Der Presseverteiler hat in der PR gleich mehrere Funktionen. Sie verwalten darüber Ihre Medienkontakte und senden Pressemitteilungen, Einladungen und andere Dokumente an diese Adressen. Außerdem gruppieren Sie Ihre Kontakte nach bestimmten Kriterien. Lassen Sie mich kurz darauf eingehen, warum das so wichtig ist. Wenn Ihnen dieser Beitrag hilfreich erscheint, teilen Sie ihn bitte über Facebook und Twitter, vielen Dank!
Mit einem eigenen Presseverteiler können Existenzgründer systematisch Medienkontakte aufbauen und pflegen. Dabei müssen Sie sich ein paar Stunden Zeit nehmen, um Ansprechpartner zu recherchieren, denn es reicht nicht, einfach nur E-Mail-Adressen oder Verlagsadressen aufzuschreiben. Ein guter Presseverteiler wendet sich immer an konkrete Redakteure!
Fragen Sie sich zuerst, welche Medienkontakte Sie vielleicht bereits haben. Häufig kennen Existenzgründer die ersten Lokaljournalisten schon aus dem privaten Umfeld, aus dem Sportverein oder aus der Schulzeit. Das sind Ihre besten Multiplikatoren!
Weitere Kontakte finden Sie, indem Sie die Presse und andere Medien beobachten, sich das Impressum ausschneiden oder auf der Webseite nach Direktkontakten suchen. Vielleicht haben Sie auf einer Messe oder bei anderen Gelegenheiten schon ein paar Visitenkarten von Journalisten bekommen? Auch die gehören natürlich dazu. Überprüfen Sie, ob Ihre Kontakte noch aktuell sind am besten durch einen kurzen Anruf in der Redaktion: "Wie kann ich Herrn oder Frau X am besten per Email erreichen?"
Gruppieren Sie Ihre Medienkontakte im Presseverteiler
Besonders wichtig ist, dass auch Existenzgründer ihre Medienkontakte unterscheiden. Radio und Fernsehen haben ganz andere Bedingungen als Zeitungen. Online-Journalisten arbeiten anders als die Autoren von monatlichen Fachzeitschriften. Folgende Einteilung hat sich bewährt:
- Lokale Medien (Lokalteil der Tageszeitung, Lokalradio, evtl. Ortsfernsehen) Das sind wirklich die Medien, die speziell in Ihrem Ort oder/und Landkreis verfügbar sind.
- Regionale Zeitung (Übergeordnete Redaktion, meist am Verlagssitz der Tageszeitung)
- Radio und Fernsehen (regionale und evtl. auch überregionale elektronische Medien)
- Wirtschaftspresse (z.B. Wirtschaftswoche, Financial Times Deutschland)
- Magazine (Zeitschriften wie Spiegel, Fokus oder Süddeutsche Magazin)
- Fachpresse (branchenspezifische Medien, meist Zeitschriften und Webseiten)
- Online-Medien (Webseiten, z.B. Blogs die mit der Kategorie Fachpresse nicht abgedeckt sind)
- Internationale Medien (ausländische Pressekontakte)
Natürlich wird nicht jeder Existenzgründer Kontakt zum Spiegel bekommen oder brauchen. Deshalb fragen Sie sich schon beim Anlegen des Presseverteilers, für wen Ihre Pressearbeit interessant sein könnte.
Legen Sie eine Exel-Datei für den Presseverteiler an
Sammeln Sie Ihre Medienkontakte in einer Excel-Datei oder in Outlook, wobei ich die Excel-Lösung bevorzuge. Sie können Ihre Tabellenspalten einfach individueller anpassen. Welche Daten unbedingt in den Presseverteiler gehören, habe ich für Sie aufgelistet. Ergänzen Sie nach Belieben weitere:
- Titel
- Vorname
- Name
- Anrede
- Redaktion
- Anschrift
- Telefon (Durchwahl!)
- Handy (selten zu bekommen und deshalb um so wertvoller)
- Fax
- Email (direkt)
- Email2 (z. B. Sammeladresse der Redaktion)
- Kategorie (lokal, regional, Fachpresse usw.)
Ergänzen können Sie weitere Daten wie Verbreitungsgebiet, Auflage oder Erscheinungsweise (jährlich, vierteljährlich, monatlich, täglich). Natürlich werden Sie auch Medien ansprechen, bei denen Sie (noch) keinen konkreten Ansprechpartner haben. Bemühen Sie sich aber darum, möglichst Direktkontakte zu den Medien aufzubauen. Das gelingt nur durch eine kontinuierliche, langfristige Pressearbeit bei der auch Ihr Presseverteiler immer wieder überprüft werden muss.
Wenn Sie den Presseverteiler geschickt aufbauen, eignet er sich hervorragend für Serienbriefe, Email-Verteilerlisten und als Nachschlagewerk für Medienkontakte. Wichtiger als die Struktur Ihrer Excel-Tabelle ist eine sinnvolle Einteilung in Kategorien. Senden Sie Ihre Pressemitteilungen immer selektiv an einen bestimmten Kreis von Journalisten aus Ihrem Presseverteiler. Es geht nicht darum, möglichst viele, sondern möglichst gute Kontakte zu den Medien aufzubauen.