Funktioniert die Kommunikation im Unternehmen, dann hat das positive Auswirkungen auf den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. Mangelhafte Kommunikation führt dagegen oft zu Missverständnissen und Konflikten. Nutzen Sie die Hausmitteilung als Instrument zur Verbesserung der Kommunikation.
Es ist nicht nur so, dass die Mitarbeiter keine oder nur unzureichende Informationen erhalten, auch bleiben Ideen oder Verbesserungsvorschläge auf der Strecke, und das hemmt den Fortschritt und endet in Stagnation. Es ist extrem wichtig, innerhalb des Unternehmens für einen reibungslosen Informationsfluss zu sorgen. Nutzen Sie die Mitteilungsmöglichkeiten, die es gibt, um dies zu bewerkstelligen, um den Unruheherden ein Ende zu setzen.
Die Vertrauensbasis
Vertrauen und Offenheit ist das A und O einer guten Kommunikation. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter ein harmonisches Verhältnis zueinander haben und jeder das Gefühl hat, immer auf offene Ohren zu stoßen. Sollte es Konflikte geben, muss ein Gespräch geführt werden! Und das obliegt Ihrer Fürsorgepflicht als Vorgesetzter.
Kommunikationsinstrument Hausmitteilung oder Mitarbeiterzeitschrift
Hausmitteilungen und Mitarbeiterzeitschriften wie zum Beispiel Newsletter sind hervorragende Transporteure für Informationen. Sie informieren die Mitarbeiter über Veränderungen und wichtige Ereignisse im Unternehmen und signalisieren zudem die Bereitschaft alles transparent zu halten. Der Einsatz eines solchen Kommunikationsinstrumentes ist von der Größe des Unternehmens abhängig. Ein 3-Mann-Betrieb sollte in der Lage sein, ohne derartige Instrumente in Schriftform auszukommen.
Derartige Informationsinstrumente dienen auch der Verdeutlichung komplexerer Sachverhalte und der Erinnerung and wichtige Daten oder Ereignisse. Der Informationsfluss wird erhöht und das wiederum trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter sich mit dem Unternehmen identifizieren können.
In einer Mitarbeiterzeitschrift können Jubiläen, Geburtstage, Hochzeiten oder Geburten bekanntgemacht werden.
Das Intranet – die moderne Form der Hausmitteilung
Das Intranet wird vor allem in größeren Unternehmen verwendet, um Informationen an die Mitarbeiter zu verteilen. Der Unterschied des Intranets zum Internet ist, dass das Intranet nur den Mitarbeitern innerhalb eines Unternehmens zugänglich ist. Dabei sind die Mitarbeiter innerhalb eines Firmengebäudes oder aber auch örtlichkeitsübergreifend mit Muttergesellschaft oder Zweigstellen vernetzt. Das Intranet kann wie beim offenen Social Networking den Mitarbeitern ebenfalls die Möglichkeit bieten, zu bloggen und Foren zu bilden.
Firmen-/Mitarbeiteraktivitäten
Betriebsausflüge oder sonstige Unternehmungen fördern die Kommunikation unter den Mitarbeitern auf angenehme Art und Weise. Man kommt schneller miteinander ins Gespräch und und muss nicht gleich wieder an den Schreibtisch hechten. Die Atmosphäre ist entspannt und locker und förderlich für ein gutes Betriebsklima.
Darüber hinaus können Sie Ihren Mitarbeitern andere Freizeitaktivitäten wie zum Beispiel Sport- oder Entspannungskurse anbieten, die betrieblich organisiert werden und zu denen das Unternehmen finanziell beiträgt.
Die Basis für gute Kommunikation ist ein gesundes Betriebsklima
Ist das Betriebsklima gut, dann ist dies die erste Voraussetzung für eine fließende Kommunikation. Sie als Vorgesetzter müssen darauf achten, dass Ihre Mitarbeiter in einem harmonischen Verhältnis zueinander stehen. Sollten sich Unstimmigkeiten entwickeln oder Mobbing, dann müssen Sie sofort einschreiten und Maßnahmen ergreifen.
Die Atmosphäre am Arbeitsplatz wirkt sich direkt auf die Kommunikationsbereitschaft und –qualität aus. Trennwände und eigenen Büros fördern sicherlich nicht die Kommunikation, jedoch muss man deshalb nicht gleich alles zu einem Großraumbüro umbauen, in denen die Geräuschkulisse jegliche Kommunikationsbereitschaft hemmt. Hier helfen regelmäßige Meetings oder die Einrichtung Gemeinschaftsraums, in der es den Mitarbeitern leicht fällt, sich zu einer Tasse Kaffee zu treffen und wichtiges zu besprechen oder einfach einmal einen Kaffeeklatsch abzuhalten.
Maßnahmen zur Verbesserung der Kommunikation
1. Mitarbeitermotivation. Fördern Sie die Kommunikationsbereitschaft, indem Sie Ihre Angestellten zu aktiver Mitarbeit motivieren. Wettbewerbe wie ein "Ideenwettbewerb" oder ein Verbesserungsvorschlagswettbewerb" lassen Ihre Mitarbeiter sich mit dem Ihrem Unternehmen identifizieren. Die Kommunikation wird dahingehend gefördert, dass Diskussionen über den Wettbewerb geführt werden.
2. Breite Informationspolitik. Wenn sie als Vorgesetzter kommunizieren, dann ist es wichtig, dass Sie dies auf breiter Basis tun. Der Tod einer guten Kommunikationspolitik ist ein selektiver Informationsfluss.
3. Wenn Sie etwas zu sagen haben, dann berufen Sie alle ein und transportieren Ihre Botschaft nicht nur an einige wenige Mitarbeiter, in der Hoffnung, dass diese es den anderen schon mitteilen werden. Zum einen möchte jeder die Information gerne aus erster Hand haben, und zwar ungefiltert und nicht interpretiert (immerhin spielen wir keine "Stille Post"), zum anderen möchten Sie niemanden bevor- oder benachteiligen oder ihm das Gefühl geben, dass er es nicht wert ist, persönlich angesprochen zu werden. Einer für alle und alle für einen!
4. Mitarbeiterbesprechungen. Diese dienen dem Informationsaustausch unter Kollegen sowie der Meinungsäußerung zu bestimmten Projekten. Auch werden Ideen und Verbesserungsvorschläge geliefert und es können Fragen beantwortet werden. Für Mitarbeiterbesprechungen gilt es jedoch einige Regeln zu beachten, sonst können diese in Chaos ausarten.
5. Schulungen. In jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die einfach nicht in der Lage sind, effektiv zu kommunizieren. Doch für solche Mitarbeiter gibt es Schulungen, in denen nicht nur die Kommunikationsbereitschaft gefördert wird, sondern auch Kommunikationsblockaden aufgezeigt werden. Solche Schulungen dienen oftmals der Qualitätsverbesserung von Gesprächen und vermitteln sprachlich unsicheren Personen eine gewisse Sicherheit im kommunikativen Umgang mit Kollegen.
6. Sie haben Vorbildfunktion! Die besten Schulungen nützen nichts, wenn Sie als Vorgesetzter Kommunikation nicht vorleben. Je mehr Sie kommunizieren, desto mehr wird sich dies auf Ihre Mitarbeiter abfärben. Dabei ist nicht nur die Menge ausschlaggebend, sondern auch die Qualität der Informationsweiterleitung. Folglich müssen Sie sich neben der Frage "Was teile ich meinen Mitarbeitern mit?" auch immer die Frage stellen "Wie teile ich es meinen Mitarbeitern mit?"
Darüber hinaus fungieren Sie als Vorbild was den Umgang miteinander betrifft. Ist der Umgang offen und sozial, so werden Ihre Mitarbeiter sich den Kollegen gegenüber so verhalten. Leben Sie vor, was Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen.