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Geschäfts- und Rechenschaftsbericht enthalten unterschiedliche Informationen:
Der Geschäftsbericht informiert die Mitglieder über alles, was nach allgemeiner Auffassung und in vernünftigem Rahmen zur sachgemäßen Beurteilung der Frage nötig ist, ob der Vorstand den Verein richtig geführt hat und entlastet werden kann.
Sie als Vorstand sollten dabei auch darüber informieren, wie die Vereinsziele im Tätigkeitszeitraum verwirklicht wurden. Nach § 666 BGB müssen Sie als Vorstand nur über ihre Tätigkeit berichten. Es ist aber – sozusagen kraft Gewohnheitsrechts – üblich, dass der Vorstand auf der Mitgliederversammlung zumindest einmal jährlich umfassend in Form eines Geschäftsberichts informiert.
Ein Rechenschaftsbericht informiert über das Vermögen des Vereins, die Vermögensverwaltung und die Vermögensverhältnisse im Berichtszeitraum. Da Ihnen als Vorstand außerdem die Verwaltung des Vereinsvermögens obliegt, sind Sie nach § 259 BGB verpflichtet, einen Rechenschaftsbericht abzulegen bzw. durch den Schatzmeister ablegen zu lassen.
Rechenschaftsbericht muss schriftlich erfolgen
Den Rechenschaftsbericht – also die Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben des Vereins in einem bestimmten Zeitraum – müssen Sie schriftlich abgeben (§ 27 Abs. 3 mit § 666 BGB).
Die Vereinssatzung kann die genaue Form regeln. Bei größeren Vereinen kann die Satzung zum Beispiel vorsehen, dass der Rechenschaftsbericht vom Steuerberater des Vereins erstellt wird. Enthält die Satzung keine näheren Bestimmungen über die Form des Rechenschaftsberichts, muss die schriftliche Aufstellung folgenden Kriterien entsprechen:
Es muss sich um eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben handeln. Das bloße Vorlegen der Einnahmen- und Ausgabenbelege ist keine Zusammenstellung in diesem Sinn. Eine „geordnete Zusammenstellung“ ist eine zweckmäßige und übersichtliche Aufgliederung in Abrechnungsposten.
Die Einzelangaben und die Abrechnung als Ganzes müssen insgesamt klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein. Den schriftlichen Rechenschaftsbericht hat der Vereinsvorstand in der Mitgliederversammlung zur Einsichtnahme bereitzuhalten.
Außerdem ist der Vorstand verpflichtet, jedem Mitglied, das Einsicht nehmen will, diese Einsicht auch zu gewähren. Der Verein kann sich aber auch entscheiden, den Rechenschaftsbericht jedem einzelnen Mitglied vor der Mitgliederversammlung in schriftlicher Form zur Verfügung zu stellen. Dies ist eine Frage der Mitgliederzahl und der Kosten, die durch diese Form der Bereitstellung entstehen.
Hier gibt es nur eine Entweder-oder-Haltung: Entweder alle Mitglieder erhalten den Rechenschaftsbericht vor der Mitgliederversammlung schriftlich oder keines der Mitglieder. Ausnahmen dürfen nur in Bezug auf die Vorstandsmitglieder, Schatzmeister und Kassenprüfer gemacht werden.
Den Geschäftsbericht können Sie mündlich erstatten, sofern sich nicht aus der Satzung oder einer vereinsinternen Übung etwas anderes ergibt. Der Geschäftsbericht hat den Verlauf der Vereinstätigkeit und die Lage des Vereins wahr, vollständig und verständlich darzustellen.
Durch den Geschäftsbericht informieren Sie als Vorstand die Mitglieder über alle wichtigen Vorkommnisse im Berichtszeitraum.
Je nach Größe und Zuschnitt des Vereins gehören zu den „wichtigen Vorkommnissen“ zum Beispiel:
- Zu- und Abgang von Mitgliedern,
- Berichte über die einzelnen Sparten, sofern der Verein verschiedene Sparten hat,
- Teilnahme an Veranstaltungen, Turnieren, Meisterschaften und Ähnlichem sowie die Ergebnisse,
- Zusammenarbeit mit der Gemeinde oder Stadt,
- Zusammenarbeit und/oder Beziehungen zum übergeordneten Verband,
- Zusammenarbeit und/oder Beziehungen zu anderen Vereinen,
- Vereinsveranstaltungen,
- Abgeschlossene, laufende und zukünftige Projekte,
- Ereignisse, die für den Verein günstig oder ungünstig waren,
- ggf. Bericht über laufende Vereinsgerichtsverfahren oder andere anhängige Gerichtsverfahren,
- Abschluss oder Kündigung bedeutender Verträge, z. B. beim Wechsel des Pächters des Vereinsheims.
Erstellt Ihr Verein einen schriftlichen Geschäftsbericht, darf jedes Mitglied in diesen Einsicht nehmen. Es besteht aber keine Verpflichtung, jedem Mitglied ein schriftliches Exemplar des Berichts auszuhändigen.
Mitglieder können in der Mitgliederversammlung Fragen zum Geschäfts- und/oder Rechenschaftsbericht stellen und nähere Auskünfte verlangen. Sie als Vorstand dürfen derartige Fragen nicht zurückweisen und die verlangten Auskünfte auch nicht verweigern.
Hat ein anderes Mitglied des Vorstandes bessere Detailkenntnisse, um die gestellte Frage zu beantworten, dürfen Sie dieses Vorstandsmitglied mit der Beantwortung der gestellten Frage betrauen.
Das müssen Sie beim Datenschutz beachten
Das Bundesdatenschutzgesetz schützt den Einzelnen davor, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird.
Es gilt für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch nicht öffentliche Stellen – also auch für Vereine. Vereine müssen das Datenschutzgesetz beachten, soweit sie die Daten in oder aus Dateien geschäftsmäßig oder für berufliche oder gewerbliche Zwecke verarbeiten oder nutzen.
Geschäftsmäßig handelt ein Verein, wenn er zum Beispiel Arbeitnehmer beschäftigt, Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten oder Dienstleistungsunternehmen unterhält, automatisierte Mitglieder-, Spenden- oder Förderdateien führt, eine ordnungsgemäße Buchführung hat usw.
Ist Ihr Verein in diesem Maß geschäftsmäßig tätig, muss er das Datenschutzgesetz beachten. Die meisten kleineren Vereine haben keinen Geschäftsbetrieb in dem beschriebenen Sinn, sie müssen dann das Datenschutzgesetz nicht beachten. Wenn diese Vereine Daten der Mitglieder sammeln und speichern – was erlaubt ist –, dann erfolgt dies zu privaten Zwecken.
Der Verein darf die Daten dann zum Beispiel nutzen für
- den Beitragseinzug,
- die Weitergabe an Mitglieder, die ein berechtigtes Interesse an den Daten haben,
- zur Einsicht in Mitgliederlisten bei Mitgliedsversammlungen,
- die Weitergabe an den übergeordneten Dachverband.
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