Sie kennen das wahrscheinlich von Ihrer täglichen Arbeit: In regelmäßigen Abständen erreichen Sie Emails, die dann auch gleich um Ihre Aufmerksamkeit kämpfen.
Natürlich ist die elektronische Post eine durchaus sinnvolle und segensreiche Einrichtung – aber von den rund sechs Billionen Geschäftsmails, die in jedem Jahr verschickt werden, kann rund ein Drittel gleich in die Tonne. Der Rest hat zwar einen gewissen Wert an Informationen, beansprucht aber auch eine Menge Arbeitszeit und zugleich stellt das ständige Eintreffen der Mails ein wirkliches Problem dar.
Die reine Zeitverschwendung
Wie sich das so genau mit den Emails verhält, wurde mit einer Auswahl von 180 Managern untersucht. Und auch wenn es hier um Manager geht, sehr viel anders als an Ihrem Arbeitsplatz geht es dort auch nicht zu. Sie werden also durchaus Parallelen entdecken können.
Die genannten Manager wurden hinsichtlich Ihrer Arbeit mit den Emails beobachtet. Dabei stellte sich heraus, dass durch den hohen Anteil von wertlosen Nachrichten ein täglicher Arbeitsaufwand von rund 40 Minuten entsteht, der eigentlich nicht sein müsste. Hochgerechnet auf ein Arbeitsleben sind das ganze drei Jahre! Und hier wird nicht nur wertvolle Lebenszeit vergeudet, sondern auch kostbare Arbeitszeit. Das ist Verschwendung pur.
Das Problem ist die ständige Unterbrechung
Jeden Tag 40 Minuten verschenken ist nur der eine Teil der Tragik. Der andere problematische Fakt ist, dass durch das ständige Eintreffen von Nachrichten immer wieder Unterbrechungen stattfinden. Kommt eine Email in das Postfach, dann wird dies gleich möglichst prominent per Popup am Bildschirm angezeigt oder aber per akustischem Hinweis mitgeteilt.
So oder so ist der Empfänger der Nachrichten dann erst einmal abgelenkt und aus seinem laufenden Arbeitsprozess herausgerissen. Und genau hier liegt das Problem. Wenn man aus seinem „Flow“ herausgerissen wird, dann dauert es anschließend durchschnittlich 25 Minuten, bis man wieder voll bei der Sache ist. Ebenfalls im Durchschnitt kommt jedoch alle elf Minuten eine Email an.
Die Konsequenz ist also, dass die wirklich tiefgründige und konzentrierte Arbeit gar keine Chance mehr hat, da praktisch eine ständige Ablenkung erfolgt. Die Leistungsfähigkeit und Produktivität eines Mitarbeiters sinkt dadurch dauerhaft und merklich ab.
Sind so viele Mails nötig?
Eigentlich nicht, aber die Mail ist nun einmal praktisch, schnell und kostenlos. Und daher wird über den elektronischen Weg eben nicht nur das Wichtige verbreitet, sondern auch die eher privaten Sachen, die nicht wirklich sein müssten. Die Einladung zur Feier am Abend hat zwar noch ihre Berechtigung, aber das ständige Herumschicken lustiger Bilder aus dem Internet oder fragwürdiger Witze, die dann gleich als Kettenbrief durch ganze Firmennetzwerke ziehen, sind doch sehr in Frage zu stellen. Solche Mails sind es im Wesentlichen, die für die wirkliche Zeitverschwendung sorgen.
Wege zum besseren Umgang mit den Emails
Damit Sie letztlich wieder besser und konzentrierter arbeiten können, sollten Sie sich um einen neuen und geänderten Umgang mit Ihren Emails bemühen. Der Schritt ist natürlich nicht ganz einfach, nicht wegen der eingefahrenen Gewohnheit, sondern weil Sie auch zu einer gewissen Aufmerksamkeit für Ihr Postfach verpflichtet sind. Den weitreichenden Schritt, den Email-Client zu schließen, können Sie vielleicht nicht direkt umsetzen.
Ideal wäre das allerdings schon. Und sofern Sie nicht ständig über Ihre Email-Adresse erreichbar sein müssen, schalten Sie wirklich gezielt ab. Natürlich nicht den ganzen Tag, aber für gewisse Zeiträume. Konzentrieren Sie dann Ihre eigentliche Arbeit mit den Emails auf festgelegte Zeitblöcke.
In diesen Zeitblöcken arbeiten Sie dann ganz zielgerichtet alle eingegangenen Nachrichten ab, verfassen nötige Antworten und schließen dann Ihren Client direkt wieder. Natürlich haben Sie auf diese Weise immer noch eine ganze Menge überflüssiger Mails im Postfach, die Sie auch in irgendeiner Form bearbeiten müssen, und sei es nur sie zu löschen. Sie haben aber nun den großen Vorteil, dass Ihre übrige Zeit nicht mehr dauernd von neuen Nachrichten unterbrochen wird und Sie im Ganzen wieder effektiver arbeiten können.
Wenn Sie es sich nicht leisten können, sich zeitweise völlig aus dem Email-Verkehr zu verabschieden, so stellen Sie Ihren Client zumindest optisch wie akustisch ruhig. Deaktivieren Sie in den Einstellungen die Benachrichtigungsfunktionen per Popup und/oder per akustischem Signal. Ihre Nachrichten kommen dennoch unverändert an, warten aber nun still und leise, bis Sie Zeit für die Bearbeitung haben.
Wenn es Ihre Arbeit zulässt, dann können Sie zwischendurch immer wieder einen Blick auf die neuen Mails werfen und können spontan entscheiden, ob Sie reagieren wollen oder nicht. Diese Methode unterstützt das konzentrierte Arbeiten zwar nicht so sehr, wie die erste Variante, aber Sie können hier immerhin selbst entscheiden, wann Sie die kurze Unterbrechung vornehmen.
Die Spreu vom Weizen trennen
Abschließend wäre noch der richtige Umgang mit überflüssigem Nachrichtenmaterial zu besprechen. Da Sie dies kaum verhindern können, sollten Sie sich einen kompromisslosen Umgang damit angewöhnen. Das heißt für die Praxis, dass Sie jede Mail nur nach Betreff und Absender einstufen. Entdecken Sie hier bereits Nachrichten, die keinen Wert für Sie haben dürften, dann löschen Sie diese sofort und ohne sie zu lesen. Nur jene Nachrichten, die von wichtigen Absendern (wie etwa vom Vorgesetzten oder vom Chef) kommen, werden geöffnet und bearbeitet.
Um diesen Vorgang noch zu optimieren, sollten Sie Ihre Nachrichten praktisch sortieren. Hin und wieder liest man von diesem Tipp und bekommt dann vorgeschlagen, dass man für die unterschiedlichen Typen von Nachrichten unterschiedliche Ordner anlegen soll, in die man die Mails dann verschiebt. Das wäre allerdings noch ein zusätzlicher Arbeitsschritt. Sortieren Sie einfach Ihren Posteingang nach Absender. Sie haben dann all die wertlosen Nachrichten vom gleichen Absender zusammengefasst und können diese als Block löschen. Im Gegenzug sind auch die wichtigen Nachrichten zusammengefasst und Sie laufen nun nicht mehr so leicht Gefahr, hier versehentlich etwas zu löschen oder gar eine relevante Nachricht von wichtiger Stelle zu übersehen.
Bildnachweis: Rawf8 / stock.adobe.com