Dienstwagen für Privatfahrten: Diese Regelung kostet Sie bares Geld

Ein Dienstwagen für Privatfahrten ist ein attraktives Extra für viele Arbeitnehmer. Als Arbeitgeber müssen Sie aber sehr genau darauf achten, wie Sie die entsprechenden Regelungen formulieren. Sonst kann es für Sie nämlich sehr schnell sehr teuer werden. Worauf Sie achten müssen, ergibt sich aus einer Entscheidung des LAG Hamm vom 03.02.2012 (Az.: 7 Sa 1485/11).

Mit der Dienstwagenregelung hatte sich das LAG im Zusammenhang mit einer Kündigungsschutzklage zu beschäftigen. Ein Arbeitgeber hatte einen Mitarbeiter wegen versuchten Spesenbetrugs fristlos gekündigt, weil dieser auch Benzinkosten für Privatfahrten zur Erstattung eingereicht hatte. Der Arbeitgeber war der Ansicht, dass der Arbeitsvertrag und die Spesenregelung regeln würden, dass Kosten für Privatfahrten mit dem Dienstwagen nicht vom Arbeitgeber zu bezahlen seien.

Der Arbeitnehmer wollte diesen Vorwurf und die fristlose Kündigung nicht hinnehmen und klagte. Die Richter beim Landesarbeitsgericht gaben ihm Recht.

Achten Sie unbedingt auf die genaue Formulierung ihrer Dienstwagenregelung

Aus dem Urteil ergibt sich, wie Sie Ihre Dienstwagenregelung formulieren müssen, wenn Sie für Privatfahrten nicht zahlen wollen. Gefragt ist dann eine eindeutige Regelung.

Diese Regelung war nicht eindeutig genug

Die Regelung zur Nutzung des Dienstwagens für Privatfahrten ergab sich in dem entschiedenen Fall aus einem Zusammenspiel von zwei Regelungen. Im Arbeitsvertrag war geregelt:
"Der Angestellte erhält für die Dauer des Anstellungsverhältnisses einen Firmenwagen der oberen Mittelklasse, der auch zu privaten Zwecken benutzt werden darf. Die auf die private Nutzung entfallende Steuer trägt der Arbeitnehmer."

Ergänzend existierte eine Spesenregelung, die wie folgt lautete:
"Bei Dienstreisen werden folgenden Spesen ersetzt: Hotelkosten inklusive Übernachtung mit Frühstück, Flugkosten, Mietwagen der gehobenen Mittelklasse, dienstlich veranlasste Tankquittungen, Telefonkosten sowie Bewirtungskosten, die dem Geschäftszweck dienen."

Aus dem Zusammenspiel dieser beiden Regelungen wollte der Arbeitgeber ableiten, dass der Angestellte Benzin für Privatfahrten grundsätzlich (und nicht nur bei auf Dienstreisen angemieteten Mietwagen) selbst zu zahlen hat. Die Vorlage von Tankquittungen für private Fahrten würde daher einen versuchten Spesenbetrug darstellen.

Dem folgten die Richter nicht, vielmehr sahen sie keinen Anhaltspunkt dafür, dass die Dienstwagenregelung eine Einschränkung für Privatfahrten beinhaltet. Sie stellten ausdrücklich fest: Regelt der Vertrag einschränkungslos, dass dem Arbeitnehmer ein Dienstfahrzeug auch zur privaten Nutzung überlassen ist, umfasst dies sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstfahrzeugs angefallen sind.

Das gilt auch für Benzinkosten auf Privatfahrten, sogar im Urlaub. Daher sah das Gericht auch keinen Anhaltspunkt für einen versuchten Spesenbetrug und kassierte damit die Kündigung.

So reduzieren Sie Ihre Kosten für die Nutzung des Dienstwagens für Privatfahrten

Wenn Sie insbesondere die Benzinkosten für Privatfahrten Ihrer Arbeitnehmer mit dem Dienstwagen nicht zahlen wollen, müssen Sie dies ausdrücklich regeln. Sie könnten dazu zum Beispiel folgende Vereinbarung treffen:

"Der Angestellte erhält für die Dauer des Anstellungsverhältnisses einen Firmenwagen der oberen Mittelklasse, der auch zu privaten Zwecken benutzt werden darf. Treibstoffkosten für die Nutzung für Privatfahrten und die auf die private Nutzung entfallende Steuer trägt der Angestellte."

Sie können das auch einschränken und zum Beispiel regeln, dass nur Treibstoffkosten im Ausland nicht von Ihnen bezahlt werden. Das wird in vielen Fällen ein Kompromiss zwischen Ihren Interessen als Arbeitgeber und den Interessen des Arbeitnehmers sein. Die Formulierung könnte dann wie folgt lauten:

"Der Angestellte erhält für die Dauer des Anstellungsverhältnisses einen Firmenwagen der oberen Mittelklasse, der auch zu privaten Zwecken benutzt werden darf. Treibstoffkosten für die Nutzung für Privatfahrten im Ausland und die auf die private Nutzung entfallende Steuer trägt der Angestellte."

Wichtig ist, dass Sie genau regeln, wer welche Kosten trägt.