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Korrespondenz: Welche Abkürzungen sind erlaubt?

Lesezeit: < 1 Minute Bewahren Sie den Leser vor Rätselraten. Verwenden Sie in Korrespondenz, die nach außen geht, auf keinen Fall unternehmensinterne Abkürzungen. Dazu gehören auch Positionskürzel wie GF für Geschäftsführer, BL für Bereichsleiter oder Organisationskürzel einzelner Abteilungen. Hier finden Sie eine Übersicht von Abkürzungen, damit Sie die Balance zwischen effizienter und verstümmelter Korrespondenz halten können.

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Tipp: Wenn das Projekt, an dem Sie arbeiten, einen Kurztitel hat, dann verwenden Sie in einem Schreiben trotzdem zuerst die Langform und nur danach die gekürzte Fassung, damit keine Missverständnisse aufkommen können. Am besten setzen Sie die Kurzform des Projektes nach der ersten Nennung in Klammern: „Unser Projekt zur Standardisierung unternehmensinterner Telekommunikationsanlagen (kurz ‚SUTA‘) …“ Danach dürfen Sie die Kurzform verwenden.

Diese Abkürzungen sind tabu

Innerhalb eines ganz normalen Satzes werden ganz normale Worte auch ausgeschrieben. Auch wenn Ihnen viele Abkürzungen selbstverständlich vorkommen, können sie das Bild und das Verständnis eines Satzes völlig ruinieren: „O. g. Unterlagen z. I., Sie finden darin z. B. Infos zu Zahlungs- bzw. Lieferbedingungen u. v. m.“ Schreiben Sie Worte auch in der Schriftform ganz aus, die Sie im Sprachgebrauch ganz aussprechen.

Üblich, aber unhöflich

d.J.
Schreiben Sie die Jahreszahl, wenn „dieses Jahres“ zu lang ist.
o.a., o.g., s.o.
Das kann alles mögliche bedeuten, bitte immer ausschreiben.
dergl., evtl.
Das sind ganz normale
Worte, bitte ausschreiben.
u.
Ein Zeichen mehr und das
Wort ist vollständig.

Diese Abkürzungen sind erlaubt

Alles, was Sie auch im Sprachgebrauch als Abkürzung verwenden, dürfen und sollen Sie auch als solche schreiben. Niemand würde „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ statt „GmbH“ sagen. Das gleiche gilt für AG, BGB und ähnlich gebräuchliche Abkürzungen.

Kurz und korrekt

etc.
Niemand würde et cetera schreiben.
USA
Schreiben Sie „United States of America“ nur aus, wenn es der Sinnzusammenhang verlangt.
UNICEF
Ist deutlich gebräuchlicher als „United Nations Children’s Fund“ oder „Kinderhilfswerk der Vereinten Nationen“

Keine Regel ohne Ausnahme

Bei aufeinander folgenden Seitenzahlen dürfen Sie natürlich „ff.“ schreiben, auch wenn Sie das so nicht sagen würden. Abkürzungen wie „usw.“ oder „usf.“ dürfen Sie in Ihren Schreiben auch verwenden. Aber in welchem geschäftlichen Brief kommt schon ein „und so weiter“ vor?

Bildnachweis: kazoka303030 / stock.adobe.com

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