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E-Mail-Adresse: Mitarbeiter wechselt, Datenschutz bleibt

Lesezeit: < 1 Minute Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, muss geklärt sein, wie mit E-Mails verfahren wird, die nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch unter ihrer bisherigen E-Mail-Adresse eingehen. Vielfach werden die E-Mails dann einfach auf das E-Mail-Postfach eines Kollegen umgeleitet.

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E-Mail-Adresse: Mitarbeiter wechselt, Datenschutz bleibt

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Das ist nicht zulässig, denn bei den eingehenden E-Mails kann es sich auch um solche mit privaten Inhalten handeln. Diese dürfen weder von einem Kollegen gelesen noch einfach gelöscht werden. Bei einer Löschung kommt hinzu, dass es sich ebenso gut um geschäftliche E-Mails handeln kann, die von Lieferanten, Kunden oder sonstigen Geschäftspartnern stammen. 
 
Ihre 3 Möglichkeiten, den Datenschutz zu wahren
  • Sie vergeben in Ihrem Unternehmen, wo immer möglich, nur noch so genannten Funktionsadressen, also z.B. vertrieb@firma.de. In solchen Fällen können Sie ausschließen, dass private E-Mails an diese Adresse geschickt werden.
  • Der ausscheidende Mitarbeiter erklärt sich ausdrücklich und schriftlich damit einverstanden, dass etwaige noch an ihn adressierte E-Mails von einem Kollegen seiner Wahl gelesen und E-Mails mit privatem Inhalt an ihn weitergeleitet werden.
  • Bei Namensadressen bietet es sich an, die Abwesenheitsfunktion zu nutzen. Dann erhalten die Absender der E-Mails automatisch eine Antwort. Darin kann darauf hingewiesen werden, dass sich die Zuständigkeit geändert hat, wie der/die neue Ansprechtpartner(in) heißt und wie ihre/seine E-Mail-Adresse lautet.

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