5. Zu Ihrer freundlichen Kenntnisnahme übersenden wir Ihnen heute
So würden Sie nicht reden, oder? Dann schreiben Sie es auch nicht. Was ist das überhaupt für eine Formulierung "freundliche Kenntnisnahme"? Und warum "übersenden" Sie statt zu "senden" oder zu "schicken"? Und besser wäre, Sie schrieben "Sie erhalten" statt "wir senden". So machen Sie es besser:
- Sie erhalten heute unseren aktuellen Prospekt.
- Sie erhalten heute eine Kopie des Schreibens für Ihre Unterlagen.
6. Für heute verbleiben wir höflich
Wo und wie verbleiben Sie genau? Und Sie halten sich selbst für höflich? Wie unaufdringlich! Diese Formulierung könnte verstaubter und altmodischer nicht sein. Bitte beenden Sie Ihren Brief mit einem Punkt und lassen Sie die Grußformel nicht mit einfließen. Dieser Satz existiert nur, weil man häufig meint, noch irgendetwas schreiben zu müssen. Stimmt aber nicht.
Tipp: Beenden Sie Ihren Brief mit einem freundlichen Satz, der nichts mit "verbleiben" zu tun hat. Dieser Satz kann aber sehr individuell sein und lauten: "Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns anzurufen." oder "Viel Erfolg!".
7. In der Hoffnung, Ihnen hiermit gedient zu haben
… und Ihnen bald die Füße küssen zu dürfen? Merke: Höflichkeit hat nichts mit Unterwürfigkeit aus Kaisers Zeiten zu tun. Hören Sie auf zu dienen. Helfen Sie bei Fragen weiter und unterstützen Sie. Beispiele:
- Sie haben noch Fragen? Bitte rufen Sie Birgit Müller an, sie hilft Ihnen gerne weiter.
- Wenn Sie noch Wünsche oder Anregungen haben, helfe ich Ihnen gern weiter.
8. Herr XY steht Ihnen jederzeit persönlich zur Verfügung.
Hmmm! Das macht Appetit auf mehr! Wie persönlich denn genau? Oder ist das nicht gemeint? Hilft er mir eventuell nur weiter, wenn ich Fragen zu der im Brief geschilderten "Angelegenheit" habe oder geht der Kundenservice ein Stück weiter? Die Erwartungen des Lesers, die durch eine solche Formulierung geweckt werden, entsprechen sicher nicht den Vorstellungen des Herrn XY.
Niemand steht irgendjemand zur Verfügung – und schon gar nicht persönlich oder besser noch "jeder Zeit". So machen Sie es besser:
Niemand steht irgendjemand zur Verfügung – und schon gar nicht persönlich oder besser noch "jeder Zeit". So machen Sie es besser:
- Wenn Sie Fragen haben, hilft Ihnen Herr XY gern weiter.
- Wenn Sie Fragen haben, berät Herr XY Sie gern.
9. Die uns freundlicherweise überlassenen Unterlagen erhalten Sie zu unserer Entlastung zurück
Ganz schön brutal. Waren die Unterlagen eine solch große Last? Haben sie gar Schmerzen verursacht oder war es einfach nur unangenehm für Sie, dass Sie sie so lange aufbewahren mussten? So haben Sie es nicht gemeint? Genau das signalisieren Sie mit dieser Formulierung! Besser Sie schreiben: Sie erhalten heute Ihre Unterlagen zurück.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einige der verstaubten Formulierungen verwenden, ist sofortiges Handeln erforderlich. Bringen Sie die Korrespondenz in Ihrem Unternehmen auf einen aktuelleren Stand. Ihre Kunden danken es Ihnen.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einige der verstaubten Formulierungen verwenden, ist sofortiges Handeln erforderlich. Bringen Sie die Korrespondenz in Ihrem Unternehmen auf einen aktuelleren Stand. Ihre Kunden danken es Ihnen.