Dann müssen Sie Ihre Korrespondenz entsprechend kennzeichnen. Was die DIN 5008 dazu sagt und vor welchem Irrglauben Sie sich in Acht nehmen sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.
Wie verschicken Sie einen Brief, der vertraulich ist? Viele nennen den Namen des Empfängers dann vor dem Firmennamen. Sie glauben, es reiche aus, wenn der Name des Angeschriebenen zuoberst steht.
Nicht nur laut DIN 5008, auch rechtlich ist dies falsch. Hier kann es sich bestenfalls um eine firmeninterne Regelung handeln. Auf jeden Fall ist eine Ergänzung "persönlich" oder "vertraulich" erforderlich, damit wirklich nur der namentlich genannte Empfänger den Brief öffnen darf.
Zum Thema "vertraulich" gibt es nicht nur eine Empfehlung der DIN 5008, das Landesarbeitsgericht Hamm urteilte, wie mit Posteingängen zu verfahren ist:
Soweit die Adresszeile keinen Vermerk "persönlich" oder "vertraulich" enthält, darf das Sekretariat oder die Posteingangsstelle des Unternehmens an Mitarbeiter adressierte Post öffnen. Ist es beispielsweise üblich, dass eingehende Post mit dem Posteingangsstempel versehen wird, dürfen Mitarbeiter dies nicht verbieten, weil ihr Name auf dem Umschlag steht.
Unabhängig von der DIN 5008 ergibt sich deshalb folgende Konsequenz: Wenn auf einem Brief der Name des Mitarbeiters sowie der des Betriebs steht, ist auf besondere Vertraulichkeitsvermerke zu achten. Fehlen diese, darf die Post geöffnet werden.
Ist die Korrespondenz jedoch als vertraulich/persönlich gekennzeichnet, wäre die Öffnung der Post ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis. Deshalb können sogar strafrechtliche Maßnahmen eingeleitet werden.
Persönliche Post für Mitarbeiter: Was sagt die DIN 5008?
Gibt die DIN 5008 eine Empfehlung bezüglich persönlicher Post für Mitarbeiter? Wenn ein Mitarbeiter Sie bittet, für ihn persönliche Post zu öffnen, können Sie dies tun, ohne sich strafbar zu machen. Am besten lassen Sie sich von den Mitarbeitern, die dies wünschen eine schriftliche Vollmacht geben. So kann es später nicht zu Missverständnissen kommen. Sicher ist sicher.