Stellen Sie sich die folgende Situation vor: Ihr Unternehmen schickt am Vormittag eine Pressemitteilung über den Presseverteiler an 250 Redaktionen. Am selben Nachmittag kommen die ersten Rückfragen per E-Mail. Statt einer konkreten Antwort landet innerhalb von Sekunden eine Mitteilung bei der Redaktion, dass Sie nun für ein paar Tage nicht erreichbar sind. In dringenden Fällen könne man ja die Sekretärin kontaktieren. Das war’s dann wohl mit der Veröffentlichung.
Hier sind ein paar Vorschläge, wie Sie in der Pressearbeit, im Marketing und Vertrieb aber auch sonst im Büroalltag mit Abwesenheitsnotizen umgehen können.
1. Nerven Sie nicht!
Besonders nervig sind Mitteilungen über den Eingang einer Anfrage. Im Customer Relation Management (CRM) kann es wichtig sein, auf eine Supportanfrage mit einer automatischen E-Mail zu reagieren. Ebenso bei Bestellvorgängen in Online-Shops. Hier hilft eine automatische Bestätigung, die Sicherheit zu erhöhen und Vertrauen bei den Kunden zu stärken.
Dass meine E-Mail gerade eingegangen und vom System überprüft wird, interessiert mich hingegen überhaupt nicht. Prüfen Sie Ihre automatischen Benachrichtigungen aus Sicht des Empfängers. Ist sie für ihn nützlich oder einfach nur nervig?
2. Umleitung besser als Auto-Reply
Es kann sein, dass Kunden oder andere Anspruchsgruppen unmittelbare Antwort auf eine E-Mail erwarten. Dann ist ein Out-Of-Office-Reply, also eine Abwesenheitsnotiz unsinnig. Besser ist es, die E-Mail intern weiterzuleiten. Sie brauchen dafür abgestimmte Zuständigkeiten, vor allem im Vertretungsfall.
3. Nutzen Sie den Auto-Reply nur bei längerer Abwesenheit
Freitag 15.00 Uhr. Sie schicken noch eine E-Mail und erhalten eine automatische Antwort, dass der Empfänger bis Montag 8.00 Uhr nicht erreichbar ist. Will man damit zum Ausdruck bringen, dass freitags zeitiger Feierabend ist?
Sie müssen sich nicht entschuldigen, wenn eine E-Mail-Antwort übers Wochenende warten muss. Dort wo Kunden eine Erreichbarkeit erwarten können (Stromversorger, Telefongesellschaft, Krankenhaus), nutzt der Auto-Reply auch nichts.
Ich bekam schon eine E-Mail, in der sich jemand für die Dauer der Mittagspause entschuldigt. Wenigstens war der Marketingassistent nicht Austreten!
4. Sparen Sie sich die Gründe!
Ich will gar nicht wissen, wer wo im Urlaub ist oder welchen Lehrgang er gerade besucht. Wozu muss ich wissen, dass jemand krank ist, wenn ich ihm nicht einmal Genesungswünsche schicken kann, weil sie sofort zurückkommen?
Wenn eine Abwesenheitsnotiz Sinn machen soll, dann sagt mir bitte, wann ich mit einer Antwort rechnen kann! Auch wenn jemand aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, ist es hilfreich, darüber automatisch informiert zu werden. Allerdings erwarte ich auch dann, dass meine E-Mail gelesen wird. Die Weiterleitung an einen (neuen) Ansprechpartner kann ebenso bequem eingerichtet werden.
Eine gute Abwesenheitsnotiz liest sich in etwa so:
„Vielen Dank für Ihre E-Mail. Bis einschließlich zum *Datum* wird Ihre Anfrage von meinem Kollegen Hans Mustermann beantwortet. Ihre Nachricht wurde an ihn weitergeleitet. Gern melde ich mich nach meiner Rückkehr persönlich bei Ihnen.“
Wenn Herr Mustermann nun innerhalb weniger Stunden antwortet, ist die E-Mail-Kommunikation gelungen.
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