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E-Mail-Versand: Sparen Sie Zeit mit Verteilerlisten

Lesezeit: < 1 Minute Sie kennen das sicher: Alle Mitglieder des Projektteams müssen regelmäßig über Neuigkeiten informiert werden. Oder Sie möchten das Team zu einer Besprechung einladen. Nun können Sie eine E-Mail schreiben und die Adressaten einzeln in die Adresszeile eintragen. Einfacher und schneller geht es mit Verteilerlisten!

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E-Mail-Versand: Sparen Sie Zeit mit Verteilerlisten

E-Mail-Versand: Sparen Sie Zeit mit Verteilerlisten

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Verteilerlisten sind Listen mit E-Mail-Adressen aus Ihren Outlook-Adressbüchern, die diese Adressen unter einem Namen zusammenfasst.

So erstellen Sie die Verteilerlisten:

  1. Im Ordner Posteingang wählen Sie DATEI=>NEU=>VERTEILERLISTE. Der Shortcut hierfür lautet SHIFT+STEUERUNG+L.
  2. Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen für die Verteilerliste aus.
  3. Klicken Sie auf MITGLIEDER AUSWÄHLEN und geben Sie an, aus welchem Adressbuch Sie die Mitglieder auswählen möchten.
  4. Nun können Sie die E-Mail-Adressen wie gewohnt über HINZUFÜGEN aus den Adressbüchern auswählen. Wenn Sie alle Mitglieder erfasst haben, schließen Sie über OK. Übrigens: Sie können auf diese Weise auch problemlos später noch Mitglieder hinzufügen. Nun sehen Sie die Verteilerlisten vor sich.
  5. Sie können über die Registrierkarte NOTIZEN noch weitere Infomationen zu Ihren Verteilerlisten hinzufügen.
  6. Beenden Sie die Eingabe über SPEICHERN UND SCHLIEßEN.

Nun finden Sie die Verteilerlisten – mit einem doppelten Kopf gekennzeichnet – in Ihren Kontakten.

Eine E-Mail an die Listen senden

Um eine E-Mail an die Verteilerlisten zu senden, öffnen Sie einfach eine neue E-Mail und schreiben den Namen der Liste in das Feld AN. Wenn der Name dann als korrekt erkannt wird, wird er unterstrichen und außerdem fett – da Verteilerliste – dargestellt. Dann können Sie ganz normal mit der E-Mail fortfahren. Sie können die Verteilerlisten auch wie andere E-Mail-Adressen einfach über einen Klick auf AN im Adressbuch auswählen.

Verteilerlisten aktualisieren

Die soeben erstellte Verteilerliste ist nur eine Momentaufnahme. E-Mail-Adressen ändern sich, Teammitglieder wechseln. Wenn Sie Ihre einzelnen Kontakte aktuell halten, stellen auch die Verteilerlisten kein Problem dar. Sie aktualisieren dann die Verteilerlisten, indem Sie im Kontakte-Ordner die Verteilerliste öffnen und dort auf JETZT AKTUALISIEREN klicken.

Bildnachweis: adiruch na chiangmai / stock.adobe.com

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