale in Höhe von 21 %
  • die Lohnsteuer nach der jeweiligen Lohnsteuerklasse
  • den Solidaritätszuschlag

Das jeweilige pauschalierte Nettoentgelt für die einzelnen Steuerklassen können Sie auch der für 2008 erlassenen „Verordnung über die pauschalierten Nettoentgelte für das Kurzarbeitergeld“ entnehmen.

Berechnungsbeispiel:

Ihr Unternehmen ordnet Kurzarbeit an. Für einen kinderlosen Mitarbeiter beträgt das pauschalierte Entgelt aus dem Sollentgelt 1.280 € brutto. Das pauschalierte Nettoentgelt aus dem Istentgelt beträgt für ihn 945,12 €. Das Kurzarbeitergeld, auf das er Anspruch hat, berechnen Sie folgendermaßen:

  • 1.280 € – 945,12 € ergibt die Nettoentgeltdifferenz von 334,88 €.
  • Davon 60 % sind 200,93 € Kurzarbeitergeld.

Wann der Leistungssatz 1 gilt

Die BA zahlt das Kurzarbeitergeld nach der höheren Leistungsklasse 1 (also 67%), wenn auf der Lohnsteuerkarte ein Kinderfreibetrag eingetragen ist. Der höhere Leistungssatz kommt allerdings auch zum Tragen, wenn der Mitarbeiter ein Kind anhand einer Bescheinigung der BA vorweist. Diese Bescheinigung können Sie für den Mitarbeiter beantragen. Er kann dies aber auch selbst tun. Dem Antrag müssen Sie folgende Unterlagen beifügen:

  • für  Mitarbeiter mit Lohnsteuerklasse V: die Lohnsteuerkarte des Ehegatten mit der Eintragung von Kinderfreibeträgen
  • für Beschäftigte mit der Lohnsteuerklasse VI: die erste Lohnsteuerkarte
  • für Arbeitnehmer, deren Kinder sich im Ausland aufhalten: eine Bescheinigung des Finanzamts, dass ein Steuerfreibetrag für den Unterhalt mindestens eines Kindes gewährt wird

So zahlen Sie Beiträge in der richtigen Höhe

Auch während der Kurzarbeit bleiben die betroffenen Mitarbeiter in allen Zweigen der Sozialversicherung als Arbeitnehmer versichert.

Achtung

Das gilt auch, wenn die so genannte Kurzarbeit „Null“ geleistet wird. Kurzarbeit „Null“ bedeutet: Es fallen ganze Tage aus und während der übrigen Zeit wird in Vollzeit weitergearbeitet. Außerdem besteht die Sozialversicherungspflicht auch dann uneingeschränkt weiter, wenn Ihr Unternehmen neben dem Kurzarbeitergeld kein Arbeitsentgelt zahlt. Hinsichtlich der Beiträge müssen Sie zwischen Kurzlohn und Kurzarbeitergeld unterscheiden:

Sofern Sie den Mitarbeitern noch Kurzlohn zahlen, tragen Mitarbeiter und Arbeitgeber die Beiträge, die sich aus diesem Entgelt ergeben, zur Hälfte. Soweit der Mitarbeiter Kurzarbeitergeld erhält, tragen Sie die Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung allein. Das gilt auch für den allein zu tragenden zusätzlichen Beitragssatz in Höhe von 0,9 %. Den Beitragszuschlag für Kinderlose zur Pflegeversicherung muss Ihr Unternehmen allerdings nicht tragen.

Bemessungsgrundlage für die Höhe der Beiträge ist ein fiktives Arbeitsentgelt in Höhe von 80 % des Bruttounterschiedsbetrags zwischen dem Sollentgelt und dem Istentgelt nach § 232a Sozialgesetzbuch Fünftes Buch (SGB V) und § 163 Abs. 6 SGB VI.

Berechnungsbeispiel

Ein Mitarbeiter arbeitet üblicherweise eigentlich 170 Stunden im Monat, leistet aber auf Grund von Kurzarbeit nur 80 Stunden. Er erhält 20 € pro Stunde. Das Sollentgelt beträgt: 170 x 20 € = 3.400 €. Das Istentgelt beträgt: 80×20€=1.600€. Der Unterschiedsbetrag beträgt: 1.800 €. 80 % von 1.800 € sind 1.440 € fiktives Arbeitsentgelt, aus dem die Beiträge berechnet werden. Beiträge zur Arbeitslosenversicherung müssen Sie aus dem fiktiven Arbeitsentgelt nicht berechnen.

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