Kurze Übersicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen – diese Kosten können steuerlich abgesetzt werden:
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Kostenposition
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Ergänzende Hinweise
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Einlagerung
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Die Aufwendungen für die Einlagerung von Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr, die am Bilanzstichtag noch nicht archiviert sind, sind berücksichtigungsfähig. Dazu gehören auch die Kosten für die Mikroverfilmung oder Digitalisierung sowie das Brennen von CDs und die Datensicherung.
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Raumkosten (Archivräume)
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Dazu zählen anteilig: Miete, bzw. Gebäudeabschreibung, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung und Strom. Die Regel zur Ermittlung der anteiligen Kosten sieht in vereinfachter Form so aus: Die Kostenpositionen werden entsprechend der Fläche des Archivs zur Gesamtfläche des Gebäudes berücksichtigt.
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Einrichtungsgegenstände
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Hier kommt die Absetzung für Abnutzung (AfA) bei Schränken und Regalen zum Tragen. Die Finanzverwaltung geht hier davon aus, dass die Lagerung weiter mit vorhandenen Regalsystemen erfolgt.
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Personalkosten
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Es können anteilig Kosten für Hausmeister, Reinigung und Lesbarmachung des Datenbestands berücksichtigt werden.
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Nicht absetzen können Sie generell:
- Anteilige Kosten zur Finanzierung der Archivräume
- Kosten für eine zukünftige Anschaffung von Regalen und Ordnern
- Kosten für die Entsorgung von Geschäftsunterlagen nach Ende der Aufbewahrungsfrist
- Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen
Im nächsten Jahr wird der Körperschaftssteuersatz auf 15% abgesenkt. Daher ist es anzuraten, 2007 alle Möglichkeiten zur Bildung von Rückstellungen zu nutzen.