Gestaltungsregeln für exzellente Berichte in MS Excel

Was macht die Qualität eines Berichts aus: Datenqualität, Aktualität – ja klar. Und außerdem? Informationsdichte, Klarheit in der Informationsaufbereitung und einfache Orientierung. Hier finden Sie Tipps für ein Design exzellenter Berichte.

Vor der Gestaltung stehen die Fragen

Zu Beginn jedes Berichtsdesigns stehen offenbar Fragen, die ein gutes Verständnis des Geschäftsmodells voraussetzen: Welche Informationen sind eigentlich für den Empfänger wichtig? Was sind die Erfolgsfaktoren des Geschäftsmodells? Oder: Welche Logik liegt der Unternehmenssteuerung zugrunde?

Diese Fragen beantworten grundsätzlich, WAS Sie überhaupt zeigen müssen. Diese Fragen sollten Sie klären, bevor Sie mit der grafischen Gestaltung von Berichten in MS Excel anfangen.

Der nächste Schritt behandelt die Frage, WIE Sie die Berichtsinhalte aufbereiten: Welche Präferenzen in der Darstellung haben die Adressaten eines Berichts? Sind visuell aufbereitete Inhalte gewünscht, beispielsweise in Diagrammen? Handelt es sich um "Zahlenmenschen", die eine hohe Informationsdichte bevorzugen, also Tabellen wünschen?

Sobald diese Fragen geklärt sind, wenden Sie folgende Gestaltungsregeln an, um zu einem MS Excel Reporting zu gelangen, das wirklich state-of-the-art ist. Zusammengefasst sollten die Gestaltungsprinzipien sein: Vereinfachung – Verdichtung – Verknüpfung. Was das im Einzelnen bedeutet, sehen Sie in der ersten Grafik der Bildergalerie.

Anwendung der Gestaltungsregeln

Damit das keine graue Theorie bleibt, hier eine beispielhafte Anwendung der vorgestellten Gestaltungsregeln. Wir starten mit einem Bericht aus dem Horrorkabinett von MS Excel Reportings und wenden Schritt für Schritt die vorgestellten Regeln an. Die kommentierten Berichtsversion finden Sie in der Bildergalerie.

Schauen Sie sich den Screenshot der ersten Berichtsversion an. Die Kardinalfehler sind offensichtlich und werden in der Grafik direkt erläutert. Dieser Bericht erfüllt ganz offensichtlich keinerlei Minimalstandards hinsichtlich Formatierung und Informationsdichte.

Die ersten erforderlichen Maßnahmen zur Verbesserung liegen auf der Hand: Eliminierung von 3D-Effekte ohne Aussagewert was im Übrigen sofort deutlich werden lässt, wie gering der Informationsgehalt ist. Es dürfte nicht überraschen, dass geringer Informationsgehalt einer der wesentlichen Gründe für den Einsatz von 3D überhaupt ist.

Weiteres Thema für die Optimierung: Wenn – wie hier – Diagramme zu verschiedenen Geschäftsbereichen jeweils unterschiedliche Skalierungen verwenden, dann sind die Informationen nicht vergleichbar, was sehr irreführend ist für den Berichtsadressaten.

Dies lässt sich in MS Excel leicht beheben, indem die Skalierung der relevanten Diagrammachsen in den Formatierungsoptionen nicht auf "automatisiert" gesetzt wird, sondern "manuell" für alle Diagramme auf den gleichen Maximalwert gesetzt wird. Dieser Maximal muss offensichtlich von dem Diagramm abgeleitet werden, das die höchsten Werte aufweist.

Diese Einstellung kann auch einfach durch ein Makro vorgenommen werden, so dass die Skalierung jeweils automatisiert so eingestellt wird, dass die Darstellung optimal ist.  

Nach der Anwendung der Gestaltungsregeln

Schauen wir uns nun den Bericht in der optimierten Version an: Insbesondere die Informationsdichte der Diagramme wurde deutlich erhöht. Sind Sie Controller? Dann verstehen Sie den Aussagegehalt der Diagramme sofort: Die Entwicklung des Cashflows je Geschäftsbereich wird nun über einen Zeitraum von 12 Monate gezeigt.

Gleichzeitig weisen die drei unterschiedlichen Graphen die klassischen Bestandteile des Cashflows auf: Operating CF, Financing CF und Investing CF. Das Extra: Die Differenzierung zwischen IST- und Plan-Zahlen im 12-Monatszeitraum.

Ein weiteres ganz wichtiger Hinweis: Kommentarfelder. Was Sie als Controller immer leisten müssen, ist die vertiefte Analyse  geben Sie Hintergrundinformationen, weisen Sie auf Querverbindungen hin. Ein Bericht ohne eine solche Analyse ist aus meiner Sicht verfehlt. Wie Sie das flexibel beispielsweise in ein Excel Reporting integrieren können [nämlich über Indices], illustriert das der Screenshot des verbesserten Berichts.

Weiterer Tipp: Nutzen Sie sogenannte Microcharts. Wenn Sie – wie im gezeigten Screenshot – Daten aus den vergangenen 12 Monaten abbilden, kann der Adressat auf den ersten Blick erkennen, wie der Trend bei Umsatz oder Cash Flow ist, saisonalen Schwankungen werden erkennbar und so weiter.

Die Technik für Microcharts [in Excel Sparklines] ist denkbar einfach. Es handelt sich um Mikro-Diagramme – mit dem Unterschied, dass Sie in einer einzigen Zelle gezeigt werden. Für Excel 2003 ist diese Technik im Übrigen auch verfügbar. Es gibt einige Anbieter von einschlägigen Add-ins.