Mit einem einheitlichen Schriftbild arbeiten Sie empfängerorientiert. Wenn Sie Ihren Kunden mal so und mal so schreiben, wird sich der Kunde schnell fragen, ob tatsächlich immer Sie diesen Brief schrieben oder jedes Mal ein anderer "ran" darf. Wie konsequent fahren Sie beispielsweise bei Abkürzungen eine einheitliche Linie?
DIN 5008 anwenden: Generell auf Abkürzungen besser verzichten
Die DIN 5008 sagt nichts dazu, ob und wann Sie Abkürzungen verwenden können oder sollen. Sie gibt Ihnen lediglich Empfehlungen, wie Sie Abkürzungen laut DIN 5008 anwenden.
Vorweg jedoch ein paar Worte generell zu Abkürzungen: Enthalten Texte oder Briefe viele Abkürzungen, sind diese weniger lesefreundlich. Es kann sogar das Verständnis leiden, da dem Leser manche Abkürzungen unbekannt sind. Zudem wirken Abkürzungen in einem Brief unhöflich. Sie lassen den Empfänger glauben, dass Sie nicht ausreichend Zeit hatten, die Wörter auszuschreiben.
Verzichten Sie deshalb unabhängig von der DIN 5008 weitgehend auf Abkürzungen. Verwenden Sie auf jeden Fall nur solche, die allgemein verständlich sind.
Wie Sie bei Abkürzungen die DIN 5008 anwenden
Die DIN 5008 empfiehlt, dass Abkürzungen, die im vollen Wortlaut gesprochen werden, einen Punkt erhalten, der ohne Leerschritt an das abgekürzte Wort gesetzt wird.
Beispiele DIN 5008 anwenden: Nicht empfehlenswerte Abkürzungen
- asap. – as soon as possible
- evtl.
- ggf.
- zzgl.
- zz.
Verwenden Sie mehrere Abkürzungen hintereinander, betrachten Sie jedes abgekürzte Wort als gesonderte Einheit. Setzen Sie zwischen den verschiedenen Wörtern, auch wenn sie abgekürzt sind, Leerschritte.
Ausnahmen zu der oben genannten Regel stellen die Abkürzungen usw. und usf. dar. Sie werden laut DIN 5008 wie ein Wort behandelt. Also nie ausschreiben.
Es gibt auch Abkürzungen, die wie selbstständige Wörter behandelt werden und deshalb keinen Punkt erhalten, z. B. AG, HGB, USA, EU oder DIN. Diese Abkürzungen sind allgemein gebräuchlich. Kein Mensch würde mehr sagen "Ich fliege morgen in die United States of America".