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Ihr Anruf-Beantworter: Wie motivierend sind die Texte? 3 Hinweise für Sie.

Lesezeit: 2 Minuten Sie haben bestimmte Bürozeiten – und für Anrufer außerhalb dieser eine Ansage per Band geschaltet? Dafür gibt es Standard-Texte, die Sie einfach geschaltet lassen können. Oder Sie sprechen Ihren individuellen Text auf – das empfiehlt sich, weil: Anrufer aufmerksamer werden …

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Ihr Anruf-Beantworter: Wie motivierend sind die Texte? 3 Hinweise für Sie.

Ihr Anruf-Beantworter: Wie motivierend sind die Texte? 3 Hinweise für Sie.

Lesezeit: 2 Minuten

In der Kürze …

Aufmerksamkeit lässt allerdings auch schnell wieder nach. Weshalb es sich empfiehlt, einen möglichst kurzen Text aufzusprechen. Deshalb lauten Standards auch meist so oder ähnlich: „Sie rufen außerhalb unserer Bürozeiten an. Sie erreichen uns (Tag, Zeit …). Bitte rufen Sie zu einer dieser Zeiten wieder an!“ Bumms?! Richtig, davor kommt etwa „Guten Tag, Sie sind verbunden mit (Firmenname, evt. Ort)“ und evt. noch „…danke für Ihren Anruf!“ und abschließend derlei: „Vielen Dank, gute Zeit.“ Kommt Ihnen arg kurz vor? Vielleicht deshalb, weil Sie Anrufenden die Chance bieten sollten, eine Nachricht zu hinterlassen? In aller Regel bieten Anrufbeantworter diese Möglichkeit – also: nutzen!

Fordern Sie auf?

„Bitte hinterlassen Sie Ihre Nachricht, wir melden uns umgehend bei Ihnen!“ könnte eine auffordernde Variante sein. Schließlich will ich als Ihr Kunde (Geschäftspartner …) mein Anliegen JETZT loswerden – warum sonst würde ich anrufen? Dann könnte ich auch mailen, zum Beispiel. Und wenn schon der Dialog fehlt, dann möchte ich zumindest ein asynchrones Zwiegespräch führen können. Versprechen Sie allerdings nur, was Sie auch einhalten können. Will sagen, stellen Sie sicher, dass sofort mit Beginn der nächst folgenden Bürozeit eine verantwortliche Person das Band abhört und nötige Maßnahmen einleitet: Bestellung ausführen, Zielperson informieren, für Rückruf sorgen usw. usf.: Wie ist das bei Ihnen?

Ändern Sie mal!

Es gab eine Zeit, in der es Mode war, Promi-Stimmen für seine Band-Ansage zu nutzen. Eingesprochen natürlich in aller Regel von Stimm-Doubles, klar… Dieser Hype ist schon länger vorbei. Doch mal die Ansage zu verändern, schafft Aufmerksamkeit! Dafür gibt es mehrere Chancen:

a. andere Person sprechen lassen – mal Sie selbst, mal jemand mit besonders wohlklingender Stimme (natürlich, ist Ihre auch 😉 …) – mal Frau, Mal Mann.

b. veränderter Text, und seien es nur ein paar Worte.

c. Veränderter Ablauf, etwa mit kurzem Klingel- oder Gong-Ton zum Einstieg – oder mit einem anderen auffordernden Ton zum Abschluss: Seien Sie kreativ!

Und, schon abgehört?

Ihr nächster Schritt? Rufen Sie Ihr Unternehmen an, außerhalb der Bürozeiten. Lassen Sie auf sich wirken, was Sie da hören: Wie gefällt Ihnen das? Schlüpfen Sie in die Anrufer-Rolle – und veranlassen Sie umgehend einen neuen Text, eine andere Stimme, verändertes Vorgehen, je nach Erleben. Sie finden „alles paletti“? Umso besser …

HPR PS: Denken Sie immer an AIDA, gilt auch hierfür: Nachdem Sie meine Aufmerksamkeit gewonnen haben (ich bin richtig – klingt mal anders als üblich), treffen Sie mein Interesse (Anliegen hinterlassen können) und nutzen meinen Drang (Nachricht aufsprechen), indem Sie mich eben dazu auffordern, eine Aktion durchzuführen …

Bildnachweis: Brian Jackson / Adobe Stock

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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