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In diesen 4 Fällen müssen Sie eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen

Lesezeit: 2 Minuten Um (angeblich oder tatsächlich) unberechtigte Abmahnungen und ihre Entfernung aus der Personalakte wird immer wieder gestritten. Grundsätzlich entscheiden Sie als Arbeitgeber darüber, welche Dokumente in der Personalakte gesammelt werden. Nur wenn das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters betroffen ist, gilt im Hinblick auf Abmahnungen etwas anderes.

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In diesen 4 Fällen müssen Sie eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen

Lesezeit: 2 Minuten

Die Personalakte eines Mitarbeiters ist ihr Arbeitswerkzeug. Daher entscheiden Sie als Arbeitgeber auch darüber, welche Informationen hierin gesammelt werden. Das gilt jedenfalls so lange, wie diese Informationen nicht das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers verletzen. Im Hinblick auf Abmahnungen wird darüber sehr häufig gestritten. Dabei geht es am meisten um die Frage, wann ein Arbeitgeber verpflichtet ist, eine Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen.

Hierfür haben sich mehrere Fallgruppen herausgebildet.

1. Die Abmahnung enthält unwichtige Tatsachen

Kein Mitarbeiter muss es hinnehmen, dass in seiner Personalakte eine Abmahnung enthalten ist, die unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält. Haben Sie zum Beispiel einen Mitarbeiter abgemahnt, weil er am 23. Februar zu spät zur Arbeit erschienen ist, und er ist an diesem Tag gar nicht unpünktlich gewesen oder hatte frei, müssen Sie die Abmahnung wieder aus der Personalakte entfernen.

2. Die Abmahnung ist unwirksam, weil inhaltlich unbestimmt

Eine Abmahnung ist grundsätzlich nur dann wirksam, wenn Sie dem Mitarbeiter mit der Abmahnung ein sehr konkretes Fehlverhalten vorwerfen. Erforderlich ist die Angabe mindestens des Datums, besser noch zusätzlich die Uhrzeit. Eine Abmahnung wie zum Beispiel "ich mahne Sie ab, weil sie in den letzten 3 Wochen 5 mal zu spät gekommen sind", ist arbeitsrechtlich komplett wirkungslos, weil zu ungenau. Ihr Mitarbeiter kann verlangen, dass diese Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird.

3. Der Abmahnung liegt eine falsche rechtliche Wertung zu Grunde

Wenn ein Mitarbeiter abgemahnt wurde und dieser Abmahnung eine falsche rechtliche Wertung des Vorgesetzten zu Grunde liegt, muss die Abmahnung gleichfalls herausgenommen werden. Das ist z. B. der Fall, wenn ein Mitarbeiter abgemahnt wurde, weil er sich weigert, eine vom Vorgesetzten angeordnete Überstunde zu leisten. Ist der Mitarbeiter aber hierzu nicht verpflichtet (es gibt weder eine vertragliche Grundlage, noch liegt ein Notfall vor), liegt kein Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten vor. Die Abmahnung muss aus der Personalakte.

4. Es besteht kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers (mehr)

Insbesondere bei Abmahnungen wegen eines lange zurückliegenden Sachverhalts kann das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers es erfordern, dass diese aus der Personalakte entfernt wird. Es gibt insoweit keine ausdrückliche gesetzliche Frist. Entscheidend sind die Umstände des Einzelfalls. Generell wird man sagen können, dass eine Abmahnung wegen leichter Verstöße nach deutlich kürzerer beanstandungsfreier Zeit zu entnehmen ist, als eine wegen schwerer Verstöße.

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