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Kommunikation: 6 Tipps für bessere E-Mails

Lesezeit: 2 Minuten Franz, ein äußerst erfolgreicher Geschäftsmann und hervorragender Schriftsteller, schreibt leider erbärmliche E-Mails. Eine typische E-Mail von Franz enthält meist eine nicht entzifferbare Betreffzeile, einen unverständlichen Anfang (z.B. "Da gebe ich Ihnen völlig recht") und oftmals einen ganzen Rattenschwanz an Rückantworten und vorherigen E-Mails, die nur ein sehr geduldiger Kryptograf entschlüsseln kann. Falls Franz diesen Artikel lesen sollte, wird er sicherlich von den folgenden Tipps profitieren:

2 min Lesezeit

Kommunikation: 6 Tipps für bessere E-Mails

Lesezeit: 2 Minuten
1. Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile.
Eine aussagekräftige, aber dennoch kurze und bündige Betreffzeile ist das Wichtigste überhaupt. Beispiel: "Empfohlener Auslieferungstermin 25. April". Genauigkeit ist das A und O einer guten Betreffzeile. Versuchen Sie, möglichst viele Details in dieser Zeile unterzubringen. Meist genügt eine aussagekräftige Betreffzeile, damit die restliche E-Mail verstanden wird und darauf reagiert werden kann.

2. Schreiben Sie das Wichtigste zu Beginn Ihrer E-Mail.
Schreiben Sie nicht "Da gebe ich Ihnen völlig recht" so wie Franz das tut. Ersparen Sie es dem Empfänger Ihrer E-Mail, sich erst durch unzählige Anhänge durchzuarbeiten, bis er weiß, wobei Sie ihm völlig recht geben. Es ist viel besser, wenn Sie selbst den Inhalt Ihrer E-Mail in einem kurzen Satz zusammenfassen.

3. Fassen Sie sich kurz
Für E-Mails wie für herkömmliche Geschäftsbriefe gilt: Kommen Sie auf den Punkt und gliedern Sie Ihren Text übersichtlich nach dem Motto: neuer Gedanke, neuer Absatz. Wenn Sie mehrere Punkte zu klären haben, sollten Sie überlegen, ob Sie diese in ein Word-Dokument schreiben und dieses an Ihre Mail anhängen. Der reine Texteditor der meisten E-Mail-Programme erlaubt Ihnen keine Hervorhebungen, wie Sie sie in einer echten Textverarbeitung nutzen können.
4. Bleiben Sie immer höflich
Schnell hingetippte Anweisungen ohne Anrede und Schlussformel klingen sehr barsch. Auch wenn Sie Mitarbeitern Aufgaben erteilen oder nach dem aktuellen Stand eines Vorgangs fragen, sollten Sie ein Mindestmaß an Höflichkeit walten lassen. Sollten Sie selbst solche Mails erhalten, nehmen Sie es dem Sender nicht zu übel. Atmen Sie erstmal tief durch, bevor Sie in einem beleidigten Ton zurückschlagen. Vielleicht war es ja nicht so gemeint.
5. Achten Sie auf die Form
Gleiches gilt auch für Grammatik und Rechtschreibung: Auch wenn sich die Kommunikation per E-Mail durch hohe Geschwindigkeit auszeichnet, heißt das nicht, dass Sie allzu sorglos mit Orthographie und Grammatik umgehen sollten. E-Mails mit Fehlern und unvollständigen Sätzen können von den Empfängern als Faulheit gewertet oder sogar als Geringschätzung aufgefasst werden.
Tipp: E-Mail-Programme wie Outlook oder Outlook Express bieten eine Rechtschreibprüfung an!
6. Verteiler überprüfen
Wenn Sie Kopien einer Mail versenden, sollten Sie sich überlegen, für wen die Mitteilung wirklich relevant ist. Ein Rundumschlag per "cc" verfehlt sein Ziel, weil Ihre folgenden Mails eventuell nicht mehr ernst genommen werden.

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