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Diese Aufbewahrungsfristen sollten Sie kennen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem sich der dokumentierte Geschäftsvorfall zugetragen hat. Wir erklären im dritten Teil unserer Serie „Aufbewahrungspflichten“ wann genau Ihre Pflichten beginnen und wann Sie Unterlagen vernichten dürfen und wann besser nicht.

Diese Aufbewahrungsfristen sollten Sie kennen

Diese Aufbewahrungsfristen sollten Sie kennen

Hier gelangen Sie zu Teil 1 und Teil 2.

Entscheidend ist dabei der Ablauf des Jahres, in dem Sie beispielsweise die letzte Eintragung in den Büchern vorgenommen, den Jahresabschluss erstellt, den Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder versendet haben oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Beispiel: Im März 2007 haben Sie Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung für das Jahr 2006 erstellt. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist begann mit Ablauf des Jahres 2007. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung für das Jahr 2006 dürfen Sie also frühestens nach Ablauf des Jahres 2017 entsorgen und nicht bereits 2016 oder sogar schon 2015.

In diesen Fällen dürfen Sie Unterlagen nicht vernichten

Unterlagen müssen Sie aufbewahren, auch wenn die Aufbewahrungsfrist formell bereits abgelaufen ist, wenn sie in folgenden Fällen von Bedeutung sind:

  • für eine begonnene Betriebsprüfung
  • für ein anhängiges steuerstrafrechtliches oder bußgeldrechtliches Ermittlungsverfahren
  • für ein Rechtsbehelfsverfahren, das schwebt oder aufgrund einer Betriebsprüfung zu erwarten ist, oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und bei vorläufigen Steuerfestsetzungen

Eine besondere Aufbewahrungspflicht gilt für Empfänger einer steuerpflichtigen Werklieferung oder einer steuerpflichtigen sonstigen Leistung in Zusammenhang mit einem Grundstück.

Der Empfänger ist verpflichtet, die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder andere beweiskräftige Unterlagen aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Die Aufbewahrungsfrist beträgt in diesen Fällen 2 Jahre und beginnt, wie auch die anderen Fristen, mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung oder der vergleichbare Beleg ausgestellt worden ist.

Diese Unterlagen können Sie vernichten

Allgemeine Korrespondenz, die Sie mit Kunden, Lieferanten und sonstigen Vertragspartnern geführt haben, können Sie vernichten. Diese unterliegen keinerlei Aufbewahrungspflichten.

Insbesondere Kundenanfragen, die nicht zu einem Auftrag oder einem Vertragsabschluss geführt haben, können Sie getrost entsorgen.

Ausnahme: Wenn es mit Kunden oder Lieferanten Meinungsverschiedenheiten über die Art und Güte der Lieferung oder Leistung kommt, sollten Sie den diesbezüglichen Schriftverkehr besser aufbewahren. Kommt es zu einer Berichtigung der Rechnung – meist eine Minderung des Rechnungsbetrags –, gehören diese Schriftstücke in die Buchführung. Das gilt insbesondere dann, wenn keine neue Rechnung geschrieben wird.

In diesen Fällen müssen sich aus der Rechnung und der dazugehörigen Korrespondenz sämtliche Angaben ergeben, die für eine steuerlich berücksichtigungsfähige Rechnung erforderlich sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Diese Korrespondenz muss zusammen mit der Rechnung entsprechend den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt werden, also im Regelfall 10 Jahre.

Bildnachweis: © loganban/123rf.com Lizenzfreie Bilder

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