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E-Mail-Knigge: Warum Sie auch auf ein „mfg“ immer „Mit freundlichen Grüßen“ antworten sollten

Lesezeit: 3 Minuten Kennen Sie diese unter die Mails geschluderten mfg's? Schwierig, sich da wirklich gegrüßt zu fühlen. Dabei könnte jeder, der den Abschiedsgruß nicht immer wieder neu tippen möchte, ihn ganz einfach in die Signatur einfügen. Womit ein weiterer Höflichkeitspunkt gesichert wäre: der der vollständigen Absenderdaten... Erfahren Sie hier mehr zum Thema E-Mail-Knigge.

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E-Mail-Knigge: Warum Sie auch auf ein "mfg" immer "Mit freundlichen Grüßen" antworten sollten

E-Mail-Knigge: Warum Sie auch auf ein „mfg“ immer „Mit freundlichen Grüßen“ antworten sollten

Lesezeit: 3 Minuten

Die Praxis zeigt es täglich: Das fixe Schreiben und Versenden von E-Mails birgt Gefahren. Ungeschicklichkeiten in der Formulierung, Nachlässigkeiten bei Inhalt, Stil und Form sind gang und gäbe. Und auch wenn selten böse Absicht dahinter steckt: Das vermeintlich unkomplizierte Medium (ver)führt zu Fehlern, die das Verhältnis von Sender und Empfänger belasten können. Die wichtigsten Punkte des E-Mail-Knigges von A–Z:

Absenderdaten

Nennen Sie am Schluss jeder geschäftlichen E-Mail Anschrift, Telefon und Fax. Damit geben Sie dem Empfänger die Möglichkeit, für seine Antwort den Kommunikationsweg selbst zu wählen. Denn nicht immer ist die Antwort per E-Mail wirklich die beste Lösung.

Antwortgeschwindigkeit

Beantworten Sie E-Mails innerhalb von 24 Stunden. Wenn Sie noch keine endgültige Antwort geben können oder die E-Mail weitergeleitet haben, dann senden Sie vor Ablauf der 24 Stunden zumindest einen kurzen Zwischenbescheid.

Betreff

Füllen Sie den Betreff aussagefähig aus: Sache, Anliegen, Bezugsdatum. Je schneller der Empfänger weiß, worum es Ihnen geht, umso besser. Als „Todsünde“ gelten unter E-Mailern Betreffzeilen, in denen gar nichts steht. Büros mit hohem Mail-Aufkommen löschen solche Zuschriften bisweilen.

Emoticons

Emoticons sind aus Satzzeichen gebildete Smileys wie z. B. Freude :-), oder Ärger :-(, oder Augenzwinkern ;-). Sie können eine E-Mail beleben – allerdings nur beim Kontakt mit Menschen, die Sie gut kennen. Faustregel: Bei Freunden und vertrauten Kollegen ja – sonst im geschäftlichen Kontakt nicht.

Gemütslage

Ärger, Gereiztheit, Euphorie, Müdigkeit oder Ungeduld können zu Äußerungen und Formulierungen führen, die den Empfänger irritieren und Ihrem Anliegen nicht nützlich sind. Schreiben Sie deshalb keine E-Mails, wenn Sie emotional aufgeladen sind, sondern warten Sie damit, bis sich Ihre Gemütslage stabilisiert hat. Oder lassen Sie sie zumindest eine Nacht ruhen, bevor Sie sie nochmals lesen und dann absenden.

Höflichkeit

E-Mails sollten schnell auf den Punkt kommen. Das hat seinen Preis – denn „kurz & knapp“ klingt gern auch ein wenig rau. Seien Sie gerade deshalb in Ihren eigenen Mails besonders höflich. Nutzen Sie das Wissen auch umgekehrt, wenn Sie E-Mails erhalten, die Ihnen ein wenig schroff vorkommen: In der Regel hat es der Absender nicht so unpersönlich gemeint, wie es bei Ihnen ankommt.

Ironie

Bei Ironie sind Missverständnisse vorprogrammiert. Ihren verschmitzten Gesichtsausdruck, mit dem Sie eine ironische Bemerkung geschrieben haben, sieht Ihr Gegenüber ja nicht. Verzichten Sie also am besten ganz darauf.

Komplizierte Sachverhalte

Wann immer Sie das Gefühl haben, dass ein persönliches Gespräch Ihrer Sache dienlicher wäre, liegen Sie wahrscheinlich goldrichtig! Greifen Sie zum Telefonhörer, statt einen endlosen E-Mail-Wechsel in Gang zu setzen. Das Gleiche gilt bei jeglichem Verdacht, der Empfänger könnte etwas nicht verstehen oder missverstehen.

Nähe herstellen

E-Mails dienen dem Austausch von Informationen – zum Vertiefen von Kontakten eignen sie sich wenig. Dagegen hilft auch eine ans Ende der Mail gesetzte Anfrage zum Wetter am Heimatort des Adressaten oder zum Erholungszustand nach dem Urlaub wenig. Nehmen Sie sich daher in regelmäßigen Abständen bewusst die Zeit, Ihre Kontakte am Telefon oder bei persönlichen Treffen zu pflegen.

Rechtschreibung

Kleine Schreibfehler in E-Mails gelten mittlerweile als verzeihlich, da (fast) jeder sie macht. Schön ist das trotzdem nicht und ein sensibler Empfänger kann bei Fehlerhäufungen das Gefühl bekommen, dass man sich für ihn keine Mühe gegeben hat. Wenn Sie die automatische Rechtschreibprüfung aktiviert haben, dauert ein Durchsehen des Textes nur wenige Sekunden und entfernt alle Fehler – oder bringt sie zumindest auf ein vertretbares Minimum.

Retourkutsche

Lassen Sie sich nicht von schlechtem Stil und unangenehmen Tönen einer eingegangenen Mail beeinflussen oder anstecken. Schreiben Sie Ihre Antworten grundsätzlich Ihren eigenen Qualitätsmaßstäben entsprechend.

Übersichtlichkeit

Leider hat sich vielfach die Unsitte eingebürgert, in E-Mails auf Absätze mit Leerzeilen, Nummerierungen und Zwischenüberschriften ganz oder weitgehend zu verzichten. Die wirklich geringe Mühe, die der Absender sich erspart, steht in keinem Verhältnis zum Aufwand des Empfängers, sich durch einen Endlostext zu wühlen.

Außerdem ist es ja der Absender, der dem Empfänger etwas vermitteln möchte – allein schon dieses Interesse sollte Grund genug sein, E-Mails leichter verständlich zu machen. Dabei geht es nicht um Perfektion, sondern allein um Lesbarkeit! Es genügt schon das auffällige Raute-Zeichen (#), um eine kleine Aufzählung übersichtlich vom Rest des Textes abzuheben.

Bildnachweis: styleuneed / stock.adobe.com

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