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Eine gute Unternehmensorganisation ist ein Erfolgsfaktor

Lesezeit: 4 Minuten Die interne Organisation eines Unternehmens hat viele Facetten. Doch kein erfahrener Unternehmer würde abstreiten, dass eine funktionierende Organisation enorm wichtig ist für den Erfolg. Sie müssen sich einfach einmal überlegen, dass Reibungsverluste, die durch eine schlechte Organisation innerhalb des Unternehmens entstehen, letztlich höhere Produktpreise verursachen.

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Eine gute Unternehmensorganisation ist ein Erfolgsfaktor

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Gute Strukturen sind aber nicht nur wichtig für gute Preise. Auch innerhalb Ihres Unternehmens ergeben sich viele positive Effekte, wenn Sie gute Strukturen aufbauen. Deswegen sollte jeder Existenzgründer von Anfang an darauf achten, dass nicht einfach irgendwelche Strukturen wachsen, die am Ende überhaupt nicht effizient sind.

Viel sinnvoller ist es, von Anfang an Einfluss auf die entstehenden Strukturen zu nehmen. Dadurch ist es möglich, ohne große Anfangsschwierigkeiten gleich zu einer vernünftigen Unternehmensstruktur zu kommen. Gerade bei schnell wachsenden Unternehmen ist diese Aufgabe allerdings sehr diffizil. Umso wichtiger ist es, dass Sie sich als Unternehmer mit dieser Aufgabe befassen.

Klare Ziele definieren und Strukturen entwickelt

Strukturen haben keinen Selbstzweck in einem Unternehmen. Vielmehr ist eine gute Organisation immer dazu gedacht, möglichst schnell ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Ein solches Ziel kann beispielsweise eine effiziente Buchhaltung sein, die ohne unnötigen Aufwand alle rechtlichen Vorgaben erfüllt.

Wenn Sie hingegen einfach zuschauen, wie die Buchhaltung ein Eigenleben entwickelt, das vielleicht gar nicht zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt, dürfen Sie sich am Ende nicht wundern, wenn die Effizienz leidet. Dieses Beispiel lässt sich auf unzählige Bereiche jedes Unternehmens übertragen, denn in allen Unternehmenseinheiten entscheiden die Strukturen darüber, ob die Arbeit effizient funktioniert oder nicht.

Erst durch die Definition klarer Ziele wissen Sie überhaupt, in welche Richtung Sie Ihr Unternehmen bzw. eine Abteilung Ihres Unternehmens entwickeln müssen. Die Ziele können sich im Laufe der Zeit ändern, so dass sich auch die Strukturen ändern werden.

Viele Unternehmen geraten in Schwierigkeiten, weil die alten Strukturen zu lange erhalten bleiben. In dynamischen Unternehmen, die sehr erfolgreich sind, werden die Strukturen hingegen immer wieder neu an die aktuellen Realitäten angepasst. Ein Unternehmen, das sich trotz veränderter Umstände nicht modernisiert, kann auf einem Markt mit einer anspruchsvollen Konkurrenzsituation nicht überleben.

Die Mitarbeiter in die Organisationsplanung einbeziehen

Mindestens genauso schlimm wie fehlende Strukturen sind falsche Strukturen. Oftmals entstehen falsche Strukturen, weil Vorgesetzte Entscheidungen treffen über praktische Sachverhalte, zu denen sie überhaupt keinen Bezug haben.

Grundsätzlich ist es deswegen empfehlenswert, die Strukturen dort zu entwickeln, wo sie wirksam sind. Selbstverständlich kann und sollte der Unternehmer bzw. ein Manager diesen Prozess überwachen, damit ein gutes Ergebnis erzielt wird. Aber gerade in Detailfragen ist es wichtig, die Mitarbeiter, die in den Strukturen arbeiten sollen, umfassend einzubinden. Dadurch fallen ganz automatisch viele Fehlerquellen bei der Betriebsorganisation weg, die durch Unkenntnis oder vielleicht auch manchmal durch Ignoranz entstehen.

Das Fachwissen und die Erfahrung der Mitarbeiter sind für ein Unternehmen enorm wichtig. Wenn Sie die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter bei der Strukturplanung nutzen, können Sie wesentlich effizientere Strukturen aufbauen als bei einem rein theoretischen Ansatz.

Insbesondere sollten Sie es vermeiden, externe Berater hinzuzuziehen, die nur einen sehr flüchtigen Einblick in das Unternehmen haben. Zwar ist es mittlerweile modern, Unternehmensberater mit Strukturveränderungen zu beauftragen, aber es ist wesentlich preiswerter und einfacher, zusammen mit den Mitarbeitern einen neuen Weg zu definieren.

Vor allem fördert dies die Motivation der Mitarbeiter, denn sie werden in den Entscheidungsprozess einbezogen. Dies ist auch ein Zeichen von Wertschätzung gegenüber dem einzelnen Angestellten.

Die Mitarbeiter als Warnhelfer gegen schlechte Strukturen engagieren

Mit einem einfachen Verbesserungssystem ist es möglich, schlechte Strukturen sehr schnell zu erkennen. Die Mitarbeiter, die in diesen Strukturen arbeiten müssen, wissen nämlich sehr schnell, wenn etwas im Unternehmen nicht funktioniert.

Allerdings fehlt oftmals die Motivation, mit einem Verbesserungsvorschlag zu einem Vorgesetzten zu gehen. Viele Arbeitnehmer machen zudem die Erfahrung, dass ihre Vorschläge überhaupt nicht gefragt sind. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen daran interessiert sind, schlechte Strukturen schnell aufzuspüren, sollten Sie mit einem simplen System dafür sorgen, dass die Mitarbeiter viele Verbesserungsvorschläge machen.

Dazu müssen Sie einfach nur einen ständig laufenden Wettbewerb ausrufen, in dem die besten Verbesserungsvorschläge regelmäßig prämiert werden. Beispielsweise können Sie als Prämie für die Mitarbeiter den Betrag ausloben, der durch die Strukturveränderung in den ersten drei Monaten eingespart wird.

Das kann in bestimmten Fällen ein sehr großer Betrag sein, aber genau dies fördert die Motivation. Sie als Unternehmer verlieren nichts, denn durch die Strukturveränderung, die der Mitarbeiter angeregt hat, sparen Sie langfristig sehr viel Geld. Keine Beraterfirma und auch keine interne Abteilung werden so schnell fehlerhafte Strukturen entdecken wie die eigenen Mitarbeiter, die von den schlechten Strukturen betroffen sind.

Eine fundamentale Organisationsstruktur als gute Basis

Es ist selbstverständlich nicht nötig, ständig die komplette Organisationsstruktur eines Unternehmens zu verändern. Oftmals geht es nur darum, Details anzupassen. Deswegen ist es durchaus ratsam, schon im Businessplan eine Organisationsstruktur zu implementieren.

Dabei sollten Sie sich ganz genau überlegen, welche Struktur für Ihr Unternehmen ideal ist. Gehen Sie dabei nicht nur von der Anfangssituation aus, sondern überlegen Sie sich auch, wie die Struktur in einem Jahr und in fünf Jahren aussehen soll.

Dann können Sie frühzeitig die Weichen für eine gesunde und effiziente Entwicklung Ihres Unternehmens stellen. Viele Existenzgründer machen sich über Strukturen überhaupt keine Gedanken und wundern sich dann, wenn nach wenigen Jahren das Unternehmen nicht mehr richtig funktioniert.

Immer wenn in einem Unternehmen Probleme entstehen, beispielsweise mit dem Absatz oder mit den Stückkosten, sollte der erste Blick auf die Strukturen fallen. Oftmals sind dort die größten Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Dahingegen machen viele Unternehmer den Fehler, zunächst einmal auf die Mitarbeiter zu schauen.

Doch die Mitarbeiter bewegen sich innerhalb der Unternehmensorganisation und haben einen vorgegebenen Spielraum. Wenn dieser Spielraum nicht optimal gestaltet ist, können die Mitarbeiter auch keine optimale Leistung bringen. Mit Entlassungen, Versetzungen oder ähnlichen Aktionen schwächen Sie nur die Substanz Ihres Unternehmens, aber Sie lösen das Problem nicht inhaltlich. Bei einer Strukturveränderung haben Sie hingegen die Chance, eine langfristig wirksame Verbesserung zu erreichen.

Bildnachweis: Mangostar / stock.adobe.com

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