In dem Grundsatzschreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) zur Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen nimmt der Nachweis der Voraussetzungen für innergemeinschaftliche Lieferungen einen breiten Raum ein.
Buch- und Belegnachweis für innergemeinschaftliche Lieferungen
Gemäß dem Grundsatzschreiben zur Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen muss der liefernde Unternehmer die Voraussetzungen für das Vorliegen der innergemeinschaftlichen Lieferung grundsätzlich buch- und belegmäßig nachweisen.
Unter einem Buchnachweis für das Vorliegen von innergemeinschaftlichen Lieferungen ist ein Nachweis durch Bücher oder Aufzeichnungen in Verbindung mit Belegen zu verstehen. Der Buchnachweis verlangt deshalb stets mehr als den bloßen Nachweis entweder nur durch Aufzeichnungen oder nur durch Belege. Belege werden durch die entsprechenden und erforderlichen Hinweise bzw. Bezugnahmen in den stets notwendigen Aufzeichnungen Bestandteil der Buchführung und damit des Buchnachweises, sodass beide eine Einheit bilden.
Nach dem Grundsatzschreiben zur Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen liegen diese Voraussetzungen nicht vor, wenn der liefernde Unternehmer den Buch- und Belegnachweis nicht, nicht vollständig oder nicht zeitnah führt. Lediglich in Ausnahmefällen kann dennoch von dem Vorliegen der Voraussetzungen für innergemeinschaftliche Lieferungen ausgegangen werden, wenn aufgrund der vorliegenden Belege und sich der daraus ergebenden tatsächlichen Umstände objektiv ergibt, dass die Voraussetzungen des § 6a Umsatzsteuergesetz (UStG) vorliegen.
Angabe des Bestimmungsortes bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
Gemäß dem Grundsatzschreiben zur Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen muss der liefernde Unternehmer nachweisen, dass der Gegenstand physisch in einen anderen Mitgliedstaat gelangt ist. Hierbei reicht es nicht aus, wenn sich aus den Belegen nur ergibt, dass der Gegenstand in einen anderen Mitgliedstaat transportiert wurde. Vielmehr muss sich aus den Belegen der jeweilige Bestimmungsort ergeben.
Der Begriff "Bestimmungsort" ist nach dem Grundsatzschreiben zur Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen dahingehend zu verstehen, dass aus den Belegen der jeweilige EU-Mitgliedstaat, in den der gelieferte Gegenstand befördert werden soll oder befördert wird, und der dort belegene Bestimmungsort des Liefergegenstands (z. B. Stadt, Gemeinde) hervorgehen. Eine Angabe wie z. B. "Aus Deutschland ausgeführt und nach Österreich verbracht" ist unzureichend, wenn der Bestimmungsort in dem anderen Mitgliedstaat nicht genannt ist.
Die Nachweispflicht trifft dabei immer den Unternehmer, der die Steuerbefreiung für die innergemeinschaftlichen Lieferungen in Anspruch nehmen will. Daher kann der Unternehmer auch nicht einwenden, er habe z. B. als Zwischenhändler in einem Reihengeschäft ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse daran, den endgültigen Bestimmungsort des Liefergegenstandes nicht anzugeben, um den Endabnehmer nicht preisgeben zu müssen.
Auch ein Einwand des liefernden Unternehmers, dass er im Falle der Beförderung oder Versendung durch den Abnehmer in einem Reihengeschäft keine verlässlichen Angaben über den Bestimmungsort des Gegenstandes machen könne, ist nicht durchgreifend.
Die Empfangsbestätigung des Abnehmers
Nach dem Grundsatzschreiben zur Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen kommt der Empfangsbestätigung des Abnehmers eine große Bedeutung zu. Aus der Empfangsbestätigung muss sich eindeutig ergeben, wer der Abnehmer der Lieferung ist und welche Verbindung zu einem eventuell eingeschalteten Beauftragten besteht. Insbesondere soll die Identität des Abnehmers nachgewiesen werden.
Als Nachweis hierzu wird z. B. eine Passkopie des Abnehmers oder des Beauftragten gefordert. Ist ein Vertretungsberechtigter des Leistungsempfängers aufgetreten, muss dessen Vertretungsberechtigung nachweisbar sein (z. B. durch einen aktuellen Handelsregisterauszug).
Hat der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung selber in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert (Abhollieferung), so muss der Leistungsempfänger nach dem Grundsatzschreiben zur Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen schriftlich bestätigen, dass er den Gegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet transportieren wird. Diese Bestätigung hat schriftlich und in deutscher Sprache zu erfolgen.
Wichtig: Nach dem Grundsatzschreiben zur Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen ist die Vorlage einer allgemeinen Vollmacht, die den Beauftragten des Abnehmers berechtigt, in dessen Namen Waren in Empfang zu nehmen und in das übrige Gemeinschaftsgebiet zu befördern, nicht ausreichend. Dabei ist es unerheblich, ob die Vollmacht datiert oder undatiert ist.
Die Vollmacht muss wiederum eine Unterschrift des Abnehmers bzw. seines Vertretungsberechtigten enthalten, die den Vergleich mit der Unterschrift auf der Passkopie ermöglicht. Ferner muss sich aus der Versicherung nach § 17a Abs. 2 Nr. 4 UStDV oder der Empfangsbestätigung nach § 17a Abs. 2 Nr. 3 UStDV ergeben, dass der Abnehmer den Beauftragten mit der Beförderung des Liefergegenstands im Rahmen der Lieferung an den Abnehmer beauftragt hat.
Wird der Gegenstand der innergemeinschaftlichen Lieferung von dem liefernden Unternehmer oder dem Abnehmer durch einen selbstständigen Beauftragten versendet, so kommen als Versendungsnachweis insbesondere Frachtbriefe, Posteinlieferungsscheine, Ladescheine oder auch ein CMR-Frachtbrief in Betracht. Damit ein CMR-Frachtbrief als Nachweis anerkannt werden kann, muss dieser aber alle erforderlichen Angaben enthalten. Diese werden im Grundsatzschreiben zur Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen noch einmal aufgeführt.
Wichtig: Insbesondere ist darauf zu achten, dass der Frachtbrief von dem Absender unterschrieben worden ist. Absender in diesem Sinne ist immer der Auftraggeber des Frachtführers, auch wenn es sich bei ihm um den Abnehmer der Ware (Leistungsempfänger) handelt.
Die USt-IdNr. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
Zu dem Buchnachweis, die der leistenden Unternehmer nach dem Grundsatzschreiben zur Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen zu führen hat, gehört auch der buchmäßige Nachweis der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Allerdings reicht die Aufzeichnung der USt-IdNr. nicht aus, um die Identität des Leistungsempfängers nachzuweisen. Dies gilt auch dann, wenn die USt-IdNr. zutreffend ist. Der Nachweis und die Identität des Abnehmers sind durch weitere Unterlagen (z. B. durch einen Kaufvertrag) nachzuweisen.
Wichtig: Ohne Aufzeichnung der zutreffenden USt-IdNr. kann der Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung grundsätzlich nicht geführt werden.
Die Aufzeichnungen sollen nach dem Grundsatzschreiben zur Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen grundsätzlich laufend und unmittelbar nach Ausführung des jeweiligen Umsatzes vorgenommen werden.