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Kundenservice am Telefon – Was Sie unbedingt vermeiden sollten

Lesezeit: 2 Minuten Der Erfolg eines Unternehmens wird nicht nur an der Qualität seiner Produkte oder Dienstleistungen gemessen, sondern auch am dargebotenen Kundenservice. Auch am Telefon sollte der Kunde stets König sein und freundlich sowie zuvorkommend behandelt werden. Um Fehler bei der telefonischen Kundenbetreuung zu vermeiden, sollten Sie sich diese Tipps zu Herzen nehmen:

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Kundenservice am Telefon – Was Sie unbedingt vermeiden sollten

Kundenservice am Telefon – Was Sie unbedingt vermeiden sollten

Lesezeit: 2 Minuten

Lassen Sie das Telefon nicht zu lange klingeln

Spätestens nach dem dritten Klingeln sollten Sie den Hörer abnehmen, ansonsten wird der Anrufer ungeduldig, denn schließlich hat auch er keine Zeit zu verlieren.

Lassen Sie Ihr Telefon nicht totlaufen

Für den Fall einer kurzen Abwesenheit sollen Sie einen Anrufbeantworter einrichten oder Ihre Telefongespräche entweder an die Zentrale oder an einen Kollegen umleiten. Vermeiden Sie auf alle Fälle, dass Ihre Anrufe unbeantwortet bleiben.

Abwesenheit nicht kommunizieren

Falls Sie außer Haus gehen oder einem Meeting beiwohnen müssen, teilen Sie Ihren Kollegen oder der Rezeption mit, was Sie beabsichtigen zu tun und wann Sie voraussichtlich wieder zurück sein werden. Damit vermeiden Sie, dass Anrufer ständig vertröstet werden müssen. Sollten Sie sich unvermeidlicherweise doch verspäten, dann sagen Sie am Besten Ihren Kollegen einfach Bescheid.

Dem Anrufer keine Hilfe anbieten

Einem Kunden am Telefon einfach mitzuteilen, dass ein Ansprechpartner nicht da sei, ist unhöflich und kein gutes Aushängeschild für das Unternehmen. Selbst wenn der Kollege abwesend ist und Sie den Anruf an seiner Statt annehmen, sollten Sie den Kunden fragen, ob Sie ihm weiterhelfen können. Der Kunde kann dann entscheiden, ob sein Anliegen dringend ist oder noch warten kann. Auch die höfliche Frage, ob Sie Ihrem Kollegen eine Nachricht hinterlassen können, zeigt dem Anrufer, dass er ernst und wichtig genommen wird.

Sich verleugnen lassen

Es ist kaum zu glauben, doch auch Lügen können am Telefon erkannt werden. Daher sollten Sie sich niemals verleugnen lassen. Im schlimmsten Fall passiert ein Patzer und der Anrufer kann Ihre Stimme im Hintergrund hören. Sollten Sie tatsächlich einmal keine Zeit haben, kann jemand Ihren Anrufern mitteilen dass Sie beschäftigt sind, jedoch umgehend zurückrufen werden.

Telefongespräche unzureichend entgegen nehmen

Einen Anruf mit lediglich einem knappen “Hallo“, “Ja bitte“ oder “Ja“ entgegenzunehmen ist relativ despektierlich. Der Anrufer wird unnötig verunsichert und verwirrt, denn er hat keine Ahnung, ob er sein Ziel erreicht hat. Einen Anruf sollten Sie immer mit der Nennung der Firma und Ihrem Namen beantworten. Gerne können Sie auch “Was kann ich für Sie tun?“ anhängen.

Bildnachweis: ty / stock.adobe.com

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