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Last-Minute-Checkliste für Ihre Weihnachtsfeier

Lesezeit: 2 Minuten Und wieder ist "plötzlich" Vorweihnachtszeit. In vielen Büros ist damit auch die Zeit für die Planung der Weihnachtsfeier gekommen. Doch damit an Tag X auch alles klappt, wird es jetzt höchste Zeit, noch einmal alles zu checken oder endlich auf den Weg zu bringen. Für beide Fälle nutzen Sie am einfachsten die Last-Minute-Checkliste (auch als PDF) für die Weihnachtsfeier.

2 min Lesezeit
Last-Minute-Checkliste für Ihre Weihnachtsfeier

Last-Minute-Checkliste für Ihre Weihnachtsfeier

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Kennen Sie das? Dieses Jahr sind Sie der oder die Verantwortliche für die Organisation der Weihnachtsfeier. Doch allmählich wird es hektisch. Um das eine oder andere haben Sie sich bestenfalls gekümmert, als die Weihnachtszeit noch beruhigend weit weg war. Doch allmählich sollte alles stehen. Überprüfen Sie gleich anhand der sechs Schwerpunkte Budget, Selbstbeteiligung, Gäste, Termin, Örtlichkeit und Unterhaltung, ob bei Ihnen alles im grünen Bereich ist.

Der Rahmen muss geklärt sein

Damit Sie nicht ständig rückfragen müssen, beispielsweise bei Ihrem Chef, klären Sie die folgenden Punkte. Sonst laufen Sie auch Gefahr, umsonst zu arbeiten oder wichtige Aspekte außer Acht zu lassen. Wenn beispielsweise die Pensionäre eingeladen werden sollen, darüber aber gar nicht gesprochen wurde, gibt es unnötige Schuldzuweisungen.

StichwortKonkretto doerl.?
Budget Welches Budget hat Ihr Chef Ihnen eingeräumt? Bewegen Sie sich innerhalb dieser Vorgaben?Ziehen Sie Zwischenbilanz, um sich Klarheit zu verschaffen. 
SelbstbeteiligungGibt es eine Beteiligung des Teams oder kommen die kompletten Gelder als Umlage?Überprüfen, ob alle ihren Beitrag geleistet haben.

Säumer anmahnen.

 
GästeWer soll oder wurde eingeladen? Nur das Team oder Mitarbeiter mit Lebenspartnern, pensionierte Mitarbeiter, künftige Mitarbeiter? Wie ist es mit Reinigungs- und Servicekräften, Zeitarbeitskräften und evtl. Geschäftspartnern?Spätestens jetzt einladen. Sonst den Stand der Rückmeldungen prüfen und ggf. nachhaken. 

Wann, wo und was wird geboten?

Wenn Sie früh genug angefangen haben, lassen sich Terminwünsche und Örtlichkeiten gut bei Veranstaltern unterbringen. Je später Sie dran sind, desto kleiner ist Ihr Spielraum. Beachten Sie auch die Alternativtipps, damit die Feier nicht ausfallen muss.

StichwortKonkretto doerl.?
TerminWelcher Termin soll es sein bzw. was wurde festgelegt? In der Woche oder am Wochenende? Welche Uhrzeit ist passend? Vielleicht ist auch eine Neujahrsfeier besser, weil Restaurants und Cateringunternehmen hier noch Kapazitäten haben.Kapazitäten bei Restaurants und Caterern erfragen.

Wenn Sie mit dem Buchen zu spät sind, erwägen Sie als Alternative ein Weihnachtsfrühstück oder einen Brunch.

Neujahrsfeier als Notnagel prüfen und alles verlegen – beginnen mit Punkt 1.

 
ÖrtlichkeitWo findet die Weihnachtsfeier statt? Im Büro mit Catering? Oder in einem Restaurant? Gibt es eine Essensvorbestellung? Muss der Rückweg organisiert werden? Wenn Sie nirgends vorbestellt haben, wird es jetzt knapp.Konkretisieren Sie bei Vorbestellungen die Anzahl der Teilnehmenden und evtl. Menüwünsche. Wenn Sie bislang nichts gebucht haben, denken Sie auch an Alternativen wie den Besuch des Weihnachtsmarktes. Eventuellen Shuttletransport organisieren. 
UnterhaltungIst Unterhaltung im weitesten Sinne geplant? Das kann ein Vorleser sein, ein gemeinsames Schlittschuhlaufen, eine Schlittenfahrt, gemeinsames Kochen, Buchen eines Krimi-Dinners, Livemusik, Wichteln etc.Abgesprochene Events und Aktionen nochmals bestätigen lassen und letzte Details abstimmen.

Wenn noch nichts veranlasst ist: „Restbestände“ finden, improvisieren, Kollegen und Bekanntenkreis einbinden für die Suche, wer noch zu buchen ist. Sonst: essen, trinken, selber singen und sich nett unterhalten. Und nächstes Jahr früher anfangen.

 

Jetzt sind Sie dran – Last-Minute-Checkliste Weihnachtsfeier

Konnten Sie schon einige „Erledigt-Haken“ setzen? Dann können Sie der Weihnachtsfeier sicher entspannt entgegen sehen. Sonst sollten Sie jetzt wirklich Gas geben. Und tragen Sie sich gleich in Ihre Planung oder in Ihre elektronische Aufgabenliste den Termin ein, wann Sie nächstes Jahr mit den Vorbereitungen der Weihnachtsfeier beginnen. Und das kann nach Unternehmen, Größe, Restaurantangebot und Eventwünschen durchaus schon im Frühherbst sein, damit Sie sich alle Wünsche realisieren lassen.

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Bildnachweis: pressmaster / stock.adobe.com

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