Excel-Dateien in anderen Formaten speichern
Microsoft hat es uns Usern in den Excel-Versionen 2007 und 2010 sehr leicht gemacht, eine Excel-Datei in anderen Formaten zu speichern. Sie finden im Datei-Menü (Backstage der Version 2010) bzw. dem Office-Button (Version 2007) den Befehl "Speichern unter". Im folgenden Dialogfenster klappen Sie das Kombinationsfeld Dateityp auf. Die Liste der verschiedenen Dateiformate ist sehr lang.
Excel Arbeitsmappe als PDF-Datei speichern und optimieren
Hier finden Sie die Auswahl PDF (*.pdf). Wählen Sie diese bitte aus und übernehmen am besten Ihren Dateinamen der Excel Arbeitsmappe. Für das Speichern als PDF-Datei gibt es unterschiedliche Optimierungsmöglichkeiten. Mit den Optionen unterhalb können Sie die Datei entweder auf
- Standard (Onlineveröffentlichungen und Drucken) oder
- Minimale Größe (Onlineveröffentlichungen)
optimieren.
Nur bestimmte Bereiche aus der Excel-Datei als PDF speichern
Um beim Speichern nur einen von Ihnen gewünschten Teil der Excel Arbeitsmappe als PDF zu speichern, klicken Sie auf den Button Optionen. Hier können Sie über den Block "Was veröffentlichen" entweder
- die Auswahl (der markierte Zellbereich),
- aktive(s) Blatt/Blätter,
- die Gesamte Arbeitsmappe oder
- die Tabelle (gilt nur, wenn Sie mit dem Cursor in einem als Tabelle formatierten Bereich stehen – Version 2007 / 2010)
als PDF speichern lassen. Mit dem Kontrollkästchen "Druckbereiche ignorieren" werden von Ihnen in Excel erstellte Druckbereiche beim Erstellen der PDF Datei ignoriert.
Brisante Informationen aus Dokumenteigenschaften nicht speichern
Interne Informationen aus der Excel-Datei wie Autor, Speicherdatum und Kommentare sollten nicht mit in die PDF-Datei gespeichert werden, wenn diese Datei auch firmenextern verwendet wird. Deaktivieren Sie deshalb das Kontrollkästchen "Dokumenteneigenschaften" im Bereich "Nicht druckbare Informationen einschließen" des Dialogfensters Optionen.
Excel Arbeitsmappen als PDF-Dateien verwenden und austauschen
Die fertige PDF-Datei können Sie jetzt
- per E-Mail an Geschäftspartner oder Kunden versenden,
- auf einen USB-Stick kopieren und transportieren,
- per WLAN auf Ihr SmartPhone übertragen,
- auf einem CloudDienst wie DropBox, Box, Google Docs oder andere kopieren.
In allen Fällen können Sie oder andere auf die PDF-Datei und Ihre Zahlen und Diagramme zugreifen, ohne das Programm Microsoft Excel oder einen anderen Viewer zu benötigen. Es genügt, die PDF-Datei auf dem jeweiligen Gerät oder im Browser zu öffnen.