Businesstipps Steuern & Buchführung

Fahrtenbuch finanzamtsicher führen

Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs war bisher gesetzlich nicht näher bestimmt. Aus dem Sinn und Zweck der Regelung folgte allerdings, dass die Aufzeichnungen vollständig und richtig sowie leicht zu überprüfen sein müssen. Die Richter des Bundesfinanzhofs definieren es in ihren aktuellen Urteilen vom 09.11.2005 (Az. VI R 27/05) und vom 16.11.2005 (Az. VI R 64/04, beide veröffentlicht am 01.03.2006) wie folgt:

Fahrtenbuch finanzamtsicher führen

Ein Fahrtenbuch muss …
  • zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Lose Zettel werden nicht anerkannt.
  • jede Fahrt mit Datum, dem Kilometerstand zu Beginn und am Ende sowie mit dem Fahrtziel und dem Grund der Fahrt aufzeichnen. Ausnahme: Privatfahrten. Hier genügen die Kilometerstände.
Elektronische Fahrtenbücher dürfen Sie generell einsetzen, vorausgesetzt, es werden alle erforderlichen Angaben gespeichert und die Daten können nachträglich nicht mehr verändert werden oder dies wird ausdrücklich dokumentiert.
Der BFH hat einfachen elektronischen Fahrtenbüchern, die auf einem Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Microsoft Excel) basieren, eine eindeutige Absage erteilt.

Praxis-Tipp: Kontrollieren Sie die Fahrtenbücher Ihrer Firmenwagenfahrer, ob diese den aktuellen Anforderungen genügen. Denn: Erkennt der Betriebsprüfer ein Fahrtenbuch später nicht an, haften Sie in jedem Fall für die Lohnsteuer und haben zusätzlich eventuell Probleme beim Betriebsausgabenabzug.

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