1. Schritt: Bereiten Sie sich auf das Kritikgespräch vor
Dieser erste Schritt ist essentiell! Er beschert Ihnen nicht nur eine Klärung des Kritikpunkts, sondern hilft Ihnen auch dabei, sich emotional „runterzubringen“. Nehmen Sie sich fünf bis fünfzehn Minuten ganz konzentriert Zeit, um das Kritikgespräch vorzubereiten.
Beachten Sie bei der Vorbereitung des Kritikgesprächs folgende Punkte:
- Konzentrieren Sie, was genau Sie mit dem Kritikgespräch erreichen wollen. Oftmals wird dieser Punkt nur sehr ungenau ausgesprochen, als wüsste der Kritisierte schon selbst, was zukünftig anders zu geschehen hätte. Und die Folge ist wieder ein „Mangel“ beim Mitarbeiter/Kollegen, so dass das Spiel von neuem beginnt.
- Ihre Lösungsstrategie ist nur so gut, wie deren Umsetzung realistisch ist. Vergessen Sie also nicht, sich auch nach den Fähigkeiten, Kompetenzen, speziellen Stärken und Schwächen des Kritisierten zu fragen.
- Sie wollen mit Ihrer Kritik einen Menschen in eine bestimmte Richtung lenken. Selbstmotivation wird der Kritisierte dann viel leichter entwickeln, wenn er die eigenen Vorteile dieses Schritts begreift.
2. Schritt: Verabreden Sie einen Termin
Vereinbaren Sie einen Termin für das Feedback-Gespräch. Nennen Sie dabei auch ganz konkret den Anlass, damit der andere sich ebenfalls vorbereiten kann. Reservieren Sie für das Kritikgespräch genug Zeit – mindestens eine halbe Stunde. Schließlich sollen sowohl Ursachen geklärt als auch gemeinsame Schritte zur restlosen Auflösung des Kritikpunktes festgelegt werden.
3. Schritt: Der Gesprächsbeginn
Legen Sie Ihre Kritik dar. Bleiben Sie dabei ruhig und sachlich, zeigen Sie Ihren Respekt für den Gesprächspartner, und halten Sie sich zu diesem Zeitpunkt mit Ihren Änderungswünschen zurück. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter/Kollegen stattdessen im Anschluss an Ihre Darstellung Gelegenheit, seine Position zu erläutern. Vielleicht helfen Sie ihm mit der einen oder anderen Frage auf die Sprünge.
4. Schritt: Der Gesprächsschwerpunkt
Diesem Schritt sollte innerhalb des Gesprächs die meiste Zeit gehören. Denn jetzt erhält Ihr Gesprächspartner Gelegenheit, seine Sichtweise genauer darzulegen. Das ist der erste Schritt, mit dem Sie sicherstellen, dass das Kritikgespräch nicht in der Sackgasse endet. Denken Sie daran: Das Ziel des Kritikgesprächs ist nicht ein Wogenglätten, sondern die Lösung eines Problems – wenn nötig, inklusive Verhaltensänderung beim Betroffenen. Ein „demütiges“ Gegenüber bringt Ihnen also gar nichts, wenn dessen Motivation dadurch begraben wird.
5. Schritt: Der gemeinsame Blick in die Zukunft
Spätestens jetzt sollten Sie dem Gesprächspartner Ihre Ziele, die Sie während der Vorbereitungsphase fixiert haben, mitteilen. Was soll sich ändern? Laden Sie Ihren Gesprächspartner ein, sich Schritte zu überlegen, wie das Ziel – also die Auflösung des Kritikpunkts – erreicht werden kann. Klären Sie gemeinsam, welche Unterstützung Ihr Gesprächspartner vielleicht benötigt oder sich wünscht.
6. Schritt: Vereinbaren Sie realistische Kontrollziele
Das Kritikgespräch endet mit der Vereinbarung von Kontrollterminen – je nach Länge des Realisierungsprozesses schon während der Umsetzung oder erst nach Erreichung des Ziels. In beiden Fällen sollten die zeitlichen Abstände weder zu lang noch zu kurz sein. Zwei Wochen, spätestens einen Monat, nach dem Kritikgespräch, sollte ein Kontrolltermin stattfinden, damit das Ziel nicht vergessen wird. Dieser Termin unterstreicht die Verbindlichkeit für alle Beteiligten.
Vergessen Sie bei dieser „Kontrolle“ nicht, die Erfolge – auch kleine Schritte – zu würdigen. Erkennen Sie den Einsatz und die Ergebnisse an, aber auch die neu gewonnenen Erkenntnisse, die die Beibehaltung des Erreichten unterstützen werden.
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