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Die Wiedervorlage von Outlook 2003 und 2007

Lesezeit: 3 Minuten Gerade bei geschäftlichen E-Mails kann einer Wiedervorlage sehr nützlich sein! Wie oft verlangt eine E-Mail, die in Ihrem Posteingang gelandet ist, eine Reaktion? Das kann eine Antwort, ein Telefonanruf oder eine sonstige Handlung sein. Wenn Sie diese Aufgabe nicht gleich erledigen können, empfiehlt es sich, sie in Outlook zu notieren. Das kann als Aufgabe im Aufgabenordner sein oder eben durch eine Kennzeichnung im Posteingang.

3 min Lesezeit

Die Wiedervorlage von Outlook 2003 und 2007

Lesezeit: 3 Minuten

Dazu bieten Outlook 2003 und 2007 die Möglichkeit, E-Mails zur Nachverfolgung beziehungsweise Wiedervorlage zu markieren. Als Markierung dient ein farbiges Fähnchen, das neben der E-Mail im Posteingang zu sehen ist.

Die Wiedervorlage von Outlook
In Outlook 2003 wird außerdem ein Link zur markierten E-Mail in den Suchordner „Zur Nachverfolgung" eingefügt. Und Sie können zusätzlich zur Markierung eine Erinnerung aktivieren, die in Form eines Dialogs zum gewünschten Zeitpunkt erscheint.

In Outlook 2007 hat sich bei der Wiedervorlage einiges zum Besseren geändert: Zur Nachverfolgung gekennzeichnete Mails gelten hier als Aufgaben. Das bedeutet, dass sie zum einen im Posteingang mit einem Fähnchen erscheinen und zum anderen in die Aufgabenleiste am rechten Rand des Outlook-Fensters sowie in den Aufgabenordner aufgenommen werden. Im Suchordner erscheinen dagegen keine Links zu den markierten Mails mehr. Praktisch auch: Es gibt bereits vordefinierte Nachverfolgungstermine wie „Heute", „Morgen" oder „Diese Woche".

  1. Klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und rufen Sie den Befehl Zur Nachverfolgung auf.
  2. Wählen Sie die gewünschte Farbe aus. Alternativ klicken Sie einfach auf das graue Fähnchen – dann  markiert Outlook die Mail mit der Standardfarbe Rot. Die vorgegebene Farbe können Sie ändern, indem Sie eine Mail mit der rechten Maustaste anklicken und Zur Nachverfolgung <=> Standardkennzeichnung setzen aufrufen und eine andere Farbe wählen.
  3. Ein Klick auf das (nun) farbige Fähnchen schaltet es wieder ab und markiert die Aufgabe als „Erledigt"

Wiedervorlage: So geht es in Outlook 2003
In Outlook 2003 stehen verschiedenfarbige Fähnchen zur Auswahl. Am besten überlegen Sie sich ein Farbsystem, sodass Sie auf einen Blick sehen, ob eine Mail zum Beispiel mit einer Mail oder einem Telefonat beantwortet werden muss. Um eine E-Mail mit einem farbigen Fähnchen zu versehen, gehen Sie so vor:

  1. Klicken Sie die E-Mail mit der rechten Maustaste an und rufen Sie den Befehl Zur Nachverfolgung und anschließend Erinnerung hinzufügen auf.
  2. Wählen Sie im Feld Kennzeichnung eine der voreingestellten Aufgaben aus.
  3. Geben Sie ein Fälligkeitsdatum und – falls erforderlich – eine Uhrzeit ein.
  4. Schalten Sie die Option Erledigt ab. Falls Sie eine andere als die voreingestellte Kennzeichnungsfarbe verwenden wollen, wählen Sie sie jetzt aus (das ist erst nach dem Abwählen von „Erledigt“ möglich).
  5. Schließen Sie den Dialog mit OK.
  6. Die zur Nachverfolgung markierten Mails bleiben in dem Ordner, in dem sie gespeichert sind. Zusätzlich finden Sie im Suchordner „Zur Nachverfolgung" Links zu diesen Mails. Sie müssen also nicht durch die Ordnerstruktur klicken, um die markierten Mails zu finden.
  7. Aber Vorsicht: Wenn Sie eine Mail im Ordner „Zur Nachverfolgung" löschen, wird sie auch im ursprünglichen Ordner gelöscht.

So funktioniert die Wiedervorlage in Outlook 2007
In Outlook 2007 haben Sie ebenfalls die Wahl zwischen verschiedenfarbigen Fähnchen, die hier allerdings gleich mit Fälligkeitsterminen für die Aufgaben verknüpft sind. Die Farbunterschiede sind allerdings weniger deutlich als in Outlook 2003, zudem ist die Farbe für „Heute“, „Kein Datum“ und „Benutzerdefiniert“ die gleiche. Zur optischen Unterscheidung der verschiedenen Aufgaben im Posteingang ist die Farbkodierung also nicht wirklich geeignet.

Wenn Sie sich nicht an die Kodierung „dunkles Rot = Heute" etc. halten wollen, müssen Sie die Terminangaben „Fällig am" und „Beginnt am", die Outlook automatisch festlegt, von Hand ändern. Sobald Sie im Posteingang eine E-Mail zur Nachverfolgung markieren, erscheint sie auch als Aufgabe rechts in der Aufgabenleiste von Outlook 2007.

Beim Markieren einer E-Mail für die Nachverfolgung (mit oder ohne Benachrichtigung) gehen Sie wie oben für Outlook 2003 beschrieben vor. Dabei wählen Sie in Schritt 2 statt einer der Farben einen der vordefinierten Nachverfolgungstermine aus, zum Beispiel „Heute" oder „Nächste Woche". Wenn die Aufgabenleiste am rechten Rand des Outlook-Fensters eingeblendet ist, sehen Sie unmittelbar nach der Wahl des Nachverfolgungstermins, dass die Aufgabe dort erscheint.

Wenn die Kennzeichnungsspalte fehlt
Falls in Ihrem Posteingang die Spalte mit den Fähnchen für die Nachverfolgung fehlt, haben Sie sie wahrscheinlich versehentlich ausgeblendet. So erhalten Sie die Kennzeichnungsspalte zurück:

  1. Rufen Sie den Befehl „Ansicht“ + „Anordnen nach“ + „Benutzerdefiniert“ auf.
  2. Klicken Sie auf den Button „Weitere Einstellungen“.
  3. Im Dialog, der nun geöffnet wird, setzen Sie unter „Weitere Optionen“ ein Häkchen vor der Option „Direktkennzeichnungsspalte anzeigen“.
  4. Schließen Sie die Dialoge.

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