Der Grund dafür, dass im Personalbereich Technologien, Self-Services oder systemgestützte Controllingverfahren relativ spät Einzug erhielten, liegt vielleicht darin, dass die Arbeit am Menschen für viele Beteiligte scheinbar ein Widerspruch zum durchgängigen Einsatz von Technik darstellt.
Stellt man darüber hinaus fest, dass die Entscheidungsebene im Personalbereich überwiegend aus traditionell wenig technikaffinen Ausbildungsgängen stammt, erhält man eine weitere Erklärung. Dennoch kommt heute angesichts des Konkurrenz- und Kostendrucks und der ständigen Notwendigkeit Personalarbeit schneller und effizienter zu gestalten, keiner mehr am Technikeinsatz vorbei.
Es geht beim Technikeinsatz im HR-Bereich auch nicht primär darum, vorhandenes Personal zu ersetzen. Vielmehr soll der Aufwand für nicht wertschöpfende Tätigkeiten, insbesondere in der Administration, zurückgedrängt werden. Dies entlastet auch die Führungskräfte, die sich täglich um personalnahe Themen wie Zeiterfassung, Seminaranmeldungen oder Beurteilungen kümmern müssen.
In diesen Bereichen können Sie erfolgreich in HR-Technologie investieren
Verwaltung von Zusatzleistungen
Die Bereitstellung und Überlassung von Zusatzleistungen an Mitarbeiter sollte weitgehend automatisiert erfolgen. Systemgestützte Bestellung von Menüschecks, Kauf von Belegschaftsaktien, Abrechnung von Mitarbeiterrabatten und vieles mehr sollte in Self-Service-Workflows eingebettet und standardisiert abgewickelt werden. Bei näherem Hinsehen entpuppen sich viele Sonderfälle in diesem Bereich als vermeidbar und können in reguläre Abläufe überführt werden.
Zeiterfassung und Abwesenheiten
Es ist erstaunlich, in wie vielen Unternehmen nach wie vor klassische Stempelkarten verwendet und am Monatsende in ein System übertragen werden. Automatisierte Zeiterfassung, ggf. mit biometrischen Lesern, ermöglicht eine aufwandsarme, detailgetreue und manipulationsarme Dokumentation von Arbeitszeiten. Auch eine sofortige Zuordnung von Zeiten zu Aufträgen oder Kunden ist möglich.
Seminarverwaltung
Das Buchen von innerbetrieblichen Seminaren kann aus einem online zur Verfügung gestellten Katalog vom Mitarbeiter am Arbeitsplatz erfolgen. Das System gibt Auskunft über die Inhalte, Durchführungsorte und Zugangsvoraussetzungen und zeigt, ob noch freie Plätze vorhanden sind. Bei einer Anbindung an das Personalsystem des Unternehmens können die für den jeweiligen Mitarbeiter in Frage kommenden Seminare gezielt angezeigt werden. Ebenfalls integriert werden die Erstellung von Einladungen und eine Kostenverrechnung.
Talent Management
Über diese genannten Beispiele hinaus finden sich unzählige weitere Anwendungsmöglichkeiten für fortgeschrittene HR-Technologie. Wie weit die einzelnen Komponenten miteinander vernetzt werden können und sollen, ist neben der technischen auch eine rechtliche Frage. Fest steht, dass integrierte Systeme Synergien schaffen, die Stand-Alone-Lösungen nicht bieten können.
Dafür sind Einzellösungen oft bedarfsgerechter und individueller erhältlich. Daher muss jedes Unternehmen eine eigenständige HR-Strategie für den Einsatz technologischer Verfahren und Systeme erstellen und diese dann auch konsequent verfolgen. Insbesondere interaktive Plattformen können genutzt werden, um Mitarbeiter außerhalb der vorhandenen hierarchischen Strukturen zu vernetzen und zu fördern. Feedbackschleifen oder Kommunikationskanäle schaffen standortübergreifend (auch international) neue Möglichkeiten für Personalentwicklung, Talent Management und Karriereplanung.