Businesstipps Kommunikation

Eine Terminbestätigung sollte schriftlich erfolgen

Eigentlich sollte es doch reichen, eine Terminbestätigung am Telefon zu übermitteln? In den meisten Fällen stimmt dies auch. Doch haben Sie nicht auch manchmal das Gefühl, eine schriftliche Terminbestätigung wäre jetzt irgendwie verbindlicher? Was wenn der Termin steht und keiner kommt? Ein Blick auf die schriftliche Terminbestätigung und alle Zweifel wären verflogen.

Eine Terminbestätigung sollte schriftlich erfolgen

Terminbestätigung per Brief, per Fax oder per Mail?
Wenn der Kunde nicht vorgibt, auf welchem Weg er die Terminbestätigung erhalten möchte, entscheiden letztendlich Sie, welches Kommunikationsmedium Sie wählen. Grundsätzlich gilt: Eine Terminbestätigung per E-Mail ist heutzutage die Regel, Faxe eher die Ausnahme.
Empfehlung:
  • Je offizieller der Anlass,
  • je empfindlicher der Kunde,
  • je höher gestellt der Korrespondenzpartner,
desto empfehlenswerter ist eine Terminbestätigung per Brief.

Beachten Sie

"Alles klar" ist auch für eine elektronische Terminbestätigung ein bisschen wenig. Schreiben Sie solche E-Mails mit der gleichen Sorgfalt, wie Sie auch einen Brief schreiben.
Das gehört in Ihre Terminbestätigung:
  • Datum und Tag
  • Uhrzeit und – wenn absehbar – auch die Dauer
  • Adresse mit Raumbezeichnung
  • Wegbeschreibung, falls erforderlich
  • Teilehmerkreis
Wenn Sie anlässlich des Termins ein Mittag- oder Abendessen planen, informieren Sie Ihren Gesprächspartner unbedingt darüber. Überraschungsessen sind in einem solchen Fall unangebracht.

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