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Fax-Rechnungen: So sichern Sie sich Ihren Vorsteueranspruch

Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 29.1.2004, Az. IV B 7 – S 7280 – 19/04, handelt es sich bei Rechnungen, die Sie per Fax übersenden bzw. erhalten, um elektronisch übermittelte Rechnungen.

Fax-Rechnungen: So sichern Sie sich Ihren Vorsteueranspruch

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug bei Fax-Rechnungen
Wenn der Vorsteuerabzug erhalten bleiben soll, ist die Übersendung per Fax nur zulässig, wenn

  • die Übertragung von Standard-Fax zu Standard-Fax erfolgt,
  • der Rechnungsaussteller einen Ausdruck in Papierform aufbewahrt und auch
  • der Rechnungsempfänger die eingehende Fax-Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahrt.

Papierausdruck muss lesbar bleiben
Thermopapier hat den Nachteil, dass die Schrift bereits nach kurzer Zeit verblasst und nicht bzw. nur schwer lesbar ist. Sollten Sie die Fax-Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt haben, müssen Sie sicherstellen, dass sie für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren lesbar ist. Das ist nur möglich, wenn Sie das Thermo-Fax nochmals auf normales Papier kopieren. Die Kopie verbinden Sie dann mit dem auf Thermopapier ausgedruckten Fax. Die Kopie auf Normalpapier wird dann voraussichtlich den Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren überstehen.

Nicht bei jeder Faxübertragung ist der Vorsteuerabzug gesichert
Bei anderen Formen der Fax-Übertragung wie z.B.

  • von Standard-Fax an Computer-Fax/Fax-Server,
  • von Computer-Fax/Fax-Server an Standard-Fax,
  • von Computer-Fax/Fax-Server an Computer-Fax/Fax-Server oder
  • per E-Mail

ist eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung erforderlich, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten. Konsequenzen, die Sie beachten müssen
Bei der Übersendung von Rechnungen per Fax müssen Sie also Folgendes beachten:

  • Wenn Sie selbst kein Standard-Fax benutzen, z. B. weil die Faxe bei Ihnen über Computer empfangen und gespeichert werden, können Sie aus Fax-Rechnungen keinen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen.
  • Erhalten Sie ein Fax, können Sie nicht ohne weiteres erkennen, ob der Absender ein Standard-Fax-Gerät verwendet hat. Sie müssen sich also informieren, welches Gerät der Absender verwendet hat, oder gleich darauf bestehen, dass Sie die Rechnung auf dem Postweg erhalten.
  • Die Möglichkeit, die Fax-Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu übermitteln, ist bei den Standard-Fax-Geräten derzeit in der Regel technisch nicht möglich.

Abhängigkeit vom Verhalten Dritter
Selbst wenn sichergestellt ist, dass Sie eine Rechnung von einem Standard-Fax erhalten haben, dürfen Sie den Vorsteuerabzug nur beanspruchen, wenn der Rechnungsaussteller einen Ausdruck der Rechnung in Papierform aufbewahrt.

Tipp
Solange sich die qualifizierte elektronische Signatur noch nicht flächendeckend durchgesetzt hat, ist es besser, wenn Sie darauf bestehen, Rechnungen auf dem Postweg zu erhalten.

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