Die Kunst guter Besprechungsleitung besteht darin, eng am Besprechungsthema zu bleiben (denn: Zeit ist Geld) und dennoch das kreative Potenzial der Teilnehmer für fruchtbare Lösungen zu nutzen. Der Besprechungsleiter muss nicht zwangsläufig auch die Führungskraft sein. Jedes Teammitglied kann diese Aufgabe übernehmen und so einen wertvollen Beitrag zum Teamerfolg einbringen.
Mitarbeiter aus dem Team, die Erfahrung in der Besprechungsleitung haben und dies gerne tun, erhalten so eine verantwortungsvolle Aufgabe. Hilfreich ist auch eine Art Selbstverpflichtung der Teammitglieder. Wenn Besprechungsregeln klar sind, z. B. Mobiltelefone werden ausgeschaltet, dann kann das Team auch in Selbstorganisation dafür sorgen, dass diese Regel eingehalten wird.
Gut moderieren: Das macht einen guten Besprechungsleiter aus
Er muss
- Formales klären, wie z. B. die Tagesordnung verabschieden, den Protokollanten benennen, ggf. die Dauer der Besprechung festlegen
- Struktur und Übersicht während der Besprechung schaffen
- das Ziel der Besprechung im Auge behalten
- den roten Faden des Themas verfolgen und die Teilnehmer immer wieder daran hindern, abzuschweifen
- die Zeit im Auge haben
- die Ergebnisse auf den Punkt bringen und zusammenfassen
- Resultate und Aussagen visualisieren
- für ein angenehmes Gesprächsklima sorgen
- bei Störungen eingreifen
- Konflikte ansprechen
- alle Sitzungsteilnehmer – Vielredner und Schweiger – angemessen einbeziehen
- auf ein Einhaltung von Gesprächsdisziplin achten (z. B. es redet immer nur einer)
Sie als Führungskraft haben in jedem Fall – wenn Sie nicht selbst die Besprechungsleitung übernehmen – die Aufgabe, Ihre Mitarbeiter zu ermutigen, die Rolle des Moderators mutig einzunehmen.
Oft ist es gar nicht so leicht, (dienstältere) Kollegen darauf hinzuweisen, dass sie ein anderes Teammitglied beim Reden unterbrochen haben oder dass ein klingelndes Handy stört. Deshalb brauchen Ihre Mitarbeiter Ihre Rückendeckung und Ihr Wohlwollen, wenn sie eine Besprechung gut moderieren.