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Effizient kommunizieren: Manchmal ist weniger mehr

Lesezeit: 2 Minuten Die Kommunikationsflut belastet zunehmend Mitarbeiter und Führungskräfte. Durch einige grundsätzliche Entscheidungen und bewussten Verzicht schaffen Sie es, identifizierte Zeitfresser einzudämmen oder zu beseitigen. Lesen Sie hier, wie Sie effizient kommunizieren.

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Effizient kommunizieren: Manchmal ist weniger mehr

Lesezeit: 2 Minuten

Alle paar Minuten verkündet ein leises "Pling" das Eintreffen einer neuen E-Mail. Die Versuchung ist groß, diese sofort zu lesen. Vielfach am Tag erfolgt so eine Unterbrechung der Arbeit, und vermindert unsere Leistungsfähigkeit, denn ständige Unterbrechungen erfordern immer wieder einen Neustart der bereits begonnenen Tätigkeit.

Einige Unternehmen gehen bereits radikale Wege; sie ersetzen E-Mails
komplett durch andere Medien, führen einen E-Mail-freien Tag ein oder
schalten zu bestimmten Uhrzeiten oder Tagen die E-Mailserver ab. Auch
ohne solche Maßnahmen können Sie dafür sorgen, dass Ihre Kommunikation
effizienter wird. In Ihrer Rolle als Führungskraft sorgen Sie darüber
hinaus auch bei den Ihnen zugeordneten Mitarbeitern für neuen Freiraum.

Effizient kommunizieren: Große Verteiler vermeiden

Überlegen Sie genau, wer die
Information, die Sie transportieren wollen, erhalten muss. Bedenken Sie,
dass bei großen Verteilern jeder einzelne – betroffen oder nicht – Zeit
aufwendet, um Ihre Mail zu lesen. Wenn dann noch mehrere Empfänger eine
Antwort über die Funktion "allen antworten" schicken, vervielfacht sich
der Zeitaufwand – oft ohne wirklichen Nutzen.

Kultivieren Sie den persönlichen Austausch

Nutzen Sie kurze
informelle Zusammenkünfte für einen Austausch; hier sind Sie freier in
den Formulierungen und können Reaktionen sofort aufnehmen. Nachteil ist,
dass nicht immer alle gewünschten Kollegen anwesend sind. Wirklich
Wichtiges können Sie dann anschließend zusammengefasst per Mail
versenden.

Effizient kommunizieren: Fassen Sie zusammen

Kennen Sie die E-Mails, die aus einem kilometerlangen Schriftwechsel bestehen und am Ende nur steht "zur Info"? Sie sind gezwungen, sich durch den gesamten Schriftverkehr zu arbeiten, um den Inhalt des Mailverkehrs zu verstehen. Solche Mails müssen durch eine kurze Zusammenfassung ersetzt werden, denn der Aufwand für eine solche Zusammenfassung ist wesentlich geringer als der Zeitverbrauch, den alle Empfänger aufwenden müssen, wenn sie sich durch den ursprünglichen Schriftverkehr arbeiten müssen. Fassen Sie die wichtigsten Informationen zu Beginn einer Mail in höchstens zwei bis drei Sätzen zusammen und geben Sie der Mail eine aussagekräftige Betreffzeile.

Vermeiden Sie doppelte Veröffentlichungen

Was bereits an einer Stelle kommuniziert wurde, brauchen Sie nicht noch einmal per Mail zu versenden. Legen Sie einmalig fest, welche Informationskanäle zur Pflichtlektüre gehören, statt immer wieder neu auf Einzelveröffentlichungen hinzuweisen.

Schaffen Sie mail-freie Zonen

In Besprechungen, Konferenzen oder Zweiergesprächen hat ein Blackberry oder ein anderes Smartphone nichts zu suchen. Es ist nicht nur unhöflich, während eines Gespräches einen Teil seiner Aufmerksamkeit den ankommenden Mails zu widmen, es ist auch ineffizient, da Sie weder dem Einen noch dem Anderen gerecht werden können. Hier ist nicht nur praktische Handlungsanweisung, sondern in vielen Fällen auch unternehmenskulturelle Arbeit gefragt. Vielfach gehört es scheinbar dazu, sofort und in jeder Situation erreichbar zu sein und ggf. auch unverzüglich auf eine Mail zu antworten. Die Qualität bleibt dabei vielfach auf der Strecke.

Nach Jahren des ungebremsten Wachstums ist bei vielen die Grenze der Belastbarkeit durch eingehende Nachrichten erreicht. Nur ein offensives Angehen dieser Thematik hilft, Mitarbeiter und sich selbst langfristig zu schützen und verlorengegangene Effizienz zurückzugewinnen sowie effizient zu kommunizieren.

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