Businesstipps Steuern & Buchführung

Erstattung der Reisekosten

Lesezeit: < 1 Minute Dienstlich veranlasste Reisekosten muss Ihnen die GmbH auch dann erstatten, wenn Sie in Ihrem Anstellungsvertrag als Geschäftsführer dazu keine ausdrückliche Regelung getroffen haben. Sinnvoll wäre es jedoch, eine solche Regelung zu treffen. Falls Sie Gesellschafter-Geschäftsführer sind, können Sie durch die Regelung im Anstellungsvertrag leichter nachweisen, dass die Erstattungen keine versteckte Gewinnausschüttung darstellen.

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Erstattung der Reisekosten

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Die Erstattung der Reisekosten bei Gesellschafter-Geschäftsführern ist dann eine versteckte Gewinnausschüttung, wenn die Beträge außerhalb des üblichen Rahmens liegen, oder wenn Kosten für überwiegend privat veranlasste Reisen erstattet werden (Bundesfinanzhof, 06.04.2005, Az. I R 86/04).

Enthält Ihr Anstellungsvertrag keine Regelung zur Reisekostenerstattung, sollten Sie vor Antritt der Reise keine Vereinbarungen zur Erstattung treffen.

Im üblichen Rahmen sind diese Vereinbarungen, die auch für Sie günstig sind:
Die GmbH verpflichtet sich, Ihnen
– die Kosten für eine Reise in der 1. Klasse bei Flug- und Bahnreisen,
– die vollen Kosten für die Übernachtung,
– die steuerlich zulässigen Beträge bei der Benutzung Ihres Privatwagens,
– andere dienstlich veranlasste Kosten (Telefonate, Taxifahrten…) in nachgewiesener Höhe vollständig zu erstatten und Ihnen
– bei In- und Auslandsreisen Verpflegungspauschalen in der steuerlich zulässigen Höhe zu zahlen.

Lehnen Sie die Erstattungsbeträge für die Verpflegungspauschalen sowie die Benutzung des Privatwagens an die jeweiligen steuerlichen Regelungen an, bekommen Sie die Erstattung der Reisekosten steuerfrei. Übersteigt die Erstattung die steuerlich zulässigen Beträge, gelten die übersteigenden Beträge als Einkommen und werden steuerpflichtig.

 

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