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In nur 7 Schritten heben Sie die besten Werte farblich hervor

Lesezeit: 3 Minuten Als erfahrener Zahlenjongleur zählt es sicherlich auch zu Ihrem Aufgabengebiet, auch im schlimmsten Zahlen-Dschungel die besten und schlechtesten Werte jederzeit im Blickfeld zu haben. Für Sie ist das auch kein Problem: Mit der bedingten Formatierung überwachen Sie Ihre Aufstellungen automatisch und lassen sich die entsprechenden Zellen mit einer roten Farbe auffällig anzeigen. Wie es geht, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

3 min Lesezeit
In nur 7 Schritten heben Sie die besten Werte farblich hervor

In nur 7 Schritten heben Sie die besten Werte farblich hervor

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Ausgangsdaten: Die Filialergebnisse ohne besondere Aussage

Ihnen liegen die Quartalsergebnisse der Filialen Ihres mittelständischen Betriebes vor. Der Geschäftsführer bittet Sie, die fünf besten Quartalsergebnisse innerhalb eines Kalenderjahres farblich zu markieren, damit er daraus Rückschlüsse ziehen und Optimierungspotenziale für die anderen Filialen ableiten kann.

So lassen Sie sich die 5 besten Filialergebnisse in roter Farbe anzeigen

Für die Ermittlung und Kennzeichnung von Top- oder Flop-Werten innerhalb von Tabellen bietet sich die bedingte Formatierung an:

  1. Markieren Sie zuerst den Bereich mit den Zahlen, den Sie nach den Top 5 durchsuchen möchten.
  2. Aktivieren Sie im Menüband das Register Start.
  3. In der Befehlsgruppe Formatvorlagen klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.
  4. Es öffnet sich eine Liste mit Befehlen zur bedingten Formatierung. Wählen Sie den Eintrag Obere/untere Regeln und den Eintrag Obere 10 Elemente aus.

Hinweis: Lassen Sie sich von der Bezeichnung Obere 10 Elemente nicht täuschen. Das ist nur der Name des Befehls. In Wirklichkeit können Sie die Größe frei an Ihre Bedürfnisse anpassen – wie wir es auch im nächsten Schritt machen.

  1. Im sich öffnenden Dialogfeld Obere 10 Elemente stellen Sie im linken Eingabefeld die Anzahl der größten Werte ein. Ändern Sie den Wert von 10 auf 5 ab, da Sie nur die Top 5 der Quartalsergebnisse suchen.
  2. Im Listenfeld rechts daneben legen Sie Ihr gewünschtes Zellformat für die fünf größten Quartalsergebnisse fest. Klicken Sie einfach auf den Listenpfeil. Excel listet Ihnen beliebte Zellformate zur Auswahl auf. Klicken Sie für unser Beispiel das Format hellroter Füllung 2 an. Entsprechen die vorgeschlagenen Formatierungen nicht Ihren Wünschen, wählen Sie den letzten Eintrag benutzerdefiniertem Format aus. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld Zellen formatieren. Hier definieren Sie Ihr individuelles Zellformat für die Zellen mit den Top-5-Ergebnissen. Übernehmen Sie Ihr eingestelltes Format per Klick auf OK.
  3. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen, indem Sie das Dialogfeld Obere 10 Elemente durch einen Klick auf OK schließen.

Daraufhin werden automatisch die Zellen mit den fünf höchsten Quartalsergebnissen durch eine hellrote Füllung gekennzeichnet.

In nur 7 Schritten heben Sie die besten Werte farblich hervor
© Mark Adams/123rf.com Lizenzfreie Bilder

Diese Einstellung bzw. Formatierung ist dynamisch

Hat sich bei der Datenübermittlung beispielsweise ein Fehler eingeschlichen und Sie ändern die Quartalsergebnisse der Filialen noch einmal ab, passt Excel die Formatierung automatisch an. Sie müssen sich also nicht mehr um die Top-5-Einstellung kümmern oder diese Schritte gar wiederholen. Wenn Sie diese Funktion nutzen, können Sie sich die Zeit sparen. Excel sucht automatisch wieder die fünf höchsten Werte im entsprechenden Bereich und formatiert sie mit einer hellroten Zellfüllung.

Auch das geht: Lassen Sie sich die schlechtesten Werte auffällig anzeigen

Analog zu den Top-5-Ergebnissen können Sie sich in 7 Schritten natürlich auch die schlechtesten fünf Ergebnisse anzeigen lassen. Hierzu wählen Sie in Schritt 4 bei Obere/untere Regeln lediglich den Befehl Untere 10 Elemente aus.

Vorsicht, Falle: Sie haben die bedingte Formatierung geändert, aber Excel stellt Ihre neue Formatierung nicht dar, wie Sie erwartet haben.

So umgehen Sie die Falle

Überprüfen Sie, ob Sie mehrere Regeln für die entsprechenden Zellen definiert haben. Löschen Sie die nicht benötigten bedingten Formatierungen. Markieren Sie hierzu den Bereich. Klicken Sie im Register Start – Befehlsgruppe Formatvorlagen auf Bedingte Formatierung. Wählen Sie Regeln verwalten aus. Es werden alle Regeln für den markierten Bereich angezeigt. Markieren Sie die zu löschende Regel und klicken Sie auf die Schaltfläche Regel löschen. Schließen Sie das Dialogfeld per Klick auf OK. Danach zeigt Excel Ihre neue Formatierung richtig an.

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