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Diese 3 Tipps helfen, Prioritäten richtig zu setzen

Lesezeit: 2 Minuten Wenn die anfallenden Aufgaben Ihre Kapazitäten überschreiten, müssen Sie Prioritäten setzen. Andernfalls verzetteln Sie sich und kümmern sich um Kleinigkeiten und unwichtige Dinge. Die entscheidende Frage ist: Wie setzen Sie Prioritäten richtig?

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Diese 3 Tipps helfen, Prioritäten richtig zu setzen

Diese 3 Tipps helfen, Prioritäten richtig zu setzen

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Die folgenden drei Empfehlungen helfen Ihnen nicht nur Zeit zu sparen, sondern auch effektiver zu arbeiten und sich mehr Freiraum zu verschaffen.

1. Legen Sie Prioritäten für die Woche fest

Natürlich hat auch eine Tagesplanung ihre Berechtigung und ihre Vorteile. Sie strukturieren Ihren Tag, behalten den Überblick und vermeiden Zeitdruck. Der Nachteil: Ihre Aufmerksamkeit richtet sich nur allzu häufig auf das Aktuelle, und das wiederum ist in den meisten Fällen auch das Dringliche. Die Gefahr dabei: Sie verlieren Ihre langfristigen Ziele aus dem Blick, weil sie in der allgemeinen Hektik untergehen.

Für die Prioritätensetzung hat es sich bewährt, wenn Sie Ihre Aufgaben nicht einfach nur abarbeiten, sondern dafür einen guten Tag finden. Und genau das gelingt mit der Wochenplanung. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass es mittwochs bei Ihnen eher ruhig zugeht, dann können Sie ein kompliziertes Projekt auf diesen Tag legen, weil Sie dann vielleicht nicht so häufig unterbrochen werden und sich Ablenkungen in Grenzen halten. Sie entscheiden also selbst und lassen sich nicht von äußeren Gegebenheiten beeinflussen.

Bei der Wochenplanung können Sie sich auch wesentlich besser auf Ihren Biorhythmus einstellen. Denn es gibt Zeiten, wo Ihnen alles locker und leicht von der Hand geht (bei vielen Menschen ist das am frühen Vormittag) und Zeiten, wo Sie eher unkonzentriert sind. Reservieren Sie sich deshalb Ihre Hochleistungsphasen für Ihre wichtigen Aufgaben. So verbinden Sie langfristige Ziele sinnvoll mit dem Tagesgeschäft.

2. Priorität haben die größeren Aufgaben

Klingt zunächst plausibel, ist aber nicht immer so einfach umzusetzen. Wenn Sie sich mit Ihrer Planung für den Tag beschäftigen, schaffen Sie immer zuerst Platz für die absolut notwendigen Aufgaben. Warum? Wenn Sie wissen, was Sie heute unbedingt erledigen müssen und dafür Zeit blocken, werden Sie nicht durch Kleinigkeiten aufgehalten und ersticken nicht in Dringlichkeiten.

Wie gehen Sie am besten vor? Wählen Sie die drei wichtigsten Dinge aus und legen für diese Ausführungstermine fest. Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie in etwa für diese Aufgaben benötigen werden und planen Sie sicherheitshalber auch einen Zeitpuffer ein (Faustregel: ca. 20 Prozent der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit). Mit den weniger wichtigen Projekten beschäftigen Sie sich dann in der Zwischenzeit. Und sollte dann noch Zeit übrig sein, gehen Sie die ganz kleinen Aufgaben an.

3. Empfehlung: Rechnen Sie mit Unwägbarkeiten

Wenn Sie beim Planen sind, dann rechen Sie wahrscheinlich auch die Zeitdauer pro Aufgabe mit ein. Allzu häufig wird allerdings die Zeit, die dafür tatsächlich gebraucht wird, unterschätzt. Das hängt damit zusammen, dass die meisten Menschen von einem normalen Ablauf der Dinge ausgehen und nicht selten von Unwägbarkeiten überrascht werden.

Sie planen zum Beispiel für die Fahrt eine halbe Stunde ein, und dann ist da plötzlich diese Baustelle mit Ampelverkehr, an der Sie 10 Minuten warten müssen. Sie kommen etwas später und auch Ihr Gesprächspartner schafft es nicht pünktlich. Und schon sind aus den veranschlagten zwei Stunden drei geworden. Haben Sie dann einen entsprechenden Zeitpuffer eingebaut, fahren Sie entspannt zurück.

Brauchen Sie den Zeitpuffer nicht, schalten Sie einen Gang zurück und freuen sich, dass Sie diesmal nicht hetzen müssen. Daher macht es Sinn, wenn Sie solche Aufgaben zeitlich eher großzügig planen und in Ihrem Kalender den entsprechenden Bereich schraffieren. So sehen Sie auf Anhieb, was an den jeweiligen Tagen tatsächlich noch an Zeit zur Verfügung steht und planen nicht zu eng.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Bildnachweis: sutlafk / stock.adobe.com

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