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Leiten Sie Besprechungen aktiv

Lesezeit: < 1 Minute Besprechungen, Teammeetings und Projektsitzungen brauchen Leiter. Um zu einem guten Ergebnis zu kommen und die Zeit effektiv zu nutzen, sollten Sie als Besprechungsleiter eine aktive Rolle übernehmen. Nur dann können Sie die Veranstaltung zum Ziel führen.

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Wenn Sie Leiter einer Besprechung, einer Projektsitzung oder eines Teammeetings sind, reicht es nicht aus, diese Rolle passiv einzunehmen. Sie können kraft Ihres Amtes eine Besprechung zum Erfolg führen oder das Geschehen durch Passivität sich selbst überlassen. Jeder an einem solchen Meeting Beteiligte könnte sich die nachfolgenden Fragen stellen und die nötigen Initiativen ergreifen. Im Unterschied zu den anderen Teilnehmern ist es aber Ihre Aufgabe als Leiter, diese Rolle aktiv einzunehmen.

Was ist das Ziel der Besprechung?

Seien Sie sich darüber im Klaren, ob es um einen bloßen Gedankenaustausch geht, oder ob am Ende ein konkretes Ergebnis erwartet wird. In diesem Fall steuern Sie die Besprechung auf dieses Ergebnis hin und vermeiden als Besprechungsleiter Abschweifungen und Seitendiskussionen.

Wer hat das Sagen?

Befinden Sie sich in einem demokratischen Prozess, bei dem Mehrheitsentscheidungen gelten oder sind Sie als Leiter befugt, im Zweifelsfall eine Entscheidung zu treffen? Haben alle Besprechungsteilnehmer zu diesem Punkt die gleiche Auffassung?

Sind Sie Moderator oder Teilnehmer?

Als Leiter einer Besprechung können Sie eine moderierende oder eine teilnehmende Rolle einnehmen. Als Moderator agieren Sie neutral, während Sie als Teilnehmer Ihre eigene Meinung einbringen. Beachten Sie, dass Sie in einer moderierenden Rolle keine Entscheidungsgewalt ausüben können, selbst wenn Sie Kraft Ihres Amtes dazu befugt wären.

Sind Sie als Leiter erkennbar?

Natürlich geht es primär um Inhalte, aber auch einige Äußerlichkeiten etablieren den Leiter einer Besprechung. Setzen Sie sich als Leiter auf einen exponierten Platz, beispielsweise am Kopfende eines Tisches. Warten Sie nicht, bis jemand das Wort ergreift, sondern eröffnen Sie das Meeting mit klar strukturierten Einleitungssätzen. Leiten Sie durch die Agenda und beenden Sie formell die Besprechung. Durch die Eröffnung und den Schluss bleibt der Eindruck von Ihnen als Leiter der Veranstaltung bei jedem Teilnehmer haften.

Bildnachweis: Kzenon / stock.adobe.com

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