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Lassen Sie den Fiskus an Bewirtungskosten teilhaben

Lesezeit: 8 Minuten Bewirten Sie Geschäftspartner oder Mitarbeiter, beteiligen Sie den Staat an den Kosten. Lesen Sie, worauf es ankommt, damit Sie keine Überraschung erleben.

8 min Lesezeit
Lassen Sie den Fiskus an Bewirtungskosten teilhaben

Lassen Sie den Fiskus an Bewirtungskosten teilhaben

Lesezeit: 8 Minuten

Laden Sie Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter zum Essen ein, sind die dadurch entstehenden Kosten Betriebsausgaben für Sie. Der Steuergesetzgeber hat sich allerdings dafür entschieden, diese Aufwendungen nicht in voller Höhe zum Abzug zuzulassen.

Nur 70 % der aus geschäftlichem Anlass angefallenen Bewirtungskosten dürfen den Gewinn mindern – und das auch nur, wenn die Bewirtungskosten insgesamt nach allgemeiner Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Eine weitere Voraussetzung für die Abziehbarkeit der Kosten ist, dass Sie diese auf einem gesonderten Konto innerhalb der Buchführung oder in einer besonderen Spalte innerhalb der Aufzeichnung der Betriebsausgaben ausweisen (§ 4 Abs. 7 EStG).

Das liegt daran, dass Bewirtungskosten in ganz besonderer Weise in einem Spannungsfeld zwischen
den grundsätzlich nicht abziehbaren Kosten der privaten Lebensführung einerseits und
den steuerlich berücksichtigungsfähigen Betriebsausgaben oder Werbungskosten andererseits
stehen.

Daher verwundert es nicht, dass es im Betriebsalltag immer wieder Diskussionen um die steuerliche Absetzbarkeit von Bewirtungskosten gibt.

Nur angemessene Aufwendungen sind abziehbar

Ein schwieriges Kapitel der Bewirtungskosten ist die Angemessenheit. Eine klare Definition, was als angemessen gilt, liefert das Gesetz nicht und auch die Finanzverwaltung hält sich mit allgemeinen Aussagen zurück.

Die Rechtsprechung gibt ebenfalls keine klaren Hinweise und verweist jeweils auf den entschiedenen Einzelfall.

Das macht die Sache für Sie selbstverständlich nicht gerade einfacher, wenn es darum geht, die Angemessenheit von Aufwendungen zu beurteilen.

Wenn sich der Betriebsprüfer die Bewirtungskosten anschaut, beurteilt er, ob ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer angesichts der erwarteten Vorteile für eine konkrete Bewirtung diese Kosten auf sich genommen hätte.

Dabei spielen diese Aspekte eine wichtige Rolle:

  • Größe des Unternehmens
  • Umsatz und Gewinn des Unternehmens
  • mögliche Bedeutung der Bewirtung für den Geschäftserfolg
  • Stellung des bewirteten Geschäftsfreundes
  • Üblichkeit der Bewirtungskosten in vergleichbaren Branchen
  • Dauer der Kundenbeziehung
  • Geschäftsentwicklung

Das Finanzgericht Hamburg hat in einem Urteil von 1994 Bewirtungskosten von (umgerechnet) ungefähr 100 € je Anlass und Person für angemessen gehalten.

Angesichts der zwischenzeitlichen Kostensteigerungen dürfte heute ein Betrag von etwa 175 € je Anlass und Person vom Finanzamt akzeptiert werden.

Dies gilt aber nur als Richtwert. Die oben genannten Kriterien sind dabei immer zu berücksichtigen.

Nur geschäftlich veranlasste Bewirtungen sind zu 70 % abziehbar

Betrieblich veranlasste Aufwendungen für die Bewirtung von Personen können grundsätzlich geschäftlich oder auch nicht geschäftlich sein.

Ein geschäftlicher Anlass besteht insbesondere dann, wenn Sie Personen bewirten, zu denen Sie schon Geschäftsbeziehungen haben.

Aber auch die Bewirtung von Besuchern Ihres Betriebs beispielsweise im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit ist geschäftlich veranlasst, denn dadurch werden Geschäftsabschlüsse allgemein erleichtert.

Aufmerksamkeiten sind keine Bewirtung

Eine Bewirtung setzt voraus, dass die Darreichung von Speisen oder Getränken im Vordergrund steht.

Eine Bewirtung liegt deshalb nicht vor, wenn Sie Aufmerksamkeiten in geringem Umfang anbieten und es sich dabei um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt.

Diese Kosten können Sie zu 100 % als Betriebsausgaben geltend machen und damit Steuern sparen. Das gilt unabhängig von der Höhe der Aufwendungen für Aufmerksamkeiten.

Beispiel: Anlässlich einer Besprechung mit Geschäftskunden stellen Sie auf dem Konferenztisch Kaffee, Tee und Gebäck bereit.

Die Finanzverwaltung geht allerdings davon aus, dass bereits kleine Speisen keine Aufmerksamkeit mehr sind. Das gilt schon bei einer größeren Platte mit belegten Brötchen, Kuchenstücken oder Salaten.

Die Folge ist: Es liegen die oben beschriebenen beschränkt abziehbaren Bewirtungskosten vor. Die Grenze zwischen Bewirtung und dem Anbieten von Aufmerksamkeiten ist fließend.

Es kommt immer auf die Menge der bereitgestellten Aufmerksamkeiten an.

Bieten Sie beispielsweise neben Kaffee und Tee ein oder 2 halbe belegte Brötchen an, dürfte es sich noch um eine Aufmerksamkeit handeln. Ob der Betriebsprüfer das auch so sieht, ist aber nicht sicher.

So stellen Sie fest, in welcher Höhe Sie Bewirtungskosten geltend machen können

Sie können dieses Prüfschema verwenden, um festzustellen, ob Ihre Bewirtungskosten abziehbar sind:

alle Bewirtungskosten insgesamt

– Teile der Bewirtungskosten, die privat veranlasst sind, wenn Sie also beispielsweise mit Ihrem Partner essen gehen und zum Bezahlen Ihre Firmen-Kreditkarte verwenden

-Teile der Bewirtungskosten, die nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind

-Bewirtungskosten, deren Höhe und betriebliche Veranlassung Sie nicht nachweisen können

-Bewirtungskosten, die wegen Verletzung der besonderen Aufzeichnungspflichten nicht abgezogen werden können

-Aufwendungen, die ihrer Art nach keine Bewirtungskosten sind, außer sie sind von untergeordneter Bedeutung (z. B. Trinkgelder)

= verbleibende Bewirtungskosten: Abzugsbeschränkung auf 70 %

Betrieblich veranlasste Aufwendungen können Sie voll abziehen

Die Abzugsbeschränkung auf 70 % gilt nur für Aufwendungen, die geschäftlich veranlasst sind. Unterscheiden Sie deshalb zwischen

  • geschäftlicher und
  • betrieblicher Veranlassung.

Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten sind solche, die durch die Bewirtung von Arbeitnehmern
veranlasst sind.

Ihr Vorteil: Bewirtungen Ihrer Arbeitnehmer sind in vollem Umfang abziehbar.

Beispiel: Sie lassen Ihre Mitarbeiter in Ihren Betriebsräumen auf das neue Microsoft Office schulen, das Sie demnächst in Ihrem Betrieb einsetzen wollen.

In der Mittagspause bestellen Sie Pizza für alle und stellen Getränke bereit. Die Kosten dafür können Sie in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehen.

Das gilt selbstverständlich auch dann, wenn Sie Ihre Mitarbeiter aus betrieblichem Anlass in ein Restaurant einladen.

Praxis-Tipp

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Ihren Arbeitnehmer-Ehegatten handelt oder um Ihre sonstigen Arbeitnehmer.

Wichtig ist allein der betriebliche Anlass. Mahlzeiten, die Sie Ihren Arbeitnehmern im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse zuwenden, führen nicht zu geldwerten Vorteilen, die der Lohnsteuer unterliegen. Sie bleiben also steuerfrei.

Das gilt nicht nur, wenn Ihre Mitarbeiter an einem Geschäftsessen teilnehmen, sondern auch für Arbeitsessen.

Von einem Arbeitsessen spricht man, wenn es sich um eine Bewirtung handelt, die anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes von Ihnen angeboten wird.

Das liegt vor, wenn Sie Ihre Mitarbeiter

  • anlässlich und während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung
    in ganz überwiegendem betrieblichem Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs unentgeltlich oder teilentgeltlich bewirten und
  • der Wert des Essens 60 € (einschließlich Umsatzsteuer) pro Teilnehmer nicht überschreitet.

Wenn Sie Arbeitnehmer aus geschäftlichem Anlass bewirten

Was aber tun Sie, wenn Sie sowohl einen Geschäftskunden als auch einen Mitarbeiter bewirten? Die Lösung finden Sie im folgenden Beispiel.

Beispiel: Sie haben einen Geschäftskunden in Ihrem Unternehmen zu Gast, mit dem Sie ein gemeinsames Projekt besprechen.

Mit dabei ist Ihr Mitarbeiter, der das Projekt federführend leitet. In der Mittagspause gehen Sie gemeinsam essen. Es handelt sich um eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass.

Die Aufwendungen können Sie zu 70 % als Betriebsausgaben abziehen. Die Vorsteuer können Sie aber für die vollen 100 % abziehen.

Um die Lohnsteuer auf die Zuwendung für Ihren Mitarbeiter müssen Sie sich keine Sorgen machen. Es handelt sich um eine Zuwendung im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse.

Das bedeutet: Die auf Ihren Mitarbeiter entfallenden Bewirtungskosten sind steuerfrei.

Beachten Sie die Aufzeichnungspflichten

Für alle Bewirtungskosten gilt: Damit sie überhaupt als Betriebsausgaben anerkannt werden können, kommen Sie nicht darum herum, sie zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung von vornherein

  • einzeln und
  • getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.

Praxis-Tipp

Auch wenn Sie regelmäßig in einem bestimmten Restaurant Gäste bewirten: Fassen Sie niemals mehrere Bewirtungsquittungen oder Gaststättenrechnungen zusammen.

Nur dadurch, dass Sie Ihre Bewirtungskosten einzeln aufzeichnen, sichern Sie sich den Betriebsausgabenabzug von 70 %.

Etwas anderes gilt nur, wenn Sie Sammelrechnungen von einem Restaurant bekommen, das Rechnungen monatlich ausstellt, weil Sie dort regelmäßig mit Geschäftsbesuch zu Gast sind.

Richten Sie in Ihrer Buchführung ein eigenes Konto für Bewirtungskosten ein.

Verwenden Sie im SKR 03 das Konto 4650 für die abziehbaren 70 % der Aufwendungen und das Konto 4654 für den nichtabziehbaren Teil von 30 %. Im SKR 04 stehen Ihnen die Konten 6640 und 6644 dafür zur Verfügung.

Mit diesen Nachweisen sind Sie auf der sicheren Seite

Um nachweisen zu können, dass die Bewirtungskosten aus betrieblichem Anlass entstanden sind, verlangt der Gesetzgeber von Ihnen, dass Sie schriftlich folgende Angaben machen:

  • Ort der Bewirtung
  • Tag der Bewirtung
  • Teilnehmer an der Veranstaltung
  • Anlass der Bewirtung
  • Höhe Ihrer Aufwendungen
  • Ihre Unterschrift

Sie können dafür ein eigenes Formblatt verwenden, das Sie nach diesem Muster anfertigen.

Haben Sie Ihre Gäste in einer Gaststätte bewirtet, genügen neben der Rechnung, die Sie Ihren Aufzeichnungen beifügen müssen, Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung.

Praxis-Tipp

Bei Bewirtungen in einer Gaststätte wird häufig noch der frühere „amtliche Vordruck“ auf der Rückseite der Gaststättenrechnung verwendet.

Einen amtlichen Vordruck gibt es allerdings nicht mehr. Lassen Sie sich also nicht verwirren, wenn immer noch von einem amtlichen Vordruck gesprochen wird. Sie können diese Angaben in beliebiger Art schriftlich vornehmen.

Seien Sie sorgfältig mit Ihren Aufzeichnungen. Betriebsprüfer haben einen geschulten Blick für lückenhafte Angaben.

Fehlt auch nur ein Detail aus der obigen Liste, streicht er Ihnen den Betriebsausgabenabzug und eine Steuernachzahlung droht.

Mit dieser Ausfüllhilfe sind die in der Praxis am häufigsten anzutreffenden Stolpersteine für Sie kein Problem mehr: Ort und Tag der Bewirtung Hat die Bewirtung nicht in einer Gaststätte stattgefunden, tragen Sie Ort und Tag der Bewirtung auf Ihrem Eigenbeleg ein.

Als Ort der Bewirtung kommt jede Ortsbezeichnung in Betracht, anhand derer die Lokalität identifizierbar ist.

Großräumige geografische Angaben wie etwa München oder Berlin reichen da nicht aus. Sie sollten eine nähere Bezeichnung, beispielsweise

  • eigene Geschäftsräume,
  • Firmenkantine,
  • Privatwohnung unter Angabe der jeweiligen Adresse eintragen.

Teilnehmer an der Veranstaltung

Führen Sie alle Personen namentlich auf, die an der Bewirtung teilgenommen haben. Auf die Angabe der Anschriften Ihrer Gäste können Sie aber getrost verzichten.

Es muss lediglich eine Identifizierung der Personen möglich sein, sodass das Finanzamt gegebenenfalls auch Vorname und Adresse oder Firma nachfordern kann.

Zu den Teilnehmern der Bewirtung zählen alle Personen, die bei dem Essen dabei waren. Tragen Sie daher auch Ihren Namen ein und die Ihrer Arbeitnehmer, sofern sie von Ihnen bewirtet wurden.

Praxis-Tipp

Haben Sie eine größere Anzahl von Personen bewirtet, können Sie auf die Angabe der Namen verzichten, wenn Ihnen die Feststellung der Namen nicht zugemutet werden kann.

Das ist beispielsweise der Fall, wenn Sie Besuchergruppen durch Ihren Betrieb führen und sie bei dieser Gelegenheit bewirten.

In diesem Fall genügt die Angabe, wie viele Teilnehmer Sie bewirtet haben, sowie eine Sammelbezeichnung für die Personengruppe, z. B. Klasse 7f des Mariengymnasiums Jever (Richtlinie 4.10 Abs. 9 Satz 2 bis 4 EStR).

Anlass der Bewirtung Notieren Sie den konkreten Anlass der jeweiligen Bewirtung.

Zu knappe Angaben gefährden die steuerliche Anerkennung Ihrer Aufwendungen, insbesondere wenn Ihr Gast kein langjähriger Geschäftspartner ist, sondern es darum geht, neue Geschäftsbeziehungen aufzubauen (Bundesfinanzhof, Urteil vom 15.1.1998, Az. VI R 81/96).

Verzichten Sie auf so allgemeine Bezeichnungen wie „Bewirtung von Geschäftsfreunden“, „Bewirtung von Kunden“, „Arbeitsessen“, „Kundenpflege“, „Kontaktpflege“, „Informationsgespräch“. Diese lassen nicht erkennen, ob es einen Zusammenhang mit einer Geschäftsbeziehung gibt.

Daher reichen sie für die Prüfung durch das Finanzamt nicht aus. Schreiben Sie stattdessen besser z. B.:

  • Besprechung zum Projekt xy
  • Akquisegespräch
  • Besprechung Auftrag yz

Ebenfalls reicht es nicht, wenn Sie lediglich die Namen und die Funktion der bewirteten Personen aufführen. Daraus lässt sich die konkrete betriebliche Veranlassung nicht erkennen.

Praxis-Tipp

Wenn Sie Journalist oder Rechtsanwalt sind, gerät diese Pflicht, diese Angaben zu machen, unter Umständen in Konflikt mit Ihrem Berufsrecht.

Sie können dennoch die geforderten Angaben nicht unter Berufung auf das Pressegeheimnis oder die anwaltliche Schweigepflicht verweigern.

Das Finanzamt wird Ihnen den Betriebsausgabenabzug streichen (Bundesfinanzhof, Urteil vom 15.1.1998, Az. VI R 81/96, Urteil vom 26.2.2004, Az. IV R 50/01).

Vorsicht, Steuerfalle!

Denken Sie daran, den Bewirtungsbeleg kurze Zeit nach der Bewirtung anzufertigen, und zwar vollständig (Bundesfinanzhof, Urteil vom 25.3.1988, Az. III R 96/85, Urteil vom 31.7.199, Az. I R 62/88).

Fehlende schriftliche Angaben führen dazu, dass Sie den gesamten Aufwand nicht abziehen können.

Es genügt keinesfalls, wenn Sie den Bewirtungsbeleg erst nach Ablauf des Jahres im Zuge Ihrer Jahresabschlussarbeiten schreiben.

Stellt das Finanzamt das fest, sind sämtliche Bewirtungskosten nicht abziehbar (BFH, Urteil vom 30.1.1986, Az. IV R 150/85).

Nehmen Sie diese Vereinfachungen bei einer Gaststättenrechnung in Anspruch

Wenn Sie Ihre Gäste in einer Gaststätte bewirtet haben, können Sie auf zusätzliche schriftliche Angaben über die Höhe Ihrer Bewirtungskosten verzichten.

Es reicht, wenn Sie Ihren Aufzeichnungen die Rechnung der Gaststätte beifügen. Daraus ergibt sich die Höhe Ihrer Aufwendungen. Auch gesonderte Angaben über Ort und Tag der Bewirtung sind nicht erforderlich.

Bei der Bewirtung in einer Gaststätte können Sie die Gaststättenrechnung nicht durch einen Eigenbeleg ersetzen (Bundesfinanzhof, Urteil vom 18.4.2012, Az. X R 57/09).

Lassen Sie sich daher einen gesonderten Bewirtungsbeleg ausstellen, wenn die Rechnung der Gaststätte diesen nicht ohnehin schon beinhaltet.

So verhält es sich mit der Umsatzsteuer bei Bewirtungskosten

Sie haben gesehen, dass Bewirtungskosten nur zu 70 % Ihren Gewinn mindern können. Die Finanzverwaltung wollte durchsetzen, dass diese Grenze auch für die Vorsteuer gilt.

Dem hat der Bundesfinanzhof aber glücklicherweise widersprochen (BFH, Urteil vom 10.2.2005, Az. V R 76/03).

Vorsteuer dürfen Sie auch für die 30 % der Bewirtungskosten abziehen, die Sie nicht als Betriebsausgaben geltend machen können.

Immer vorausgesetzt, die Kosten sind insgesamt als angemessenen anzusehen (§ 15 Abs. 1 Abs. 2 UStG).

Nur soweit die Bewirtungskosten als unangemessen anzusehen sind, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Praxis-Tipp

Wenn der Betriebsprüfer Ihnen den Betriebsausgabenabzug für Bewirtungskosten streicht, weil Sie die Formvorschriften nicht beachtet haben, gilt das nicht für die Vorsteuer.

Die Vorsteuer können Sie abziehen, wenn die allgemeinen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen. Alle Formvorschriften, die Sie oben kennen gelernt haben gelten nur für die Einkommensteuer.

Auch der Bewirtungsbeleg ist eine Rechnung Weil der Bewirtungsbeleg der Gaststätte eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist, müssen sich daraus der Name und die Anschrift der Gaststätte sowie der Tag der Bewirtung ergeben.

Die Rechnung muss auch Ihren Namen enthalten, wenn der Gesamtbetrag der Bewirtung 150 € übersteigt, damit Sie die Vorsteuer aus der Rechnung geltend machen können.

Praxis-Tipp

Wenn die Angabe Ihres Namens fehlt, können Sie diesen noch nachtragen lassen. Das geht sogar dann, wenn der Fehler erst im Rahmen einer Außenprüfung festgestellt wird (BFH, Urteil vom 27.6.1990, Az. I R 168/85, Urteil vom 28.4.2012, Az. X R 51/09, Hinweis 4.10 Abs. 5 bis 9 EStH „Nachholung von Angaben“).

Wenn Sie Trinkgelder geben

Es ist bei Bewirtungskosten üblich, Trinkgelder zu geben. Diese gehören grundsätzlich mit zu den Bewirtungskosten.

Sie sind, soweit die übrigen Voraussetzungen vorliegen, zu 70 % einkommensteuerlich zum Abzug zugelassen. Bei der Umsatzsteuer sieht das anders aus.

Umsatzsteuer ist in Trinkgeldern nicht enthalten, sodass Sie daraus auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen können.

Das erfordert, dass Sie Trinkgelder in der Buchführung besonders erfassen.

Denn wenn Sie sie zu den allgemeinen Bewirtungskosten hinzuzählen, teilen sie umsatzsteuerlich das Schicksal der Bewirtungskosten, aus denen Sie die Umsatzsteuer herausrechnen können.

Praxis-Tipp

Für die Höhe des Trinkgeldes gibt es keine festen Grenzen. Wie auch bei den Bewirtungskosten selbst gilt, dass Sie es in einer angemessenen Höhe als Betriebsausgaben abziehen können.

10 % sind wohl immer als angemessen anzusehen, im Einzelfall kann das aber auch viel mehr sein.

Bildnachweis:Klaus Eppele/Adobe Stock

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