Bevor Sie sich auf die Suche nach einer geeigneten Eventagentur machen, sollten Sie immer die Rahmenbedingungen bereits intern abgesteckt haben. Denn nur, wenn Ihre Ziele und Anforderungen feststehen, können Sie die richtige Wahl bei der Agentur treffen.
Klärung der internen Zielbestimmung
- Ist intern geklärt, für welche konkreten Leistungen die Agentur gebucht werden soll? Was wird intern abgewickelt und welche Aufgaben soll die Agentur genau übernehmen?
- Welches Budget steht zur Verfügung? Welche Leistungen erwarten Sie dafür?
- Welche Erwartungshaltung haben Sie und Ihr Management an die Agentur? Was ist Ihnen besonders wichtig und worauf legen Sie wert?
Wenn Sie wissen, was Sie wollen und welche Anforderungen und Erwartungen Sie an den Event-Dienstleister stellen, können Sie mit Ihrer Recherche beginnen und die Agenturen nach den folgenden Kriterien bewerten:
Allgemeine Auswahlkriterien
- Welchen Agenturtyp finden Sie vor? Handelt es sich um eine Full-Service-Agentur oder ist der Dienstleister auf bestimmte Leistungen oder Bereiche spezialisiert?
- Wo ist der Standort der Agentur – das ist z. B. wichtig für Ortskenntnisse oder auch kurze Wege bei einer persönlichen Abstimmung
- Wie groß und alt ist die Agentur und über welche Standorte verfügt sie? Wo liegt der Betreuungsfokus: regional, deutschlandweit oder sogar Länderübergreifend?
- Welchen Ruf genießt der Dienstleister und wie bekannt oder unbekannt ist er? Haben Sie über den Dienstleister eventuell schon häufiger in der Fachpresse gelesen?
- Verfügt die Agentur über bestimmte Zertifizierungen und Verbandsmitgliedschaften?
- Wie flexibel reagiert die Agentur auf Kundenwünsche? Oder stellt sie nur Standardpakete zur Verfügung?
- Welchen ersten Eindruck haben Sie von der Agentur? Präsentiert sie sich selbst gut und finden Sie die Agentur sympathisch?
Kompetenzen und Arbeitsweise
- Hat die Agentur bereits Branchenerfahrung? Wie ist die Kundenstruktur?
- Welche Referenzen präsentiert die Agentur? Wurde die Agentur bereits empfohlen?
- Über welche fachliche und soziale Kompetenz verfügen die Mitarbeiter – speziell die Mitarbeiter, die später eng mit Ihnen in Verbindung stehen werden (z. B. Projektleiter).
- Welche Kompetenzschwerpunkte gibt die Agentur an?
- Wie ist die Arbeitsweise der Agentur? Erfolgt die Projektdurchführung strukturiert und professionell? Werden Absprachen und Termine zuverlässig eingehalten?
- Welches Marketingverständnis hat die Agentur?
Kreativität
- Verfügt die Agentur über einen gewissen Ideenreichtum bei der Veranstaltungskonzeption und Umsetzung?
- Passt der Stil der Agentur zum Unternehmen?
Netzwerk
- Welche Beziehungen hat die Agentur zu Künstlern, Lokalitäten, Sponsoren, Medien, und sonstigen Lieferanten?
Konditionen und Preise
- Entspricht das Angebot der Agentur Ihrem Briefing und somit Ihren Anforderungen? Sind alle gewünschten Leistungen enthalten?
- Welche Tagessätze bzw. welche Preise ruft die Agentur auf? Liegen die Kosten im Rahmen Ihres Budgets? Ist das Preis-Leistungsverhältnis gerechtfertigt?
- Ist klar, wie sich das Honorar der Agentur zusammensetzt?