Zum 1. Januar 2025 trat in Deutschland die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen im unternehmerischen Geschäftsverkehr in Kraft. Diese gesetzliche Neuerung betrifft zahlreiche Unternehmen und stellt neue Anforderungen an die Rechnungsstellung. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Unternehmen betroffen sind, welche Ausnahmen bestehen und welche Maßnahmen erforderlich sind.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und entspricht den gesetzlichen Vorgaben. Die gängigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.
Ein einfaches PDF-Dokument erfüllt diese Anforderungen nicht. Allerdings dürfen Unternehmen in den Jahren 2025 und 2026 weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 wird die Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro verpflichtend. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Laut DATEV müssen sich Unternehmen frühzeitig vorbereiten, da die Umstellung insbesondere für kleinere Betriebe eine Herausforderung darstellen kann. Die DATEV empfiehlt eine schrittweise Einführung in bestehende Buchhaltungsprozesse.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen, die Rechnungen an Geschäftskunden (B2B) ausstellen. Die Einführung erfolgt schrittweise:
- Ab 1. Januar 2025: Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro sind zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Unternehmen, die Rechnungen ausschließlich an Privatpersonen stellen, sind von dieser Regelung nicht betroffen.
Welche Ausnahmen gibt es?
Bestimmte Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Dazu gehören:
- B2C-Rechnungen: Rechnungen an Privatpersonen sind weiterhin in Papierform oder als PDF zulässig.
- Kleinbetragsrechnungen: Beträge unter 250 Euro können weiterhin in gewohnter Form erstellt werden.
- Rechnungen an ausländische Unternehmen: Diese unterliegen nicht den neuen Regelungen.
- Branchenabhängige Sonderregelungen: In bestimmten Sektoren können spezielle Übergangsfristen oder Ausnahmen gelten.
Vorteile der E-Rechnung
Die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht bringt neben der gesetzlichen Konformität auch betriebswirtschaftliche Vorteile:
- Automatisierte Verarbeitung reduziert Fehlerquellen.
- Verkürzte Zahlungsfristen durch schnellere Rechnungsbearbeitung.
- Effizienzsteigerung in der Buchhaltung und Senkung der Verwaltungskosten.
- Nachhaltigkeit durch den Verzicht auf Papierdokumente.
Empfohlene Maßnahmen für Unternehmen
Um die gesetzlichen Anforderungen fristgerecht zu erfüllen, sollten Unternehmen folgende Schritte umsetzen:
- Überprüfung der bestehenden Buchhaltungssoftware: Ist die Software mit den neuen Anforderungen kompatibel? Laut DATEV sollten Unternehmen jetzt schon prüfen, ob ihre Software E-Rechnungen unterstützt.
- Information der Geschäftspartner: Abstimmung mit Lieferanten und Kunden zur Einführung der E-Rechnung.
- Festlegung des passenden Rechnungsformats: Entscheidung zwischen XRechnung und ZUGFeRD.
- Mitarbeiterschulungen: Sicherstellung, dass das Team mit den neuen Prozessen vertraut ist.
- Technische Implementierung: Falls erforderlich, Einführung einer geeigneten Softwarelösung zur Rechnungsverarbeitung.
DATEV empfiehlt insbesondere kleineren Unternehmen, sich frühzeitig mit der Umstellung auseinanderzusetzen, um den Wechsel reibungslos zu gestalten. Der Zeitaufwand für die Anpassung von Buchhaltungsprozessen sollte nicht unterschätzt werden.
Handlungsbedarf: Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht
Unternehmen sollten frühzeitig mit der Umstellung beginnen, um technische und organisatorische Hürden rechtzeitig zu bewältigen. Wer sich jetzt vorbereitet, stellt sicher, dass Rechnungsprozesse auch in Zukunft rechtskonform und effizient abgewickelt werden können.
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Bundesministerium der Finanzen | Industrie- und Handelskammer | DATEV
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