Wenn der private Nutzungsanteil des Firmenwagens nach der 1-Prozent-Methode ermittelt wird, dann sind die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ebenfalls pauschal zu ermitteln. Dies galt jedenfalls bislang, denn 2011 hat das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben eine Besserstellung für Wenigfahrer geschaffen.
Firmenwagen und die 1 Prozent-Regelung
Nutzt ein Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch privat, so ist für die Privatnutzung ein geldwerter Vorteil in Höhe von 1 Prozent des Bruttolistenneupreises zu versteuern und zu verbeitragen. Zusätzlich ist für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ebenfalls der geldwerte Vorteil zu ermitteln und der Steuer- und Beitragspflicht zu unterwerfen.
Hierbei wird neben des (auf volle hundert Euro) abgerundeten Bruttolistenneupreises die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zugrunde gelegt. Ferner galt es, diese Werte mit 0,03 Prozent zu multiplizieren, um den geldwerten Vorteil für die Nutzung des Firmenwagens für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu ermitteln. Grundlage für den Wert von 0,03 Prozent waren 15 angenommene Fahrten monatlich, die der Arbeitnehmer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte fährt.
Eingerechnet in diese Pauschale sind bereits Urlaubs- und Krankheitstage des Arbeitnehmers. Bei dieser Regelung waren Arbeitnehmer, die weniger als die beschriebenen 15 Fahrten im Monat zurücklegten, schlechter gestellt, da der geldwerte Vorteil "höher" als die tatsächliche Nutzung war.
Dieser Benachteiligung ist das Bundesfinanzministerium 2011 mit einem Schreiben entgegengetreten. Nun können Wenigfahrer nämlich die sogenannte Einzelbewertung wählen. Dies bedeutet, dass der geldwerte Vorteil nicht mehr für den Monat mit dem Faktor 0,03 Prozent multipliziert wird, sondern jede Fahrt einzeln mit dem Faktor 0,002 Prozent.
Firmenwagen: Grundsätze für Einzelbewertung
Das Bundesfinanzministerium hat folgende Grundsätze für die Einzelbewertung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte aufgestellt:
- Der Arbeitgeber ist im Lohnsteuerabzugsverfahren nicht zur Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten verpflichtet. Ihm bleibt es aus Vereinfachungsgründen unbenommen, nur die Ermittlung des Zuschlags mit 0,03 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer vorzunehmen. Er kann z. B. auch die Gestellung des betrieblichen Kraftfahrzeugs an die Anwendung der 0,03-Prozent-Regelung binden.
- Für die Anwendung der Einzelbewertung im Lohnsteuerabzugsverfahren hat der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber kalendermonatlich fahrzeugbezogen schriftlich zu erklären, an welchen Tagen er das betriebliche Kraftfahrzeug tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte genutzt hat. Eine Datumsangabe ist dabei notwendig, die bloße Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus. Diese Erklärungen hat der Arbeitgeber als Belege beim Lohnkonto aufzubewahren. Es ist aus Vereinfachungsgründen nicht zu beanstanden, wenn für den Lohnsteuerabzug jeweils die Erklärung des Vormonats zugrunde gelegt wird.
- Der Arbeitgeber muss in Abstimmung mit dem Mitarbeiter die Methode für jedes Kalenderjahr einheitlich für alle diesem überlassenen betrieblichen Kraftfahrzeuge festlegen. Die Methode darf während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden. Bei der Einkommensteuererklärung ist der Mitarbeiter jedoch nicht an die für die Lohnsteuer gewählte Methode gebunden.
- Bei der Einzelbewertung muss tagesgenau aufgezeichnet werden, wann der Arbeitnehmer den Firmenwagen für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt hat. Es ist dann jeder Fahrttag mit 0,002 Prozent zu multiplizieren und dieses Ergebnis mit dem auf volle 100 Euro gerundeten Bruttolistenneupreis zu multiplizieren. Wichtig dabei ist, dass die Anzahl der monatlichen Fahrten nicht begrenzt ist. Es gilt aber, dass nicht mehr als 180 Fahrten im Jahr abzurechnen sind. Sollten mehr als diese 180 Fahrten zusammenkommen, so ist im letzten Monat entsprechend zu kürzen.