Businesstipps

Kataloge im Büro gut und übersichtlich ordnen

Lesezeit: 2 Minuten Kataloge sind trotz Internet aus Büros nicht wegzudenken. Doch wenn sie in Stapeln verschwinden oder ungeordnet im Regal stehen oder liegen, geht viel Zeit beim Suchen verloren. Und auf die vielen "Katalog-Leichen" könnte man auch verzichten.

2 min Lesezeit
Kataloge im Büro gut und übersichtlich ordnen

Kataloge im Büro gut und übersichtlich ordnen

Lesezeit: 2 Minuten

Kennen Sie das? Sie möchten Büromaterial bestellen. Dazu vergleichen Sie gern die Angebote zweier Büroartikel-Lieferanten. „Ein Griff,“ denken Sie „und ich habe die Kataloge und kann entscheiden, welche Büromaterialien ich wo bestelle.“

Doch dieser Optimismus war verfrüht. Zwar finden Sie an entsprechender Stelle die Kataloge. Doch zu jedem Anbieter sind verschiedene Haupt- und Angebotskataloge vorhanden. Ein Blick auf die Ausgabe verrät, dass der aktuelle Jahrgang nicht dabei ist. Zuletzt finden Sie doch die gewünschten Kataloge, ganz unten und noch eingeschweißt.

Kataloge im ungeordneten Stapel kosten Ihre Zeit

In den meisten Büros ist das Nutzen von Katalogen Arbeitsalltag. Die Produkt- oder Lieferantenkataloge werden dazu meist in Regalen mehr oder weniger übersichtlich angeordnet. Vielerorts sieht man auch Kataloge auf verschiedenen Stapel im Raum verteilt. Oft stehen sie auch in einem schreibtischnahen Regal neben Telefonbuch und dem Duden.

Diese beiden werden oft zur Hand genommen, von daher ist die „exklusive“ Lage in Nähe des Schreibtisches günstig. Doch müssen die Kataloge wirklich dort stehen? Und wie schaffen Sie eine Katalogablage, die effizient genutzt werden kann? Die beiden größten Fehler bei der Katalogablage sind: 1. Katalog-Leichen, also veraltete Kataloge und 2. zu lange Suchzeiten wegen Unübersichtlichkeit.

Kataloge: Einmal müssen Sie noch gründlich aufräumen

Suchen Sie alle Kataloge aus den verschiedenen Standorten und Ablageorten zusammen. Jetzt nehmen Sie jeden Katalog in die Hand. Stellen Sie sich dabei die folgenden drei Fragen:

  1. Ist dieser Katalog erforderlich? Wenn „nein“: Gleich wegwerfen und auch ältere Exemplare sofort entsorgen.
  2. Sind die Informationen über Internet oder Telefon oder andere Wege schneller und komfortabler zu erhalten? Dann ebenfalls wegwerfen.
  3. Ist dies die aktuelle Ausgabe? Wenn „nein“: Nicht-aktuelle Exemplare sofort entsorgen.

Jetzt haben Sie erforderliche und aktuelle Kataloge. Nun brauchen Sie eine Ordnung.

Kataloge griffbereit halten

Nun benötigen Sie nur noch ein passendes System und geeignete Ablagebehälter. Für eine kleine Ablage der Kataloge eignen sich beispielweise stabile Stehsammler. Diese werden mit dem jeweiligen Fachgebiet beschriftet, beispielsweise „Büromaterial“ oder „Werbeartikel“. Größere Katalogbestände benötigen oft eine erste Unterteilung in Fachgebiete und innerhalb der Fachgebiete kann eine alphabetische Aufteilung mittels ABC-Trennblätter im Regal notwendig sein.

So bleibt die neue Ablage auch in Ordnung

Die neue Ordnung sollte jetzt mit minimalem Aufwand so gepflegt werden, dass der aktuelle Katalog von allen Benutzern schnell gefunden werden kann. Dazu übertragen Sie die Pflege der Katalogablage am besten einer einzigen Person. Sobald ein aktueller Katalog per Post ins Haus kommt, greift die Regel: „Wenn was Neues reinkommt, fliegt das Alte raus!“. Das geht schnell und spart zudem Platz und Suchzeiten.

Jetzt sind Sie dran – Kataloge aktuell und übersichtlich angeordnet

Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Überlegen Sie sich jetzt, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Das dauert insgesamt gesehen nur eine kurze Zeit. Und beim Entrümpeln schafft es Befriedigung, die vielen, überflüssigen Kataloge zu entsorgen und wieder mehr Platz zu haben.

Bildnachweis: Fumie / stock.adobe.com

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):