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Effektive Meetings haben klare Vorgaben

Lesezeit: 2 Minuten Besprechungen sind häufig uneffektiv, dauern viel zu lang, es wird zu viel geredet und zu wenig beschlossen. In diesem Fall verschwenden Sie wertvolle Arbeitszeit. Wir verraten Ihnen sieben Erfolgsregeln, wie Sie effektive Meetings gestalten und umsetzen können!

2 min Lesezeit
Effektive Meetings haben klare Vorgaben

Effektive Meetings haben klare Vorgaben

Lesezeit: 2 Minuten

1. Klare Rollenverteilung

Entscheiden Sie sich, ob Sie die Besprechung leiten oder mitdiskutieren möchten. Beides sorgt für Chaos und ist wenig effektiv. Bleiben Sie bei einer Rolle, wenn Sie sich entschieden haben. Wenn Sie die Besprechungsleitung übernehmen, ist es wichtig, dass Sie sich auf Ihre Aufgabe als Moderator konzentrieren.

2. Keine Gastspiele

Leiten Sie so viele Aktivitäten wie möglich. Sorgen sie gar nicht erst dafür, dass Teilnehmer des Meetings sich als „Gäste“ fühlen. Delegieren Sie die Leitung einzelner TOPs, die Bedienung technischer Geräte oder von Visualisierungsmitteln. Lehnen sich einige Gäste dennoch zurück, scheuen Sie nicht davor, auch einfach direkt Fragen an solche Teilnehmer zu richten.

3. Anschaulich

Für effektive Meetings sollten Sie Inhalte, wann immer möglich, visualisieren. Visualisierte Informationen werden besser aufgenommen, schneller verstanden, besser behalten und beanspruchen weniger Darstellungsraum.

4. Emotionen ja, aber…

Gefühlsäußerungen der Diskutierenden zuzulassen ist wichtig, diese helfen dabei das Ideenpotential der Teilnehmer freizusetzen. Sorgen sie jedoch dafür, dass die Diskussion nicht ziellos wird. Greifen sie ein, wenn die Themen zu sehr ausufern oder nichts mehr mit dem eigentlichen zu tun haben. Fassen Sie dann das bis dahin erarbeitet noch einmal kurz zusammen, so können Sie den Anschluss wieder herstellen.

5. Offene Fragen

Arbeiten Sie von Beginn an mit offenen Fragen, um für die Beteiligten den Einstieg zu erleichtern und so ein effektiveres Meeting zu gestalten. Fragen Sie

  • Was ist geschehen?
  • Weshalb ist es geschehen?
  • Wie können wir diesen Konflikt lösen?

6. Gesicherte Ergebnisse

Ihre Aufgabe ist es, dass Beschlüsse von allen getragen werden und so auch ins Protokoll übernommen werden. Es ist die Aufgabe des Protokollführers, bei Unklarheiten sofort nachzufragen.

7. Vertagte Ergebnisse

Falls Sie schon in der Diskussion merken, dass eine Entscheidung nicht zustande kommen wird, seien Sie flexibel und vertagen Sie das Ergebnis.

Formulieren Sie ein Zwischenziel, halten Sie alle wichtigen Punkte fest und bitten Sie die Teilnehmer, die Frage für das nächste Mal vorzubereiten. Eine lange Diskussion kann aber auch dadurch beendet werden, dass Sie ein Machtwort sprechen und eine Entscheidung treffen. Effektive Meetings enden, sobald nichts produktives mehr dabei herauskommt.

Bildnachweis: WavebreakMediaMicro / stock.adobe.com

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