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Intelligent arbeiten: 7 Verschwendungen, die sich vermeiden lassen

Lesezeit: 2 Minuten Monday morning blues – wer kennt das nicht? Kaum im Büro, da fängt es an: 500 ungelesene E-Mails in Ihrem Postfach, dringende Telefonate, zwei zusätzliche Meetings. "Keine Zeit", denken Sie sich. Aber was tun Sie eigentlich den ganzen Tag? Haben alle Aktivitäten einen Mehrwert für Ihre Prozesskette? Lernen Sie, mit Lean / Six Sigma Verschwendungen vermeiden.

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Intelligent arbeiten: 7 Verschwendungen, die sich vermeiden lassen

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Lean / Six Sigma  und Verschwendung im administrativen Bereich
"Ich bin sooooo beschäftigt." "Ich habe keine Zeit." Das sagen die Mitarbeiter häufig. Beschäftigt womit? Vielleicht gibt es eine andere Art und Weise, die Sachen zu betrachten bzw. sie zu erledigen?

Tatsächlich haben wir einerseits immer mehr zu tun – mit immer weniger Ressourcen, die uns zur Verfügung stehen. Auf der anderen Seite aber sind die meisten Mitarbeiter mit Aktivitäten beschäftigt, die wenig bzw. sogar keinen Mehrwert für ihr Geschäftsleben oder für den Kunden bedeuten.

7 Verschwendungen: Kennen Sie TIM WOOD?
Eigentlich handelt es sich hier nicht um eine Person namens Timothy Wood, sondern um sog. 7 Verschwendungen (bzw. 7 Wastes / 7 Mudas) – Aktivitäten, die laut der Lean / Six Sigma Methodologie keinen Mehrwert erzielen.

Tim Wood (oder besser: TIM WOOD) ist ein Akronym für die englischen Worte: T ransport, I nventory, M otion, W aiting, O verproducing, O verprocessing, D efects. Im Einzelnen bedeuten sie folgendes:

  • Verschwendung beim Transport (engl. Transport):
    Bewegung von Materialien ist nicht wertschöpfend. Daher empfiehlt es sich sicherzustellen, dass möglichst alle Prozesse auf demselben Stockwerk stattfinden – oder zumindest im selben Gebäude.
  • Verschwendung durch Vorräte (engl. Inventory):
    Es muss sichergestellt werden, dass wir genug Vorräte haben, um arbeiten zu können, aber nicht zu viel, da es den Workflow verlangsamt.
  • Verschwendung durch Bewegung (engl. Motion):
    Gemeint ist jede Körperbewegung, die nicht zum Wertzuwachs beiträgt und somit unproduktiv ist. Beispiel: nicht notwendige Nutzung der Tätigkeitssequenzen, statt einen Shortcut auf der Computer-Tastatur zu nutzen.
  • Verschwendung durch Warten (engl. Waiting):
    Sie entsteht durch untätiges Warten eines Mitarbeiters bzw. durch nicht optimierte Prozesstaktung. Beispiele: Warten auf ein Telefonat, auf eine Genehmigung, Warten in der Schlange zum Kopier- oder Faxgerät.
  • Verschwendung durch Überproduktion (engl. Overproducing):
    Sie entsteht, wenn mehr als notwendig gefertigt wird. Unser Ziel sollte sein, nur das herzustellen, was der nächste Prozessschritt wirklich braucht und nicht mehr ("Pull" statt "Push").
  • Verschwendung durch die Herstellung (engl. Overprocessing):
    Wenn unzureichende Technologie oder Konstruktionen verwendet wird. Beispiel: Der Hersteller liefert Umschläge mit vier Briefmarken, während eine ausreichend wäre.
  • Verschwendung durch Nacharbeit bzw. Fehler (engl. Defects):
    Fehlerhafte Schritte, Aktivitäten bzw. Prozesse stören den Workflow und erfordern teure Nachbesserung.

Dazu kommt noch eine Verschwendung, die durch Nicht-Nutzung der Kreativität der Mitarbeiter zustande kommt. Diese Verschwendung besteht darin, dass durch Nichteinbeziehung der Mitarbeiter bzw. Nichtzuhören dem Unternehmen gute Ideen verloren gehen.

Idealerweise sollte also der Arbeitsprozess so gestaltet werden, dass es zu keinen Ausfällen, keinen Verspätungen, keinen Fehlern, keinen unnötigen Lagerbeständen, keinen Ideenverlusten sowie keinen Unfällen kommt.

Lean / Six Sigma steht für Work smarter but not harder
Wer kennt das nicht? Verschwendung, die durch die schlechte Organisation des Arbeitsplatzes verursacht wird. Hier einige Beispiele dazu:

  • Nur eine Person weiß, wo bestimmtes Material gelagert wird. Und diese Person ist jetzt ausgerechnet im Urlaub.
  • Suche nach dem Büro- oder dem Schreibtischschlüssel
  • Und der Klassiker: Suche nach einer Datei im Computer-System.

Wie viel Zeit nehmen uns solche "Kleinigkeiten" jeden Tag in Anspruch? Dabei gilt (leider!) die alte Maxime: Verschwendete bzw. verlorene Zeit ist nicht zurückzugewinnen.

Um einen sauberen, sicheren und standardisierten Arbeitsplatz zu schaffen, bietet Lean / Six Sigma eine Vorgehensweise namens 5S (5S ist ein Akronym für S eiri / S ort, S eiton / S traighten, S eiso / S crub, S eiketsu / S ystems, S hitsuke / S ustain):

  • Seiri – Entferne Unnötiges aus deinem Arbeitsbereich!
  • Seiton – Ordne die Dinge, die nach Seiri geblieben sind!
  • Seiso – Halte deinen Arbeitsplatz sauber!
  • Seiketsu – Mache Sauberkeit und Ordnung zu deinem persönlichen Anliegen!
  • Shitsuke – Mache 5S durch Festlegen von Standards zur Gewohnheit!

So einfach ist Lean / Six Sigma.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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