GmbH-Geschäftsführer: Was Sie unbedingt regeln sollten

Als Geschäftsführer einer GmbH werden Sie von den Gesellschaftern in Ihr Amt bestellt und damit zum handlungsbevollmächtigten Organ der GmbH. Unabhängig davon werden Ihre Rechte und Pflichten gegenüber der GmbH im Geschäftsführer-Anstellungsvertrag bestimmt.
Klare Regelungen im Anstellungsvertrag sind nicht nur für die GmbH, sondern auch für den Geschäftsführer wichtig. Dabei ist zunächst zu unterscheiden zwischen:

1. Gesellschafter-Geschäftsführer
Sind Sie Gesellschafter-Geschäftsführer, sollten Sie insbesondere Ihre Vergütung im Anstellungsvertrag klar und eindeutig regeln. Denn nur so stellen Sie sicher, dass die Zahlungen an Sie steuerlich Betriebsausgaben der GmbH sind und keine verdeckte Gewinnausschüttung.

2. Fremd-Geschäftsführer
Sind Sie Fremd-Geschäftsführer, geht es für Sie im Anstellungsvertrag vor allem darum, Ihre Haftung einzugrenzen und Ihre Ansprüche gegenüber der GmbH zu sichern. Denn als Geschäftsführer sind Sie kein Arbeitnehmer. Die gesetzlichen Arbeitnehmerschutzrechte wie Bundesurlaubsgesetz, Entgeltfortzahlungsgesetz oder Mutterschutzgesetz gelten für Sie grundsätzlich nicht.

Folgende Punkte sollten unbedingt im Geschäftsführer-Anstellungsvertrag geregelt sein:

1. Versicherung der ordnungsgemäßen Bestellung
Damit sichert Ihnen die GmbH rechtsverbindlich zu, dass alle rechtlichen Voraussetzungen für Ihre zukünftige Geschäftsführer-Tätigkeit ordnungsgemäß erledigt wurden. Für falsche Angaben haften dann die Gesellschafter.

2. Beendigung des Vertrages/Kündigung
Der Geschäftsführer-Anstellungsvertrag kann von vorne herein befristet werden. Die Befristung kann dabei

– über einen bestimmten Zeitraum (5 Jahre) oder
– bis zu einem bestimmten Lebensalter (65. Lebensjahr) ausgesprochen werden.

Für den auf einen bestimmten Zeitraum begrenzten Anstellungsvertrag wird in der Regel eine Anschlussoption vereinbart, wonach sich der Anstellungsvertrag um weitere 2, 3 oder 5 Jahre oder unbefristet zu den gleichen Bedingungen verlängert, sofern keine der Vertragsparteien das Anstellungsverhältnis beendet.

Die Beendigung des Anstellungsvertrages kann aber auch an ein bestimmtes Ereignis gekoppelt werden:

– Verlust einer Qualifikation
– Strafverfahren
– Längere Krankheit
– Verlust der Gesellschafterstellung
– Nicht rechtzeitige Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses

Tipp

Denken Sie in jedem Fall daran, eine Frist für die ordentliche Kündigung festzulegen.

1. Vertretungsberechtigung (bei mehreren Geschäftsführern)
Sind Sie allein vertretungsberechtigt oder nur gemeinsam mit einem anderen Geschäftsführer oder Prokuristen? Regelungen zur Vertretungsbefugnis müssen im Gesellschaftsvertrag der GmbH festgeschrieben werden. Sind sie außerdem Bestandteil Ihres Anstellungsvertrages, ist eine Änderung nur noch durch eine Änderungskündigung – also mit Ihrer Zustimmung – durchsetzbar.

2. Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte
Hier wird festgelegt, welche Geschäfte Sie als Geschäftsführer nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Gesellschafter ausführen dürfen. Das dient der beiderseitigen Sicherheit und ist beispielsweise üblich bei Immobiliengeschäften, Investitionen, die ein bestimmtes Volumen überschreiten oder auch Arbeitsverträgen mit leitenden Angestellten.

3. Nebentätigkeiten
Was ist erlaubt? Wozu ist die Zustimmung der Gesellschafter notwendig?

4. Entlastung
Ein rechtlicher Anspruch des Geschäftsführers auf Entlastung besteht nicht. Deshalb sollten Sie vor allem als Fremd-Geschäftsführer darauf bedacht sein, dass im Anstellungsvertrag der Entlastungsanspruch festgeschrieben wird.

5. Vergütung
Denken Sie hier an:
– sämtliche Vergütungsbestandteile wie festes Jahres- oder Monatsgehalt, Weihnachtsgeld – – gewinnabhängige Tantiemen in ihrer Höhe und Fälligkeit sowie
– eine Regelung für Gehaltserhöhungen bzw. -überprüfungen.

Zur steuerlichen Anerkennung muss auch der Zuschuss zur freiwilligen Krankenversicherung des Geschäftsführers  im Anstellungsvertrag vereinbart werden.

6. Dienstwagen, Reisekosten und Spesen

7. Urlaub
Da das Bundesurlaubsgesetz für Sie nicht gilt, haben Sie als GmbH-Geschäftsführer nur einen Anspruch auf angemessene Erholung. Da dies in der Praxis regelmäßig zu Unklarheiten führt, empfiehlt es sich, den Urlaubsanspruch vertraglich zu regeln.

Das umfasst:
– die Anzahl der Urlaubstage
– die Verpflichtung zur Abstimmung mit betrieblichen Belangen
– eine Abgeltungsregelung für den Fall der betriebsbedingten Verhinderung des Urlaubsantritts
– den Anspruch auf Urlaubsgeld
– Fälligkeit des Urlaubsgelds

8. Gehaltsfortzahlung
Auch wenn Sie als Gesellschafter kein Arbeitnehmer sind und das Entgeltfortzahlungsgesetz für Sie nicht gilt, haben Sie gemäß § 616 BGB doch Anspruch auf 6 Wochen Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall. In der Praxis üblich und für den Gesellschafter-Geschäftsführer steuerlich anerkannt ist eine Gehaltsfortzahlung  für die Dauer von 6 Monaten bis zu längstens einem Jahr. Hier sind die Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen.

Im Todesfall können Sie für die Hinterbliebenen vereinbaren, dass noch für 3 Monate das volle Gehalt weiter gezahlt wird.

Wichtig

Sind Sie als Geschäftsführer freiwillig unfallversichert, sollten Sie den Anspruch auf Gehaltsfortzahlung für unfallbedingte Arbeitsunfähigkeit im Anstellungsvertrag ausschließen. Sonst haben Sie keinen Anspruch auf Verletztengeld.

9. Mutterschutz
Der Geschäftsführerin steht ein Anspruch aus dem Mutterschutzgesetz nicht zu. Sollen diese Bestimmungen gelten, dann muss dies ausdrücklich vereinbart werden. Für die Geburt eines Kindes kann die GmbH einen steuerfreien Zuschuss in Höhe von 700 DM (ab 2002: 358 Euro) zahlen, sofern dies vertraglich vereinbart ist.

10. Versicherungen
beispielsweise Direktversicherung und Unfallversicherung

11. Pensionszusage
mit Regelungen für den Fall einer Erwerbsminderung  sowie zur Hinterbliebenenversorgung

12. Sonstige Leistungen
z.B. Gesundheitscheck, Kreditkarten, Heirats- und Geburtszuschüsse usw.