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Führungsinstrumente: Wie Sie Mitarbeiter auf Probleme ansprechen

Lesezeit: 2 Minuten Kritik üben und Probleme in der Zusammenarbeit ansprechen sind oft die unangenehmsten Aufgaben von Führungskräften, aber wichtige Führungsinstrumente. Denn Ihre Mitarbeiter brauchen Ihre Rückmeldung über die eigene Arbeitsweise sowie ihr Verhalten. So kritisieren Sie richtig!

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Führungsinstrumente: Wie Sie Mitarbeiter auf Probleme ansprechen

Führungsinstrumente: Wie Sie Mitarbeiter auf Probleme ansprechen

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Eines der wichtigsten Führungsinstrumente: Klare Aussagen treffen

Das Ansprechen von Problemen wird oft als so unangenehm empfunden, dass unerfahrene Führungskräfte, aber auch Führungskräfte mit viel Führungserfahrung langatmig um den „heißen Brei“ herumreden. Eine klare Aussage der Führungskraft, was konkret an Problemen vorliegt, fehlt meist ebenso wie die unzweideutige Ansage, was genau die Führungskraft nun von ihrem Mitarbeiter erwartet.

Das Ergebnis: Der kritisierte Mitarbeiter hat viele Möglichkeiten, für sich zu interpretieren, was er gehört hat. Der Ärger auf allen Seiten ist dann groß, wenn ein (vermeintliches) Kritikgespräch offensichtlich keine Konsequenzen hat.

Mit welchen Führungsinstrumenten Probleme ansprechen?

Den Mitarbeitern ein klares, respektvolles und zielorientiertes Feedback zu geben, ist leichter gesagt, als getan. Mit diesen Führungsinstrumenten sprechen Sie Probleme in drei Schritten an. 

Schritt 1: Sprechen Sie zuerst an, was konkret Sie als Führungskraft beobachtet haben

  • Welches Verhalten Ihres Mitarbeiters hat Sie irritiert? Was genau haben Sie gesehen, erlebt, beobachtet?
  • Welcher Fehler genau ist Ihnen bei der Arbeit des Mitarbeiters aufgefallen?
  • Was stört Sie konkret?

Versuchen Sie, das Beobachtete zu beschreiben ohne zu bewerten. Objektivität ist ein wichtiges Führungsinstrument. Denn (Be-)Wertungen werden schnell als Angriff verstanden, gegen den sich Ihr Mitarbeiter verteidigen möchte. Abblocken ist dann normal. Eine wertneutrale Beschreibung eines konkreten Beispiels hat größere Chancen, vom Mitarbeiter akzeptiert zu werden.
Eine Aussage wie „Sie kommen dauernd zu spät zu Besprechungen, Sie sind unzuverlässig!“ drängt den Mitarbeiter in die Defensive (selbst dann, wenn er wirklich häufig zu spät kommt). Der Hinweis „In den letzten 3 Sitzungen sind Sie jeweils 10 Minuten zu spät gekommen!“ ist zwar auch kein Ruhmesblatt für Ihren Mitarbeiter, aber wenn die Aussage sachlich korrekt ist, kann Ihr Mitarbeiter sie nachvollziehen.

Schritt 2: Erklären Sie die Konsequenzen des Verhalten des Mitarbeiters

Das Aufzeigen von Konsequenzen ist ein wichtiges Führungsinstrument. Oft sind Ihrem Mitarbeiter die Konsequenzen seines Handelns nicht klar. Warum soll ich dies oder jenes tun, wenn sich mir als Mitarbeiter nicht Sinn und Zweck erschließen? Führungskräfte sollten begründen und schlüssig darlegen, welche Konsequenzen ein Fehlverhalten auf den Betriebsablauf oder die Zusammenarbeit hat. So kann der Mitarbeiter besser einordnen, warum sein bisheriges Verhalten oder seine bisherige Arbeitsweise unpassend waren.

  • Welche Konsequenzen hat das Verhalten des Mitarbeiters auf die Arbeitsergebnisse?
  • Was bedeutet sein Verhalten für die Zusammenarbeit zwischen Führungskraft, Mitarbeiter und Team?

„Wenn Sie zu Besprechungen zu spät kommen, muss das Team warten und kostbare Zeit vergeuden, weil wir nicht anfangen wollen, solange wir nicht vollzählig anwesend sind“. Ihr Mitarbeiter kann so nachvollziehen, dass Sie als Führungskraft nicht nur einfach pingelig sind, sondern gute Gründe für das Anmahnen von Pünktlichkeit haben.

Schritt 3: Formulieren Sie, was Sie zukünftig von Ihrem Mitarbeiter wünschen

In unserem kleinen Beispiel liegt es auf der Hand, was Führungskräfte sich hier vom Mitarbeiter wünschen: Pünktlichkeit und Einhalten von Terminen. Oft ist die Sachlage aber nicht so klar. Führungskräfte sollten deshalb als drittes wichtiges Führungsinstrument klar formulieren, was sie von ihren Mitarbeitern wünschen oder erwarten.
Je klarer und konkreter formuliert, desto besser. „Ich bitte Sie, in Zukunft, dies … zu beachten!“. Klare Ansage, klarer Auftrag. Daran kann sich Ihr Mitarbeiter orientieren ohne viel interpretieren zu müssen. Klar und hart in der Sache, respektvoll und weich zu den Menschen. Ein Verhalten, das für konfliktfähige Führungskräfte ein Muss ist.

Der Vorteil eines solchen Vorgehens: Ihren Auftrag können Sie später nachprüfen. Hat der Mitarbeiter sich so verhalten, wie Sie ihn gebeten haben? Oder war das Gespräch mit ihm ohne Ergebnis? Wenn Sie keine Veränderung im Verhalten oder der Arbeitsweise des Mitarbeiters erkennen können, haben Sie die Möglichkeit, mit Ihrem Mitarbeiter ein Kritikgespräch zu führen. Kritikgespräche rechtzeitig geführt, hilft Konflikte zu vermeiden.

Bildnachweis: pressmaster / stock.adobe.com

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