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Hektik im Büro? So meistern Sie Ihre Ad Hoc Aufgaben im Alltag!

Lesezeit: 2 Minuten “Ad Hoc Termine“ sind die Aufgaben oder Termine, die sporadisch und unregelmäßig anfallen und die problemlos in Ihren Tagesablauf eingegliedert werden müssen. Diese Aufgaben haben die Eigenschaft von Störenfrieden und Panikmachern, denn sie verlangen sofortige Aufmerksamkeit und können den gesamten Tagesablauf außer Kontrolle geraten lassen. Sehen Sie hier, wie trotz allem die Kontenance bewahren.

2 min Lesezeit

Hektik im Büro? So meistern Sie Ihre Ad Hoc Aufgaben im Alltag!

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Was sind Ad Hoc Aufgaben?

Der Begriff Ad Hoc kommt aus dem Lateinischen und heißt übersetzt "zu diesem" oder "hierfür". Der Begriff bedeutet auch "für diesen Augenblick gemacht" oder "zur Sache passend". Im übertragenen Sinne wird er eingesetzt für improvisierte Handlungen sowie Dinge, die speziell für einen Zweck entworfen wurden oder aus einer bestimmten Situation heraus entstanden sind. Wie dem auch sei, die allumfassende Bedeutung ist, dass derartige Aufgaben meist sofort erledigt werden wollen. Mit Prioritäten können Sie Ihren Tagesablauf im Büro stressfrei meistern.

Ist jede Aufgabe auch wirklich eine Ad Hoc Aufgabe?

Nein, nicht alle Aufgaben, die den Anschein haben, dringend und sofort erledigt werden zu müssen, bedürfen sofortiger Aufmerksamkeit. Man muss hier zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben unterscheiden. Sie werden feststellen, dass, wenn Sie eine Angelegenheit erst einmal genauer betrachtet und analysiert haben, der Panik meist schon der Wind aus den Segeln genommen wurde.

Schauen Sie sich also genau an, womit Sie es zu tun haben und entscheiden Sie dann, ob es sich wirklich um eine Ad Hoc Aufgabe handelt oder nicht. Sind sie unsicher, dann hinterfragen Sie das Ganze und holen Zusatzinformationen ein. Sie werden sehen, dass eine Ad Hoc Aufgabe in vielen Fällen ganz normal behandelt und in eine geordnete Routine eingepasst werden kann.

Beispiele für Ad Hoc Aufgaben

Ad Hoc Aufgaben können zum Beispiel sein: Krisensitzungen einberufen, Vertretungen für einen Krankheitsfall organisieren, Problembewältigung innerhalb eines Projektes, um dessen Fortkommen zu sichern, usw..

Man tendiert leicht dazu, Aufgaben, die einem zum Beispiel von der Geschäftsleitung direkt übertragen wurden, ungeachtet deren eigentlichen Priorität, sofort und ohne Rücksicht auf Verluste zu erledigen. In diesem Fall gilt: Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Priorität Sie derartigen Aufgaben zuteil werden lassen sollen und wenn Sie wirklich sehr wichtige andere Dinge zu erledigen haben, dann scheuen Sie sich nicht zu fragen, bis wann die Aufgabe erledigt werden soll und erläutern Sie gegebenenfalls die Dringlichkeit der Aufgaben, an denen Sie gerade arbeiten.

Auf die Gewichtung kommt es an!

Wenn sie Ihre Routine und die Ad Hoc Aufgaben kennen, die Ihren Tagesablauf im Büro bestimmen, dann sollten Sie entsprechende Gewichtungen vergeben. Das bedeutet, Sie müssen Sie diesen Aufgaben neue Prioritäten zuordnen. Vergeben Sie hierzu entweder Nummern von 1 bis 4 oder aber Buchstaben von A bis D. Ordnen Sie diese objektiv allen anfallenden Aufgaben des Tages zu, vergeben Sie Zeitfenster und arbeiten Sie dann Ihre Liste nach und nach ab.

Bedenken Sie bei allem – in der Ruhe liegt die Kraft, und auch die Effizienz. Mit Panik erreicht man weniger oder gar nichts!

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