E-Mails effizient bearbeiten
- Öffnen Sie Ihr E-Mail-Postfach nur ein- oder zweimal täglich, beispielsweise morgens und nachmittags. Dreimal pro Tag ist das absolute Maximum. Schalten Sie den Ton ab, der den Eingang neuer E-Mails meldet. Sonst sehen Sie doch jedes Mal nach und sind wieder nur mit der elektronischen Post beschäftigt.
- Gerade bei einer unangenehmen Aufgabe ist es eine willkommene Abwechslung, schnell eine E-Mail zu lesen. Nur leider ist der Arbeitsfluss dann unterbrochen und die unangenehme Aufgabe noch nicht erledigt.
- Entscheiden Sie bei jeder E-Mail sofort: Bearbeiten, Wiedervorlage, Archiv oder Papierkorb
E-Mails effizient bearbeiten
- Wenn Sie Ihre E-Mails bearbeitet haben, soll der „Posteingang“ leer sein. Wenn Sie E-Mails zur Ablage oder Bearbeitung warten lassen, müssen Sie diese später noch einmal lesen – und das kostet unnötig Zeit.
- Bekommen Sie regelmäßig E-Mails von Dienstleistungs- oder Informationswebseiten? Dann richten Sie Filter ein, die die E-Mails in Unterordner verschieben (zum Beispiel „Einkauf“). In regelmäßigen Abständen, etwa einmal pro Woche, schauen Sie in die Unterordner und arbeiten diese E-Mails ab. Wenn Sie Outlook verwenden, erstellen Sie den Filter im Menü über „Nachricht“ -> „Regel aus Nachricht erstellen“.
- Trennen Sie Ihre gelesenen und bearbeiteten E-Mails strikt von den gelesenen, aber noch nicht bearbeiteten E-Mails, sonst verlieren Sie irgendwann den Überblick. Legen Sie gesonderte Ordner an – wie in Ihrem „Papierbüro“ auch.
- Wenn Sie E-Mails aus rechtlichen Gründen archivieren, tun Sie das in Papierform oder in einem Ordner auf Ihrem Computer, von dem Sie regelmäßig eine Sicherungskopie machen. Leeren Sie regelmäßig den Papierkorb in Ihrem E-Mail-Postfach, etwa einmal im Monat.
- Ignorieren Sie Spam-Mails. Antworten Sie nie, auch nicht, um Ihrem Ärger Luft zu machen! Damit zeigen Sie nur, dass Ihre Adresse wirklich existiert – und Sie bekommen noch mehr Spam.
- Klicken Sie nie, nie, nie einen Link in einer Spam-Mail an. Sonst bekommen Sie wahrscheinlich unverzüglich einen Tracking-Cookie, Virus, Trojaner oder Ähnliches und können Ihren Arbeits-PC erst einmal einer gründlichen, zeit- und nervenraubenden Säuberungsaktion unterziehen – oder Sie verlieren gar wichtige Daten.
- Wird eine Absprache komplexer, greifen Sie zum Telefon. Eine Terminabsprache dauert etwa zwei Minuten – oder mindestens drei E-Mails.
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