Manche Kunden machen sich einen Sport daraus, Ihnen wertvolle Zeit zu stehlen. Da wird (vermeintliches) Interesse an Ihrem Produkt gezeigt, es folgen Anrufe und Mails, es wird um ein Angebot gebeten oder einen persönliche Beratungstermin. Sie hoffen Ihrerseits auf einen Auftrag und reagieren auf die geäußerten Bitten. Doch dann treten auf einmal vor der Vertragsunterzeichnung weitere Fragen auf. Der Grund ist simpel, aber häufig der gleiche: Solche Kunden sind nicht in der Lage, eine klare Entscheidung zu treffen, sie wollen nichts falsch machen oder sie versuchen Sie langsam weich zu kochen, um die Konditionen zu ihren Gunsten zu verschieben.
Entschieden auftreten
Was tun, wenn Sie es sich nicht leisten können, solche Kunden zu verlieren, weil sie wichtig sind? Probieren Sie folgendes aus: Überlassen Sie Ihren Kunden die Alternative. Sie könnten zum Beispiel feststellen: "Wir waren uns ja einig, was die Konditionen betrifft, jetzt müssen Sie mir nur noch sagen, wann wir liefern können." So kommt er unter Zugzwang und muss sich endlich entscheiden.
Weitere Tipps zum Thema Gesprächsführung gibt es u.a hier.
Nein zum Perfektionismus
Produktivität entsteht aus einem gesunden Verhältnis von Aufwand und Nutzen. Diese einfache Regel wird häufig infrage gestellt, vor allem dann, wenn jemand der Meinung ist, mehr Zeit- und Energieaufwand heißt automatisch mehr Anerkennung und Erfolg. Leider ist dem nicht so. Das betrifft häufig relativ nebensächliche Dinge, bei denen oft nach Perfektion gestrebt wird, obwohl sie gar nicht nötig ist. Da wird ein Bericht zum achten Mal verbessert und "optimiert" oder in einer unwichtigen E-Mail zum dritten Mal der Satzbau verändert.
Mein Vorschlag: Denken Sie bei jeder zu lösenden Aufgabe vorher darüber nach, welcher Qualitätsstandard tatsächlich notwendig ist. In den allermeisten Fällen reicht nämlich ein "gut" statt ein "nahezu perfekt". Überlegen Sie: Kommt es auf Schönheit, Schnelligkeit oder auf Effizienz an? Gehen Sie mit Augenmaß vor und Sie sparen viel Zeit für andere Dinge, die Ihnen wichtig sind.
Nein zu Kollegen, die gern andere arbeiten lassen
Um sich gegen Arbeitsüberlastung zu schützen, gibt es ein einfaches, aber bewährtes Mittel: Ein freundliches, aber bestimmtes Nein. Lassen Sie sich auch nicht von solchen schmeichelnden Sätze einlullen wie: "Können Sie mir mal kurz helfen, Sie können doch das so gut!" oder "Ohne Ihre Hilfe weiß ich nicht mehr, was ich machen soll!"
Beides sind Beispiele für eine sehr clever vorgetragene Mischung aus Mitleid und Hilflosigkeit derjenigen, die Verantwortung abgeben wollen. Ihre Gutmütigkeit wird gnadenlos ausgenutzt, um anderen helfend zur Seite zu stehen.
Mein Vorschlag: Geben Sie nie sofort nach. Erkundigen Sie sich nach dem Problem und überlegen Sie gemeinsam mit dem Anfragenden, welche Lösungsmöglichkeiten in Betracht kommen. Oft genug handelt es sich um ein reines Abschieben von Aufgaben, die derjenige auch gut alleine erledigen könnte. Stellt sich allerdings heraus, dass er es tatsächlich nicht allein schafft, helfen Sie ihm. Stellen Sie aber deutlich heraus, dass Ihre Hilfe auf Ausnahmefälle und Notsituationen begrenzt ist.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement