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Klar und konkret: amtliches Schreiben ohne Angst verfassen

Lesezeit: 2 Minuten An Behördenschreibtischen sitzen keine Paragrafen und auch keine Gesetzbücher, sondern Menschen - solche wie Sie und ich. Kein Grund zur Angst: Auch Amtsmitarbeiter verstehen Umgangsdeutsch. Eine geschraubte Behördensprache ist völlig unnötig. Fakten sind wichtig. Und bitte: Das Aktenzeichen nicht vergessen! So kann Ihr amtliches Schreiben schnell zugeordnet und beantwortet werden.

2 min Lesezeit
Klar und konkret: amtliches Schreiben ohne Angst verfassen

Klar und konkret: amtliches Schreiben ohne Angst verfassen

Lesezeit: 2 Minuten

Früher hatten Schüler Angst vorm blauen Brief, wenn sie vom Sitzenbleiben bedroht waren. Junge Männer befürchteten den Einberufungsbefehl zum Bund. Echte Behördenpost eben, der man ihre Wichtigkeit schon von außen ansah.

Keine Angst vor Behördenpost – Gründe für Aufschieberitis

Die Beantwortung von Behördenpost schob und schiebt man gern vor sich her. Das hat häufig zwei Gründe:

  1. Aus Angst, etwas falsch zu machen oder falsch auszudrücken, wagt man sich nicht heran.
  2. Weil man seinen Papierkram nicht in Ordnung hat, ist schon der Gedanke an das Suchen von Aktenzeichen und wichtigen Fakten der reinste Horror.

Wichtig bei amtlichen Schreiben

Das mit der Ordnung beim Schreibkram ist eine Sache für sich. Hier geht es um die Briefe an Behörden selbst. Schreiben Sie sie einfach. Was wichtig ist:

  • Geben Sie Ihre eigene Adresse im Briefkopf an sowie Ihre Telefonnummer – für Rückfragen.
  • Nennen Sie das aktuelle Datum.
  • Verwenden Sie die korrekte Adresse des Empfängers. Gibt es einen festen Ansprechpartner, adressieren Sie den Brief direkt an ihn.
  • Machen Sie immer eine Kopie oder einen zweiten Ausdruck für Ihre eigenen Unterlagen.

Aktenzeichen und offizielle Nummern sind wichtig

Nennen Sie im Betreff, also noch vor der Anrede, das Aktenzeichen des Vorgangs, Ihre Versicherungsnummer, die Steuernummer, die Rechnungsnummer oder was immer es an offiziellen Buchstaben- und Ziffernfolgen gibt.

Behördenbriefe freundlich, ungeschraubt und nicht zu locker verfassen

Nun zur Sprache. Schreiben Sie höflich, freundlich und relativ locker. Das bedeutet: Sie schreiben nicht im SMS-Stil, als wollten Sie „Hey, Kumpel! Was geht?“ sagen, Sie schreiben aber auch nicht „Sehr verehrte Frau Finanzamtvorsitzende“. Schreiben Sie stattdessen „Sehr geehrte Frau Sowieso“ oder, hatten Sie mit der Dame schon mehrfach das Vergnügen, ruhig auch „Liebe Frau Sowieso“.

Klar, deutlich, faktenreich und vor allem zielorientiert

Dann legen Sie los. Schreiben Sie einfach, klar und deutlich, worum es Ihnen geht. Überlegen Sie sich vorher, was Sie überhaupt mit Ihrem Brief erreichen wollen. Sie möchten Widerspruch einlegen? Okay. Dann gehört das Wort Widerspruch unbedingt in die Betreffzeile. Sie schreiben: „Ich lege Widerspruch ein gegen den Einkommensteuerbescheid vom… .Meine Begründung: Die Fahrtkosten zu meiner Arbeitsstelle wurden nicht berücksichtigt, obwohl ich sie in meiner Einkommensteuererklärung angegeben habe. Ich bitte um Prüfung. Mit freundlichen Grüßen…“ Schon fertig!

Behördendeutsch – wenn’s sein muss!

Wenn Sie wollen und sich wohler damit fühlen, genehmigen Sie sich ein bisschen Amts- oder Behördendeutsch. Das klingt dann so: „Hiermit lege ich Widerspruch gegen Ihren Einkommensteuerbescheid vom … ein, den ich wie folgt begründe: … Ich bitte um freundliche Prüfung und bedanke mich bereits im Voraus für Ihre Mühe. Hochachtungsvoll …“

Solch ein Stil klingt vertraut. Nötig ist er nicht. Solange Sie alle wichtigen Fakten klar erwähnen, ist alles gut. Trauen Sie sich ruhig, ein Formular auch mal unperfekt ausgefüllt abzugeben. Das ist besser, als es in Ihrem Aktenstapel verschimmeln zu lassen. Wenn etwas fehlt, wird der Behördenmitarbeiter schon nachfragen. Sie aber haben endlich etwas unternommen und das Gespräch mit der Behörde voran gebracht. – Was rede ich denn da? Mit dem Behördenmitarbeiter natürlich, der ja auch nur ein Mensch ist. Eine Behörde kann ja gar nicht reden.

Bildnachweis: Drobot Dean / stock.adobe.com

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